03 – Kundenakte, Anamnese, Bedarfsanalyse

Sobald jemand wirklich Kundin oder Kunde bei dir ist, lebt die komplette Betreuung in der Kundenakte: Stammdaten, Anamnese, Bedarfsanalyse, Pläne, Gewohnheiten, Fortschritt, Termine, Nachrichten und Rechnungen. Dieses Kapitel geht die Kundenliste, das Anlegen, die fünfzehn Tabs der Akte sowie Anamnese und Bedarfsanalyse der Reihe nach durch.

1. Die Kundenliste

Sidebar links, Gruppe Kund:innen → Kund:innen. Du landest auf /clients.

Die Seite besteht von oben nach unten aus drei Blöcken.

a) KPI-Strip — drei Kacheln:

Achtung: Die Kacheln sind reine Anzeigen. Sie sind nicht klickbar und filtern die Liste nicht — dafür sind die Fokus-Pillen weiter unten da.

b) Filterkarte „Liste eingrenzen". Sobald ein Filter greift, zeigt der Kopf die Metazeile „X von Y sichtbar · N Filter aktiv" und daneben den Link Filter zurücksetzen; ohne Filter bleibt der Kopf leer.

• Suche — Freitext über Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Zielbild und Schlagworte. Der Platzhalter nennt nur „Name, E-Mail, Telefon oder Ziel", die Schlagworte laufen still mit.
• Status — Alle Status (Standard), Aktiv oder Abgeschlossen.

Unter den Feldern liegt die Pillenreihe zum Fokus. Jede Pille trägt einen Zähler:

Alle Filter greifen sofort: die Suche kurz nach dem Tippen (ab zwei Zeichen, hier mit etwas längerer Pause, weil die Pillen-Zähler über den gesamten Bestand rechnen), Status und Fokus-Pillen direkt beim Klick. Der Button Anwenden ist nur noch die Rückfallebene. Ein Pillenklick lässt Suche und Status stehen und umgekehrt.

Tipp: Die Zahlen auf den Pillen beziehen sich immer auf Suche und Status, nie auf den gerade gewählten Fokus. So siehst du auch bei aktivem Fokus, wie viele Kunden die anderen Kategorien treffen würden.

c) Kartenblock „Kundenbestand" mit der eigentlichen Liste — einer kompakten Tabelle:

Hinweis: Die Zeile führt bewusst nur einen Status. Die feineren Zustände — Zielbild, Schlagworte, nächster Schritt — stehen in der Akte, nicht in der Liste.

Kunden mit offener Aktion aus der Berater-Inbox stehen automatisch oben, danach aktive vor abgeschlossenen, dann alphabetisch nach Nachname. Ab 31 Kunden erscheint unter der Liste ein Seitenwechsler (30 Kunden je Seite); Suche, Status und Fokus bleiben beim Blättern erhalten. Umgekehrt setzt jede Filteränderung die Seite zurück — du landest wieder am Listenanfang.

Ist nichts zu sehen, erscheint ein Leerzustand: „Keine Kunden gefunden" (bei Suchtext „Keine Kunden zur Suche gefunden") mit Filter zurücksetzen und Neuen Kunden hinzufügen.

2. Neuen Kunden anlegen

Rechts oben stehen zwei Buttons: Importieren (siehe Abschnitt 3) und Kundenakte anlegen. Letzterer öffnet den gleichnamigen Dialog über der Liste — Filter und Seite bleiben beim Schließen erhalten.

Pflichtfelder tragen ein Sternchen im Label.

Der Dialog schließt mit Kundenakte anlegen; Abbrechen führt zurück zur Liste. Nach dem Speichern landest du direkt in der neuen Akte, nicht wieder in der Liste.

Tipp: Legst du als Coach einen Kunden an, trägt nutriam dich automatisch als zuständigen Coach ein. Ein Feld dafür gibt es im Formular nicht — ändern lässt sich die Zuständigkeit danach in den Stammdaten der Akte (nur Team-Admins).

Achtung Paketgrenze: Ist das Limit für aktive Kunden erreicht, erscheint über der Liste die rote Karte „Paketgrenze für Kunden erreicht" mit der aktuellen Auslastung. Für Team-Admins wird der Anlege-Button zusätzlich durch Abo prüfen ersetzt. Als Coach siehst du weiter „Kundenakte anlegen" — das Anlegen scheitert dann erst beim Speichern. Das Abo verwaltest du in 08 – Verwaltung.

3. Bestandskunden per CSV importieren

Der Header-Button Importieren führt auf /clients/import („Bestandskunden importieren"). Gedacht ist das für den Wechsel aus einer anderen Software.

So läuft es ab:

1. CSV wählen. Erwartet wird eine Kopfzeile. Pflichtspalten sind Vorname, Nachname, E-Mail; optional Telefon, Geburtsdatum, Geschlecht, Straße, PLZ, Ort, Land, Ziel, Notizen. Deutsche und englische Spaltennamen werden erkannt, ebenso , und ; als Trennzeichen. Geburtsdaten versteht der Import als 31.12.1980 oder 1980-12-31, Geschlecht als w/m/d (auch ausgeschrieben), das Land als 2-stelligen Code (DE/AT) — nicht erkennbare Werte bleiben einfach leer, die Zeile wird trotzdem angelegt. Unter dem Feld steht danach „Dateiname — N Zeile(n) erkannt".
2. Vorschau prüfen. nutriam prüft jede Zeile, ohne etwas zu speichern. Du bekommst drei Zähler — anzulegen, Dublette(n), ungültig — und eine Tabelle mit #, Name, E-Mail und Status je Zeile (Wird angelegt, Dublette, Ungültig).
3. Importieren. Der zweite Button trägt die konkrete Zahl, z. B. „12 Kunde(n) importieren". Erst dieser Klick legt an.

Dubletten erkennt nutriam über die E-Mail-Adresse; das Abo-Limit wird mitgeprüft. Pro Durchlauf sind maximal 1000 Zeilen erlaubt.

Tipp: Der Import legt nur Stammdaten an — Portalzugang und Coach-Zuordnung vergibst du danach gezielt in der jeweiligen Akte. Geburtsdatum und Geschlecht landen direkt in der Akte und stehen damit der Bedarfsanalyse (Energieziele, Referenzwerte) sofort zur Verfügung; die Adresse erscheint auf Rechnungen im ZUGFeRD-Käuferblock.

Nach dem Import: alle auf einmal ins Portal einladen

Als Team-Admin erscheint nach einem abgeschlossenen Import der Block „Portal-Einladungen". Vorschau laden zählt, wie viele aktive Kund:innen mit E-Mail weder Portalzugang noch eine offene Einladung haben — der zweite Klick lädt sie alle auf einmal ein (jede Einladung läuft wie der Einzel-Invite aus der Akte, inklusive E-Mail und Protokoll-Eintrag). Ohne Coach-Zuordnung wird die einladende Admin-Person als Ansprechpartner:in hinterlegt. Fehlgeschlagene Einladungen werden gezählt und lassen sich in der jeweiligen Akte einzeln nachholen.

4. Aufbau der Kundenakte

Ein Klick auf Öffnen (oder auf den Namen) öffnet die Akte unter /clients/<id>.

Topbar. Links der Zurück-Pfeil zur Kundenliste, daneben „Kunden › Akte" mit dem Namen. In der Mitte sitzt der Kundenwechsler: Pfeil zurück, eine Positionsanzeige wie „3 / 42", Pfeil vor. Der aktive Tab wandert mit — du kannst also alle Kunden nacheinander im Fortschritt-Tab durchgehen. Rechts liegen die Aktionen:

Hero. Auf dem Tab Übersicht: Initialen, Name, darunter das Zielbild als Zitat, dann eine Meta-Zeile mit Alter · E-Mail · Telefon · Im Bestand seit · Coach. Das Alter erscheint nur bei gepflegtem Geburtsdatum, als „42 Jahre" bzw. mit Geschlecht „42 Jahre (Weiblich)". Darunter die Pillen Aktiv/Abgeschlossen, Kundenportal aktiv/aus, bei laufendem Plan Plan aktiv · vN sowie die Schlagworte. Rechts steht Letzter Check-in („Adhärenz Ø" ist eine Kachel im Tab Übersicht, „Im Bestand seit" steht in der Meta-Zeile links — Kopf-Duplikate sind entfallen).

Auf allen anderen Tabs schrumpft der Hero zu einer Kompakt-Zeile (kleiner Avatar, Name, Status-Pillen): der volle Kopf kostete auf jedem Tab Bildschirmhöhe, obwohl Zitat, Kontakt und Kennzahl in der Übersicht stehen.

Tab-Leiste. Fünfzehn Tabs mit Zähler-Badge, gruppiert in Beratung (Anamnese bis Fortschritt plus Formulare), Kommunikation (Termine, Nachrichten, Korrespondenz, Sequenzen, Notizen) und Verwaltung (Abrechnung, Protokoll); Übersicht steht allein davor. Der aktive Tab steht in der Adresse (?tab=…), Links auf einen Tab sind also teilbar.

Achtung: Einen Tab „Info" gibt es nicht. Stammdaten, Portalzugang und interne Notizen suchst du nicht dort, sondern in Übersicht (Profilblock) bzw. im eigenen Tab Notizen.

5. Tab „Übersicht" und die Stammdaten

Der Startpunkt jeder Akte. Ganz oben — solange noch etwas fehlt — die Onboarding-Checkliste „Basis der Akte vervollständigen" mit dem Zähler „x/3 erledigt". Sie führt drei Schritte, je mit Pille Erledigt oder Offen:

Sind alle drei erledigt, verschwindet die Karte.

Darunter drei Kacheln — Aktiver Plan (Version, Titel und Mahlzeitenzahl), Adhärenz Ø (aus den letzten Check-ins) und Offene Aufgaben (Portal-Aufgaben). Gab es bereits einen Termin, folgt der Block Seit dem letzten Termin („ am ", rechts Termine öffnen) mit den Kacheln Check-ins, Tagebuch-Einträge, bei vorhandenen Messwerten Gewicht und Neue Nachrichten — jede Kachel ist ein Sprung in den passenden Tab. Darunter:

• Aktivität · Zuletzt passiert — die letzten sechs Vorgänge als Zeitleiste.
• Schwerpunkt · Was wichtig ist — Zielbild sowie, falls vorhanden, Erfolg und Fokus aus dem jüngsten Check-in.
• Heute relevant · Nächster Schritt — die offene Coach-Aktion im Klartext. Gibt es keine, steht dort „Kein offener Folgepunkt".

Ganz unten auf der Seite folgt der Block Stammdaten · Profil bearbeiten:

Gespeichert wird mit Änderungen speichern.

Achtung: In die Schlagworte gehören keine Gesundheitsdaten. Sie sind Ordnungsmerkmale für die Liste — Diagnosen, Allergien und Befunde gehören in Anamnese und Notizen.

6. Portalzugang und Einladung

Solange der Portalzugang aus ist, sieht der Kunde nichts. Bewährte Reihenfolge:

1. Stammdaten anlegen (Dialog oder CSV-Import).
2. Anamnese starten und Befunde ablegen.
3. Bedarfsanalyse starten und die Abschnitte freigeben, die der Kunde selbst ausfüllen soll.
4. Einladen — Button Ins Portal einladen in der Topbar der Akte (oder direkt beim Anlegen die Checkbox „Direkt ins Kundenportal einladen").
5. Zugang steht — mit der angenommenen Einladung ist der Portalzugang aktiv. Die Checkbox im Stammdaten-Block des Tabs Übersicht schaltet ihn später wieder ab.

Der Einladen-Button erscheint nur, solange kein Portal-User verknüpft ist, und ist ohne hinterlegte E-Mail-Adresse deaktiviert („Hinterlege zuerst eine E-Mail-Adresse, um eine Portal-Einladung zu senden.").

Läuft eine Einladung, zeigt die Akte im Tab Übersicht über dem Stammdaten-Block die Karte Kundenportal · Portal-Einladung:

• eine Status-Pille — Ausstehend seit oder Abgelaufen am ,
• der Klartext „Einladung an — gültig bis ." (bzw. der Hinweis, dass der Link abgelaufen ist und ein erneutes Senden eine frische E-Mail erzeugt),
• den kopierbaren Einladungslink /invite/<token> — den kannst du weitergeben, falls die Mail nicht ankommt,
• den Button Einladung erneut senden (er steht dann auch in der Topbar).

Zugang deaktivieren: Schaltest du die Checkbox Portalzugang wieder aus, ist der Login sofort gesperrt und termin-gekoppelte Formulare werden der Person nicht mehr zugewiesen (sie könnte sie ohnehin nicht öffnen). Hast du die Betreuung abgeschlossen oder die Akte DSGVO-gelöscht, kann eine noch offene Einladung den Zugang nicht mehr heimlich reaktivieren — das Annehmen eines alten Einladungslinks wird dann abgelehnt.

Was der Kunde danach sieht, steht im Portal-Handbuch.

7. Anamnese

Die Anamnese hält Gesundheitshintergrund, Allergien und Lebensstil fest. Du erreichst sie über den Tab Anamnese in der Akte oder über Kund:innen → Anamnese in der Sidebar.

In der Akte

Der Block „Gesundheits- & Ausgangsbild" zeigt eine Statuspille und je nach Stand den Button Anamnese starten (noch keine vorhanden) oder Anamnese öffnen. Darunter stehen Status, Beantwortet am und Allergien, gefolgt von den Notizkarten Zielzusammenfassung, Medizinische Hinweise und Lifestyle & Routine.

Der zweite Block Befunde & Vorbefragungen ist die Dateiablage der Akte: PDF, JPG oder PNG bis 10 MB, mit optionaler Beschreibung und der Checkbox Für den Kunden im Portal sichtbar machen. Jede Datei trägt danach die Kennzeichnung Intern oder Im Portal. Ist eine Datei zu groß, sagt dir das Formular das direkt bei der Auswahl und startet den Upload gar nicht erst.

Darüber sitzt Aus Vorlage erzeugen mit einem Knopf je aktiver PDF-Vorlage (Wochenplan, Handout, Zielvereinbarung …). Der Dialog rendert das Dokument im Praxis-Branding und füllt {Vorname}, {Name} und {EMail} aus dieser Akte — abtippen musst du nichts. Ob das PDF danach ein reiner Download bleibt oder als Anhang in der Akte landet, entscheidest du im Dialog per Haken; ein zweiter Haken gibt es fürs Kundenportal frei. Die Vorlagen selbst pflegst du unter 07 – Praxis.

Achtung: Ohne Haken entsteht kein Eintrag in der Akte. Das ist Absicht: ein Handout zum Mitgeben ist keine Dokumentation. Was du ablegst, gehört zur Akte — und wird bei einer DSGVO-Löschung mitgelöscht.

Die Anamnese-Übersicht

Oben drei Kacheln (Beantwortet, Offen, Entwürfe), darunter die Filterkarte „Liste eingrenzen" mit Suche („Kunde, Zielbild oder Hinweis") und Kundenauswahl. Unter den Feldern liegen die Fokus-Pillen Alle, Entwurf, Abgeschlossen, Erfasst und Offen, jeweils mit Zähler. Im Seitenkopf sitzt Anamnese anlegen; der Umschalter Archivierte anzeigen ist eine eigene Zeile in der Filterkarte.

Auch hier greifen alle Filter sofort: die Suche kurz nach dem Tippen (ab zwei Zeichen), Kundenauswahl und Pillen direkt beim Klick. Anwenden ist nur noch die Rückfallebene; sobald ein Filter greift, erscheint im Kopf der Karte Filter zurücksetzen. Die Archivsicht bleibt dabei erhalten.

Die Tabelle hat fünf Spalten:

Bearbeiten öffnet den Dialog mit den Feldern Status, Antwortzeit, Zielbild, Allergien / Unverträglichkeiten, Medizinische Hinweise und Lebensstil. Gespeichert wird mit Anamnese speichern; Schließen oben rechts verwirft.

Achtung: Der Status kennt nur zwei Werte — Entwurf und Abgeschlossen. Ob eine Antwort vorliegt, ist KEIN eigener Status, sondern an der Spalte Antwortzeit ablesbar (die Fokus-Pillen Erfasst und Offen im Filter leiten sich daraus ab). Eine Portal-Freigabe einzelner Abschnitte gibt es in der Anamnese nicht — das ist eine Funktion der Bedarfsanalyse.

8. Bedarfsanalyse

Die Bedarfsanalyse übersetzt Maße, Aktivität und Ziel in Energiebedarf und Makroverteilung — und ist zugleich der Fragebogen, den dein Kunde im Portal abschnittsweise mit ausfüllt.

a) Die Übersicht

Sidebar Kund:innen → Bedarfsanalyse (/needs-assessments).

Oben drei Kacheln: Abgeschlossen, In Arbeit, Kein Eintrag. Darunter die Filterkarte „Liste eingrenzen" mit einem Suchfeld („Name, E-Mail oder Ziel"). Die Liste filtert während du tippst — den Knopf Anwenden brauchst du nicht mehr zu drücken, er bleibt nur als Rückfallebene. Rechts in der Karte steht, wie viele Einträge gerade sichtbar sind; sobald ein Filter aktiv ist, erscheint dort Filter zurücksetzen. Darunter zwei Blöcke:

• Mit Bedarfsanalyse — Spalten Kunde & Ziel, Fortschritt (Prozent), Energiebedarf (kcal-Zielwert plus Hinweis „automatisch berechnet" oder „mit manuellem Override") und Aktionen mit Statuspille, Öffnen und PDF.
• Ohne Bedarfsanalyse — Spalten Kunde & Ziel, Kontakt (E-Mail und Portal-Status), Aktionen mit Analyse starten und Kundenakte.

Die Statuswerte einer Analyse:

In Arbeit und Kein Eintrag sind nur Beschriftungen der KPI-Kacheln, keine Status der Analyse selbst.

b) Der Kopfbereich der Analyse

Öffnen führt auf /clients/<id>/needs-assessment.

Gibt es noch keine Analyse, zeigt die Seite einen Start-Bildschirm mit Status: Noch nicht gestartet, Abschnitte 0/8, Kalorienziel: Noch offen und den Buttons Analyse starten und Zur Kundenakte.

Läuft eine Analyse, trägt der Kopf das Eyebrow „Bedarfsanalyse", den Kundennamen als Titel und fünf Werte: Fragebogen (z. B. „3/7 Abschnitte"), Methode, Erstellt, Letzter Wert (kcal-Ziel) und Status.

Rechts daneben sitzt der Portal-Banner mit der Pille Portal. Er sagt in einem Satz, was als Nächstes von dir ansteht — etwa „Lara hat Eingaben eingereicht — jetzt prüfen." oder „Noch nichts freigegeben — Abschnitte gibst du unten im Fragebogen einzeln für Lara frei." Dazu gehören der Button Kundeneingaben prüfen (sobald Antworten eingereicht sind) und der Schalter Energie-Auswertung im Portal zeigen (nur lesbar) mit Freigabe speichern.

Sind in der Anamnese Allergien oder medizinische Hinweise hinterlegt, steht darüber der Sicherheitsbanner „Allergien & medizinische Hinweise" mit der Pille Beim Plan beachten.

c) Der Planner

Unter dem Kopf liegt der grafische Planner.

Ganz oben die Vorlagen / Schnellstart: Gewichtsverlust, Muskelaufbau, Diabetes Typ 2, Wiedereinstieg, Sport-Performance. Ein Klick setzt Defizit, Makro-Strategie und Mahlzeitenzahl auf ein Szenario — gespeichert ist damit noch nichts.

Darunter drei Spalten:

• Links die Eingabekarten 01 Person (Geschlecht, Alter), 02 Körpermaße (Größe, Gewicht, Referenz), 03 Berechnungsmethode, 04 Aktivität · PAL (Beruf, Alltag, Sport pro Woche, Schwerpunkt), 05 Ernährung & Profil und 06 Ziel (Richtung, präzises Ziel).
• In der Mitte die Ergebnisleiste Grundumsatz · BMR, Gesamtumsatz · TDEE und Zielenergie, darunter der aufklappbare Rechenweg, der Regler Defizit / Überschuss (−30 % bis +20 %) mit der erwarteten Wochenrate, die Makro-Strategie und die Verteilung über den Tag. Die erste Kachel heißt bei der Methode Müller / DGE Ruheumsatz · REE statt Grundumsatz — die beiden Größen unterscheiden sich um rund 10 %.
• Rechts die Prognose über 16 Wochen (lineare Modellrechnung mit 7.700 kcal/kg, gemessene Gewichtspunkte als Overlay) und die Referenzwerte für die Nährstoffzufuhr mit Ampel für das persönliche Versorgungsrisiko.

Unter „Feinjustierung: Sport, Sonderfälle & Notizen" liegen Sportkalorien, Sonderfälle und Hinweise. Fehlen Pflichtangaben, nennt ein Hinweis genau die fehlenden Felder, z. B. „Größe (Karte 02)".

Gespeichert wird mit Neu berechnen & speichern oder — wenn du die Vorschau übernehmen willst — mit Vorschau als Ziel speichern. Ungesicherte Änderungen markiert das Kennzeichen „Ungespeicherte Änderungen".

Die Berechnungsmethoden in Karte 03

Fünf Methoden stehen zur Wahl. Sie unterscheiden sich um bis zu 10 % — entscheidend ist nicht die Nachkommastelle, sondern dass du bei einer Kund:in durchgehend dieselbe Formel verwendest. Wählst du keine, wird kein Grundumsatz berechnet.

Zwei Größen, ein Feld: Mifflin, Schofield und Harris-Benedict liefern den Grundumsatz (BMR), Müller / DGE den Ruheenergieverbrauch (REE) — rund 10 % mehr. Die Ergebniskachel beschriftet sich deshalb je nach Methode um. Einen Aufschlag für die Verdauung darfst du bei Müller / DGE nicht zusätzlich rechnen, der steckt anteilig schon drin.

Katch-McArdle braucht gemessenes Körperfett. Trag den Anteil in Karte 02 ein, zusammen mit dem Messverfahren. Fehlt der Wert, rechnet die App nichts; steht dort „Geschätzt", rechnet sie mit einem Warnhinweis. Der Messfehler schlägt stärker durch als die Formelwahl: 5 Prozentpunkte sind bei 80 kg rund 85 kcal — Werte aus verschiedenen Geräten deshalb nicht im Verlauf mischen.

Schofield springt an Altersgrenzen. Die Formel rechnet in Stufen (10–18, 18–30, 30–60, ab 60). Beim Übertritt in die nächste Stufe ändert sich der Wert einmalig sichtbar — das ist Teil der Formel, kein Rechenfehler.

Der PAL-Wert in Karte 04 folgt der DGE-Tabelle der Tätigkeitsprofile: sitzende Arbeit 1,4 bis 1,6, überwiegend gehende und stehende Arbeit 1,8 bis 1,9, körperlich anstrengende Arbeit 2,0 bis 2,2 — je nachdem, wie aktiv der Alltag daneben ist. Gemeint ist Alltagsbewegung (Wege, Treppen, Stehen), nicht Training: Sport rechnet die App separat aus den Angaben unter „Feinjustierung". Bleibt „Alltag" leer, gilt die niedrigste Stufe der jeweiligen Berufszeile.

Die Referenzwerte für die Nährstoffzufuhr

Die Karte rechts unten zeigt elf Mikronährstoffe mit den Referenzwerten der DGE/ÖGE, abgestuft nach Alter, Geschlecht, Ernährungsweise sowie Schwangerschaft und Stillzeit.

Drei Dinge, die dort oft missverstanden werden:

• Referenzwerte sind kein persönlicher Bedarf. Sie enthalten einen Sicherheitszuschlag; eine Unterschreitung ist noch kein Mangel. Deshalb heißt die Karte nicht „Zielwerte" — diesen Begriff kennt die DGE-Systematik nicht.
• Für Selen, Magnesium, Vitamin D und Vitamin B12 nennt die DGE Schätzwerte, keine empfohlene Zufuhr: Dort ist der Bedarf nicht genau genug bestimmbar. Die 20 µg Vitamin D gelten nur bei fehlender Bildung in der Haut. Omega-3 hat als einziger Eintrag gar keinen DGE-Wert — die 250 mg EPA/DHA stammen von der EFSA.
• Ein Chip bedeutet meist erhöhtes Versorgungsrisiko, nicht anderen Bedarf. Jod bleibt bei veganer Kost bei 150 µg; die Ampel steigt nur, weil Seefisch und Milch als Hauptquellen wegfallen. Die Ausnahme ist Zink: Dort rechnet die DGE die Kostform in den Wert ein, weil Phytat die Aufnahme hemmt — vegane Kost steht deshalb auf der hohen Phytatstufe (16 mg für Männer, 10 mg für Frauen). Wer überwiegend gekeimtes, fermentiertes oder hoch ausgemahlenes Getreide isst, fällt laut DGE zurück auf die mittlere Stufe (14 bzw. 8 mg).

Fehlen Geschlecht oder Alter, zeigt die Karte statt Zahlen einen Hinweis — mehr als die Hälfte der Werte ist geschlechtsabhängig. Für Kinder und Jugendliche sind bewusst keine Werte hinterlegt: Die DGE führt dort eigene Altersgruppen (13 bis unter 19 Jahre etwa 1.200 mg Calcium statt 1.000 mg).

d) Fragebogen und Freigabe an die Kund:in

Unter dem Planner läuft der Fragebogen weiter, in zwei Teilen:

Jeder Abschnitt ist eine aufklappbare Zeile mit Titel, Kurzbeschreibung, Zähler („4/6 beantwortet") und Status: Offen, In Bearbeitung oder Abgeschlossen. Freigegebene Abschnitte tragen zusätzlich das Kennzeichen Portal.

Kernwerte wie Geschlecht, Alter, Größe, Gewicht, berufliche Aktivität, Ernährungsweise, Sportschwerpunkt und Trainingsfrequenz pflegst du oben im Planner; im Fragebogen erscheinen sie deshalb nicht mehr. Fehlt einer davon, weist der Abschnitt darauf hin: „Noch offen — oben im Planner pflegen: …".

Im aufgeklappten Abschnitt sitzt unten der Schalter Abschnitt für <Vorname> im Portal freigeben, bestätigt mit Freigabe speichern. Damit läuft die Schleife: freigeben → die Kund:in füllt im Portal aus → Kundeneingaben prüfen im Portal-Banner → Energiebedarf im Planner berechnen → abschließen.

e) Abschluss, Bericht und Historie

Ganz unten die Karte Bericht & Abschluss mit dem Erfassungsgrad („72 % erfasst" bzw. „Bereit zum Abschluss") und diesen Aktionen:

• PDF-Bericht — Bedarf, Zielwerte und Antworten für die Akte.
• Ernährungsplan aus dieser Analyse — startet den Plan mit übernommenem Ziel; siehe 04 – Ernährungspläne.
• Bedarfsanalyse abschließen — friert den Stand ein. Bearbeitest du später weiter, öffnet sich die Analyse wieder.
• Neue Analyse starten (diese archivieren) — erst nach dem Abschluss sichtbar. Danach zeigt die Seite wieder den Start-Bildschirm.
• Frühere Analysen — Historie mit Datum, Erfassungsgrad, kcal-Wert und einem eigenen PDF je Eintrag.
• Bedarfsanalyse löschen — aufklappbarer Bereich, verlangt zwingend das Häkchen „Ich bestätige das unwiderrufliche Löschen dieser Bedarfsanalyse.".

f) Der Tab „Bedarf" in der Akte

In der Akte fasst der Tab Bedarf das Ergebnis zusammen: „<Vorname>s Tagesbudget" mit Grundumsatz (REE), Erhaltungsbedarf (PAL …), Zieldelta und Tagesziel, darunter die Makroverteilung als Balken für Eiweiß, Kohlenhydrate und Fett. Die Aktionen heißen Bedarfsanalyse öffnen, PDF und Druckvorschau; je nach Stand kommt Kundeneingaben prüfen oder Analyse finalisieren dazu. Existiert noch keine Analyse, steht dort Analyse starten.

9. Fortschritt, Gewohnheiten, Tagebuch und Verlauf

Tab „Fortschritt"

Oben drei Kacheln — Gewicht (Δ) aus den letzten zwei Einträgen, Adhärenz Ø aus den Check-ins und Wohlbefinden Ø. Gibt es Gewohnheiten, kommen Gewohnheiten diese Woche und Gewohnheiten Ø 30 Tage dazu.

Darunter der Block Messwerte · Verlauf: das Formular für den Verlaufsbericht (PDF) mit „Bericht von / bis" (ohne Datumsangabe: die letzten 90 Tage), der Gewichtsverlauf als Trend-Diagramm und eine Tabelle mit Datum, Gewicht, Taille, Wohlbefinden und Notiz (letzte zehn Einträge).

Im eigenen Block Bericht · Arzt / Krankenkasse klappt Bericht für Arzt/Krankenkasse (PDF) ein förmliches Brief-Formular auf: Zeitraum, Empfängerzeile, Anrede, Anlass / Fragestellung (Pflicht) sowie optional Verlauf und Maßnahmen und Empfehlung. Der Download ist ein Brief im Praxis-Branding mit einem kompakten Kennzahlen-Block aus dem Zeitraum (Gewicht zu Beginn und Ende, Veränderung, Anzahl Messungen und Check-ins). Die Feldinhalte werden nicht gespeichert — der fachliche Inhalt liegt in deiner Verantwortung als Fachkraft.

Auch ganz am Anfang verfügbar. Der Block steht im Tab Fortschritt unabhängig davon, ob schon Messwerte erfasst sind — die Notwendigkeitsbescheinigung oder die Rückmeldung an die überweisende Praxis braucht man meist direkt nach dem Erstgespräch. Ohne Messwerte bleibt im Brief nur der Kennzahlen-Block leer; ein Hinweis über dem Formular sagt das. Klappt etwas nicht (z. B. abgelaufene Anmeldung), landest du wieder in der Akte, die Meldung steht als Banner oben und deine Textbausteine stehen noch im Formular.

Es folgen die Check-ins („Wöchentliche Rückmeldungen") mit Datum, Stimmung, Energie, Umsetzung, Hunger, Schlaf und Status. Hat die Kund:in Freitext hinterlassen, steht er direkt unter der Zeile — beschriftet nach Erfolg, Blocker und Fokus. Gerade das Blocker-Feld ist im Gespräch oft das Wichtigste; es war in dieser Ansicht früher nicht sichtbar.

Rechts in jeder Zeile steht der Status. Bei einem noch nicht gesichteten Check-in findest du dort die Schaltfläche Als gesehen markieren, sonst die Pille Gesehen. Die Kopfzeile der Sektion zählt mit, etwa „2 von 6 ungesehen".

Was der Klick bewirkt: Er markiert den Check-in als gesehen und schließt zugleich die zugehörige Team-Aufgabe unter Aufgaben (Quelle Kundeneingaben). Zurücknehmen lässt sich das nicht — die Schaltfläche ist kein Schalter. Bearbeitet die Kund:in ihren Check-in später im Portal, gilt er wieder als ungesehen und taucht erneut auf; das ist so gewollt.

Danach folgt — falls eine Einwilligung vorliegt — die Galerie Fortschrittsfotos · Vom Kunden im Portal hochgeladen. Die Kopfzeile nennt den Einwilligungsstand („Einwilligung seit …" bzw. „Keine Einwilligung"), jedes Bild lässt sich einzeln über Foto löschen entfernen — zur Sicherheit mit einem zweiten Bestätigungsklick.

Achtung: Fortschrittsfotos lädt ausschließlich die Kund:in im Portal hoch, und nur nach ausdrücklicher Einwilligung. Ohne Einwilligung und ohne Fotos erscheint der Block gar nicht.

Am Ende des Tabs sitzt die Sektion Laborwerte · Befundwerte im Verlauf: Hier erfasst du strukturierte Werte aus dem Laborbefund (z. B. Ferritin, HbA1c, Vitamin D) mit Wert, Einheit, Messdatum, optionaler Notiz und dem Referenzbereich laut Laborbefund — als Min/Max oder wörtlich als Referenztext. Die Vorschlagsliste füllt bei bekannten Parametern die Einheit vor, freie Eingaben sind jederzeit möglich. Die Werte erscheinen als Tabelle je Parameter (neueste zuerst, mit neutralem ▲/▼-Marker außerhalb der Befund-Referenz) und ab zwei Messwerten als Verlaufskurve mit Parameter-Auswahl; jede Zeile lässt sich bearbeiten und löschen. nutriam dokumentiert die Befundwerte nur — es findet keine medizinische Bewertung statt, und über den Schalter Im Portal sichtbar entscheidest du je Wert, ob die Kund:in ihn im Portal sieht (Standard: nicht sichtbar).

Einheit gehört zum Verlauf. Erfasst du denselben Parameter in unterschiedlichen Einheiten — deutsche Labore berichten Vitamin D mal in ng/ml, mal in nmol/l, Cholesterin mal in mg/dl, mal in mmol/l —, führt nutriam sie nicht zusammen: Du bekommst je Einheit eine eigene Tabelle und eine eigene Verlaufskurve, dazu einen Hinweis. Umgerechnet wird bewusst nicht, denn das wäre bereits eine fachliche Bewertung. Willst du einen durchgehenden Verlauf, erfasse die Werte selbst in einer einheitlichen Einheit.

Tab „Gewohnheiten"

Aktive Gewohnheiten mit Beschreibung, Adhärenz der letzten 30 Tage („18/21 Tage · 86 %"), laufender Serie und einem 14-Tage-Streifen (erledigt / offen / nicht geplant). Stilllegen archiviert eine Gewohnheit, Reaktivieren holt sie zurück.

Neue Gewohnheiten legst du per Schnellstart-Knopf an — 2 Liter Wasser trinken, Gemüse zu jeder Hauptmahlzeit, 10.000 Schritte, Protein zu jeder Mahlzeit — oder frei mit Titel, Zusatz und Rhythmus (Täglich, Werktags (Mo–Fr), Mo, Mi, Fr, Wochenende). Abgehakt wird im Kundenportal.

Tab „Tagebuch"

Das Ernährungstagebuch der Kund:in als eigener Arbeitsbereich. Oben die Wochen-Kennzahlen (Diese Woche, Offen, Getrackte Tage x/7) mit Suchfeld (Suche im Protokoll) und Wochen-Navigation (Vorige Woche / Nächste Woche).

Achtung — hier gilt der alte Ablauf. Anders als auf den Listenseiten filtert das Tagebuch nicht während des Tippens: Suchbegriff eingeben, dann Suchen drücken. Zum Aufheben gibt es Suche zurücksetzen. Darunter das Wochenboard Ernährungsprotokoll im Tagesvergleich: eine Spalte pro Tag mit den eingereichten Mahlzeiten, den Tagessummen (Energie, Fett, KH, Protein) und — sobald eine Bedarfsanalyse mit Energiezielen vorliegt — dem Tagesstatus Im Ziel / Über Ziel / Unter Ziel samt Abweichung (Toleranzband ±10 % ums Tagesziel).

Details an einer Tagesspalte öffnet die Tageszusammenfassung mit Fortschrittsbalken je Nährstoff (Ziel aus der Bedarfsanalyse, sonst Richtwert). Ein Klick auf eine Mahlzeit öffnet den Eintrag zum Review: Bewertung als geprüft plus optionale Review-Notiz, die die Kund:in im Portal sieht.

Tab „Protokoll"

Protokoll · Dokumentierte Vorgänge: alle automatisch erfassten Ereignisse mit Zeitpunkt, Titel und Detail. Der Kopfbereich verlinkt direkt zum Tagebuch.

Angezeigt werden zunächst die letzten 20 Ereignisse. Gibt es mehr, steht unter der Liste Mehr anzeigen — jeder Klick holt weitere 60 Einträge, bis maximal 200. Früher brach die Liste bei 20 Einträgen kommentarlos ab.

10. Die übrigen Tabs

• Pläne — alle Ernährungspläne mit Version, Mahlzeitenzahl, Stand und Status Aktiv/Entwurf. Ein Klick öffnet den Plan-Arbeitsbereich; Details in 04 – Ernährungspläne.
• Termine — „Kommend" mit Uhrzeit, Art, Ort und ggf. Beitreten, darunter die Historie. Mehr in 05 – Kommunikation.
• Korrespondenz — Chronologie aller Kontakte, nach Tagen gruppiert: Nachrichten, Notizen, E-Mails, Telefonate. In den Nachrichten öffnen springt in den Posteingang.
• Nachrichten — der Portal-Thread als Chatverlauf mit Antwortfeld. Deine Antwort geht als ausgehende Nachricht raus und ist im Portal sichtbar.
• Notizen — der einzige Erfassungsweg für eigene Vermerke zur Kund:in. Neue Notiz nimmt den Text und optional einen Zeitpunkt entgegen; ohne Angabe zählt der Moment des Speicherns, so lassen sich Telefonate und Beobachtungen nachtragen. Jede Notiz ist später bearbeitbar und löschbar, und anheften hebt sie über die Chronologie — der Platz für Dauerinfos wie Allergie, Erreichbarkeit oder Abrechnungswunsch. Darunter stehen lesend die Notizen, die an einem Vorgang hängen (Termin, Angebot, Rechnung, Anfrage); die pflegst du dort, nicht hier. Das Protokoll hält nur fest, dass eine Notiz erfasst, geändert oder gelöscht wurde — nicht ihren Text, damit eine gelöschte Notiz nicht als Kopie im Protokoll überlebt.
• Abrechnung — Finanzüberblick mit Fakturiert, Bezahlt, Offen und Überfällig, Buttons für Angebot und Rechnung sowie die Listen der Angebote, Rechnungen und Zahlungen. Rechnungs-Entwürfe erscheinen hier als Entwurf — ihre Belegnummer entsteht erst beim Ausstellen. Siehe 06 – Abrechnung.
• Formulare — eigene Fragebögen: Neue Vorlage baut einen Bogen, jede Vorlage lässt sich mit optionalem Fälligkeitsdatum Zuweisen. Unter „Formulare dieser Kund:in" siehst du Offen oder Ausgefüllt und kannst die Antworten aufklappen. Dieselben Vorlagen kannst du direkt an einen Termin hängen („Formular vor dem Termin", Fälligkeit = Terminbeginn) oder per Praxis-Default automatisch bei Portal-Selbstbuchungen zuweisen lassen — siehe 05 – Aufgaben, Termine, Nachrichten und 08 – Verwaltung. Termin-gekoppelte Zuweisungen landen in derselben Liste wie die von Hand vergebenen. Die Vorlagen selbst gehören der ganzen Praxis — zentral gepflegt (und stillgelegte reaktiviert) werden sie unter Praxis → Formulare, siehe 07 – Praxis.
• Sequenzen — Content-Sequenzen: oben „Sequenzen des Kunden" mit den geplanten Zustellungen und Sequenz abbrechen, darunter die „Sequenz-Vorlagen" der Praxis. Jede Zustellung geht erst nach deiner Freigabe raus.

11. Betreuung abschließen, DSGVO-Löschung und Export

Beides liegt im Tab Übersicht, unten im Stammdaten-Block.

Betreuung abschließen ist der Normalfall, wenn eine Betreuung endet: Häkchen bei „Betreuung wirklich abschließen." setzen, dann Betreuung abschließen. Der Kunde verschwindet aus der Standardliste (Filter Abgeschlossen holt ihn zurück), alle Daten bleiben erhalten.

Betreuung wiederaufnehmen ist der Weg zurück: Bei einer abgeschlossenen Betreuung steht im Kopf des Stammdaten-Blocks statt des Abschließen-Knopfs der Button Betreuung wiederaufnehmen. Ein Klick setzt den Status wieder auf Aktiv, ohne Bestätigungshäkchen — es geht ja nichts verloren.

Löschen ist der rote Block „Kundendaten löschen (DSGVO)". Er entfernt unwiderruflich alle Gesundheits- und personenbezogenen Daten — Tagebuch, Anamnese, Bedarfsanalysen, Pläne, Check-ins, Fortschritt, Laborwerte, Nachrichten, Termine, Gewohnheiten, zugewiesene Formulare, Dokumente — und deaktiviert den Portalzugang. Die Stammdaten werden anonymisiert. Rechnungen bleiben aus steuerlichen Gründen bestehen. Auch hier ist das Bestätigungshäkchen Pflicht.

Mitgelöscht werden auch die Spuren außerhalb der Akte: alle Team-Aufgaben zu dieser Kund:in (auch die zu offenen Rechnungen — sie tragen den Namen im Klartext) und die Einträge im Glocken-Posteingang. Die vollständige Liste steht in 10 – Datenschutz.

Kundendaten exportieren (JSON) liefert einen vollständigen, maschinenlesbaren Export aller gespeicherten Daten dieses Kunden — gedacht für Auskunftsanfragen nach Art. 15 DSGVO oder das Offboarding.

Achtung: Die DSGVO-Löschung lässt sich nicht rückgängig machen. Wer nur aufräumen will, schließt die Betreuung ab.

Häufige Fragen

„Mein Kunde sieht im Portal nichts." Prüf im Hero der Akte, ob dort Kundenportal aktiv steht. Wenn nicht: Tab Übersicht → Stammdaten-Block → Checkbox „Portalzugang und Mobile App für diesen Kunden aktiv halten" setzen und speichern. Fehlt zusätzlich der Portal-User, schick über Ins Portal einladen eine Einladung.

„Wie ändere ich den zuständigen Coach?" Als Team-Admin in der Kundenakte: Tab Übersicht → Block Stammdaten · Profil bearbeiten → Feld Zuständiger Coach → Änderungen speichern. Coaches sehen das Feld nur lesend. Sollen alle Kund:innen einer Person auf einmal wechseln — etwa beim Ausscheiden aus dem Team —, geht das schneller über Verwaltung → Team & Zugriff, siehe 08 – Verwaltung. Beim Anlegen wird der Coach weiterhin automatisch gesetzt (die anlegende Person trägt sich selbst ein); auch die Konvertierung eines Leads (siehe 02 – Leads und Akquise) und die Portal-Einladung setzen ihn.

„Warum steht bei der Anamnese ‚Erfasst', obwohl ich sie nicht abgeschlossen habe?" Weil Erfasst nur bedeutet, dass eine Antwortzeit hinterlegt ist. Der Status selbst kennt ausschließlich Entwurf und Abgeschlossen und wird im Bearbeiten-Dialog gesetzt.

„Ich kann keinen neuen Kunden anlegen." Wahrscheinlich ist die Paketgrenze für aktive Kunden erreicht — dann steht über der Liste die Karte „Paketgrenze für Kunden erreicht". Details und Upgrade in 08 – Verwaltung. Zweite Möglichkeit: Backend nicht erreichbar oder fehlende Teamrolle; dann ist der Submit-Button deaktiviert.

„Was bedeutet ‚Adhärenz Ø' in der Übersicht der Akte?" Den Mittelwert der Umsetzungs-Bewertung aus den Check-ins, umgerechnet in Prozent. Tagebucheinträge fließen dort nicht ein. Die Gewohnheits-Adhärenz (Ø 30 Tage) ist eine eigene Kennzahl im Tab Fortschritt.

„Ich habe die Bedarfsanalyse abgeschlossen — jetzt hat sich das Gewicht geändert." Öffne die Analyse und bearbeite weiter; sie öffnet sich dabei automatisch wieder. Willst du den alten Stand als Historie behalten, nutze stattdessen Neue Analyse starten (diese archivieren) — die alte bleibt inklusive PDF unter „Frühere Analysen".

„Warum sehe ich im Fragebogen keine Frage nach Größe und Gewicht?" Weil diese Kernwerte im Planner oben gepflegt werden. Die Antworten werden von dort in den Fragebogen zurückgeschrieben. Im Kundenportal sind die Fragen weiterhin sichtbar, weil es dort keinen Planner gibt.

„Der Kunde soll nur einen Teil des Fragebogens ausfüllen." Genau dafür ist die abschnittsweise Freigabe da: Abschnitt aufklappen, Abschnitt für <Vorname> im Portal freigeben setzen, Freigabe speichern. Nicht freigegebene Abschnitte bleiben im Portal unsichtbar.

Was hier noch fehlt

• Coach-Wechsel nur für Team-Admins. Coaches sehen das Feld Zuständiger Coach in den Stammdaten, ändern können es nur Team-Admins. Eine Mehrfachauswahl in der Kundenliste gibt es nicht — für ganze Bestände nutzt du die Übergabe in Verwaltung → Team & Zugriff.
• KPI-Kacheln filtern nicht. In Kundenliste, Anamnese- und Bedarfsanalyse-Übersicht sind sie reine Anzeigen.
• „Öffnen" in der Anamnese-Liste hat keine eigene Detailseite. Es wählt den Bogen nur aus; gelesen und geändert wird im Bearbeiten-Dialog.
• Kein Bulk-Handling. Mehrere Betreuungen gleichzeitig abschließen oder mehrere Kunden auf einmal verschlagworten bzw. umzuweisen geht nicht.
• Kein CSV-Export der Kundenliste. Exportieren lässt sich nur ein einzelner Kunde als JSON über den DSGVO-Block.
• Der CSV-Import kann keine Schlagworte und keine Portalzugänge. Er überträgt Stammdaten (inkl. Geburtsdatum, Geschlecht und Adresse), aber keine Verläufe, Pläne oder Dokumente aus dem alten System.
• Rohe Ereignistypen im Verlauf. Unter jedem Protokolleintrag steht der technische Code (z. B. client.note_added) statt einer Klartext-Bezeichnung.
• Die Vollseite /clients/new existiert noch, wird aus der Kundenliste aber nicht mehr verlinkt — der Weg führt über den Dialog.