05 – Aufgaben, Termine und Nachrichten

Diese drei Bereiche brauchst du im Alltag am häufigsten. Aufgaben sagen dir, was ansteht. Termine zeigen, wann ihr euch seht. Nachrichten sind dein direkter Draht zum Coach-Team. Alle drei findest du links in der Seitenleiste, am Handy unten in der Leiste oder über „Mehr".

1. Aufgaben

Seitenleiste → Gruppe Fortschritt → Aufgaben.

Aufgaben legt dein Coach-Team für dich an. Du kannst selbst keine anlegen. Steht an einer Aufgabe eine Frist, siehst du sie rechts in der Zeile.

Was du auf der Seite siehst

Oben rechts der Button „Zur Übersicht" — der bringt dich zurück auf die Startseite. Darunter der Block „deine Aufgaben / Übersicht" mit drei Schaltern:

Darunter eine Suchzeile: das Feld „Aufgaben suchen…", eine Auswahl „Alle Bereiche" und der Button „Filtern". In der Auswahl stehen Allgemein, Check-in, Ernährungsprotokoll, Dokument und Plan.

Unter der Suchzeile steht die Liste links und die Detailkarte rechts. Am Handy stehen beide untereinander.

Jede Zeile in der Liste zeigt einen Kreis (mit Haken, wenn erledigt), den Titel, eine farbige Pille für den Bereich und rechts die Frist oder „Ohne Frist".

Eine Aufgabe erledigen

1. Klick in der Liste auf die Aufgabe. Rechts öffnet sich die Detailkarte mit Titel, Bereich, Frist und Beschreibung.
2. Lies die Beschreibung. Steht dort nichts, zeigt das Portal den Satz „Diese Rückmeldung wartet noch auf dich — öffne sie direkt im passenden Portalbereich."
3. Mach das, worum es geht — zum Beispiel eine Mahlzeit eintragen.
4. Klick dann auf „Aufgabe abschließen".

Unter der Karte steht der Verlauf: wann die Aufgabe sichtbar wurde, bis wann sie fällig ist und wann du sie abgeschlossen hast.

Bei einer erledigten Aufgabe steht statt des Buttons „Bereits abgeschlossen".

Achtung: Der Button erledigt nur die Aufgabe selbst. Das Portal springt danach nicht automatisch in den passenden Bereich. Trag also erst deine Mahlzeit oder deinen Check-in ein und hak die Aufgabe danach ab.

Tipp: Am Menüpunkt Aufgaben steht eine kleine Zahl, solange etwas offen ist. Ist die Zahl weg, ist alles erledigt.

Achtung: Fragebögen, die dein Coach-Team dir schickt, sind keine Aufgaben. Die liegen im eigenen Bereich Formulare (Seitenleiste → Gruppe Fortschritt) unter „Offene Formulare" mit dem Button „Ausfüllen".

2. Termine

Seitenleiste → Gruppe Praxis → Termine.

Was du auf der Seite siehst

Ganz oben drei Buttons:

„In Kalender exportieren" erscheint nur, wenn du mindestens einen kommenden Termin hast.

Darunter die Karte „Nächster Termin": großes Datum, Uhrzeit, Betreff und Ort. Steht kein Ort fest, liest du dort „Ort folgt noch". Rechts in der Karte liegen die Aktionen:

• Kalender — lädt nur diesen einen Termin als Datei herunter.
• Verschieben — öffnet das Fenster „Termin verschieben". Ist für den Termin keine feste Betreuung hinterlegt, landest du stattdessen in den Nachrichten mit einem vorbereiteten Text.
• Absagen — öffnet das Fenster „Termin absagen".
• Meeting öffnen — nur, wenn ein Link für ein Online-Meeting hinterlegt ist. Sonst steht dort Vorbereiten, das führt zu den Nachrichten.

Unter der Karte stehen Beschreibung und drei kurze Zeilen: Status, ob ein Meeting-Link hinterlegt ist, und der genaue Zeitpunkt.

Daneben und darunter:

• „dein Überblick / Termin-Status" — drei Sätze in einfacher Sprache, wie viele Termine geplant und bestätigt sind und wann der nächste ist.
• „Anstehend" — alle weiteren kommenden Termine, jeweils mit einem Kalender-Button.
• „Verlauf / Letzte Termine" — deine letzten sechs Termine.

Hast du noch gar keinen Termin, siehst du nur den Hinweis „Noch kein kommender Termin."

Die Status-Angaben

Einen Termin buchen

1. Klick oben auf „Termin buchen". Es öffnet sich das Fenster „Termin anfragen".
2. Oben siehst du, wer dich betreut. Darunter der Block „Freie Slots / Termin auswählen" mit bis zu sechs konkreten Zeiten. Wähl eine davon aus.
3. Passt keine Zeit? Dann wähl „Kein fester Slot" und füll unten „Oder Wunschzeit senden" aus:

Zum Schluss klickst du unten auf „Terminwunsch senden".

Achtung: Auch ein ausgewählter Slot ist erst mal eine Anfrage, kein fester Termin. Nach dem Senden liest du: „dein Wunsch-Slot wurde angefragt. Du bekommst die Bestätigung per E-Mail." Bei einer reinen Wunschzeit heißt es: „deine Wunschzeit wurde übermittelt."

Tipp: Du musst entweder einen Slot wählen oder mindestens ein Feld ausfüllen. Sonst kommt die Meldung „Bitte wähle einen Termin oder gib eine Wunschzeit an."

Der Block „Freie Slots" fehlt, wenn dein Coach-Team gerade keine Zeiten freigegeben hat. Der Wunschzeit-Teil ist trotzdem da.

Einen Termin verschieben

1. Klick beim nächsten Termin auf „Verschieben".
2. Im Fenster „Termin verschieben" steht oben dein bisheriger Termin.
3. Wähl unter „Freie Slots / Neuen Termin auswählen" eine neue Zeit.
4. Schreib bei Bedarf einen kurzen Grund ins Feld „Grund (optional)".
5. Klick auf „Termin verschieben".

Dauer und Coach bleiben gleich. Danach liest du: „dein Termin wurde verschoben. Dein Coach-Team ist informiert."

Ist gerade kein Slot frei, steht dort „Gerade ist kein Online-Slot frei." und es gibt keinen Absende-Button. Nutze dann den Link „Keine passende Zeit dabei? Wunschzeit als Nachricht senden" — damit landest du in den Nachrichten, Betreff und Text sind schon vorbereitet.

Einen Termin absagen

1. Klick beim nächsten Termin auf „Absagen".
2. Prüf im Fenster „Termin absagen" Betreff, Zeit und Ort.
3. Schreib bei Bedarf einen Grund — das Feld ist freiwillig.
4. Klick auf „Termin absagen". Dein Coach-Team wird informiert.

Für einen neuen Termin nutzt du danach wieder „Termin buchen".

Achtung: Verschieben und Absagen gibt es nur beim nächsten Termin. Willst du einen späteren Termin ändern, schreib deinem Coach-Team kurz über Nachrichten.

3. Nachrichten

Seitenleiste → Gruppe Praxis → Nachrichten.

Nachrichten sind nach Themen sortiert. Ein Thema mit allen Antworten heißt im Portal Verlauf.

Was du auf der Seite siehst

Ganz oben die aufklappbare Zeile „+ Neue Nachricht". Am Bildschirm darunter drei Spalten, am Handy nacheinander:

1. Links: „Alle Verläufe / Nachrichten" — die Liste deiner Themen.
2. Mitte: der geöffnete Verlauf mit allen Beiträgen.
3. Rechts: „Im Kontext" — Zahlen und schnelle Links.

Über der Liste stehen vier Schalter:

Darunter das Suchfeld „In Nachrichten suchen" mit dem Button „Suchen". Gesucht wird in Betreff und Vorschautext.

Jede Zeile in der Liste zeigt ein Kürzel im Kreis, den Betreff, wann zuletzt etwas passiert ist, den Zustand und einen Vorschautext. Ist eine neue Antwort da, steht rechts ein „!". Verläufe mit neuer Antwort stehen immer oben.

Auf eine Nachricht antworten

1. Klick links auf den Verlauf. In der Mitte erscheinen alle Beiträge. Deine eigenen stehen rechts, die vom Coach-Team links.
2. Unter jeder Sprechblase steht, worüber die Nachricht kam (Portal, E-Mail, Telefon oder Notiz) und wann.
3. Schreib deinen Text in die Zeile ganz unten.
4. Klick auf den Sende-Button. Er heißt je nach Situation „Antwort senden", „Rückmeldung senden" oder „Nachricht senden".

Am Handy kommst du mit dem Pfeil ← oben links zurück zur Liste.

Achtung: Bei geschlossenen und archivierten Verläufen gibt es kein Eingabefeld. Dort steht nur der Hinweis, dass du sie lesen, aber nicht weiterschreiben kannst. Eröffne in dem Fall eine neue Nachricht.

Selbst ein neues Thema starten

1. Klick oben auf „+ Neue Nachricht". Der Block klappt auf.
2. Trag bei Betreff ein, worum es geht (Platzhalter: „Worum geht es?").
3. Schreib deinen Text ins Feld Nachricht.
4. Klick auf „Nachricht senden". Der neue Verlauf öffnet sich sofort.

Tipp: Ein Thema pro Verlauf. So findest du Antworten später wieder, und dein Coach-Team kann gezielt antworten.

Die Spalte „Im Kontext"

Rechts stehen der Betreff, der Zustand und drei Zahlen: Threads (Verläufe insgesamt), Einträge (Beiträge in diesem Verlauf) und Offen. Darunter ein kurzer Hinweis unter Signal, die Links Termine ansehen, Dokumente öffnen und Rechnungen prüfen sowie Letzter Kontakt.

Wofür Nachrichten gut sind

• Fragen zum Plan oder zum Ernährungsprotokoll.
• Kurze Updates zwischen zwei Terminen.
• Terminwünsche, für die kein Slot passt.
• Hinweise auf Beschwerden oder Änderungen, die dein Coach wissen sollte.

Wofür Nachrichten nicht gedacht sind

• Notfälle. Brauchst du dringend ärztliche Hilfe, ruf den ärztlichen Bereitschaftsdienst (116 117) oder den Rettungsdienst (112).
• Sehr lange Texte. Ist ein Thema groß, schlag lieber einen Termin vor.

4. Wenn ein Menüpunkt fehlt

Jede Praxis kann einzelne Portal-Bereiche abschalten. Ist ein Bereich aus, verschwindet er aus der Seitenleiste. Rufst du ihn trotzdem direkt über die Adresse auf, landest du wieder auf der Startseite.

Aus diesem Kapitel lässt sich Aufgaben abschalten. Termine und Nachrichten sind feste Bereiche und immer da.

Fehlt dir etwas, das du früher gesehen hast: kurz per Nachricht fragen. Das ist eine Einstellung deiner Praxis, kein Fehler.

Häufige Fragen

„Ich sehe keine Aufgaben — ist das ein Fehler?" Nein. Wenn dein Coach-Team keine Aufgaben angelegt hat, ist die Liste leer. Dann steht dort „Keine offenen Aufgaben vorhanden."

„Ich habe eine Aufgabe zu früh abgehakt. Kann ich das rückgängig machen?" Nicht selbst. Schreib deinem Coach-Team kurz über Nachrichten.

„Warum ist mein gebuchter Termin noch nicht bestätigt?" Weil jede Buchung erst eine Anfrage ist. Dein Coach-Team prüft den Kalender und bestätigt per E-Mail. Bis dahin steht der Termin auf Geplant.

„Wie bekomme ich den Termin in meinen eigenen Kalender?" Mit „In Kalender exportieren" (alle kommenden Termine) oder mit dem Button „Kalender" an einem einzelnen Termin. Die heruntergeladene Datei öffnest du einfach — dein Kalender trägt den Termin dann ein.

„Ich sehe keine freien Slots. Kann ich trotzdem buchen?" Ja. Füll einfach den Teil „Oder Wunschzeit senden" aus. Dein Coach-Team meldet sich mit Vorschlägen.

„Woran sehe ich, dass eine neue Nachricht da ist?" Am Menüpunkt Nachrichten steht eine Zahl. In der Liste steht bei dem Verlauf ein „!" und der Hinweis „Neue Antwort vom Team".

„Kann ich in einer Nachricht eine Datei anhängen?" Nein. Lade die Datei unter Dokumente hoch — dein Coach-Team sieht sie dort. Wie das geht, steht in 06 – Dokumente, Rechnungen, Wissen und Kurse.

Was hier noch fehlt

• Die Bereiche Formulare und Fortschritt sind hier nur erwähnt und brauchen eine eigene Beschreibung.
• Wie du Erinnerungen zu Terminen und Nachrichten ein- und ausschaltest, steht im Bereich Einstellungen — auch der ist noch nicht beschrieben.
• Aktuelle Bildschirmfotos aller drei Bereiche fehlen noch.