99 – Glossar

Nachschlagewerk für die Begriffe, Rollen und Status-Werte, die dir in nutriam begegnen. Jeder Eintrag nennt das Label, das die Oberfläche zeigt, und wo es hilft zusätzlich den internen Wert aus der Schnittstelle. Wie etwas geht, steht im jeweiligen Kapitel — hier steht nur, was ein Wort bedeutet.

1. Rollen

Das sind die fünf Rollen, die es im System gibt. Die Spalte „Anzeige" ist genau der Text, den nutriam in deinem Profil, in der Team-Liste, in Einladungen und in den Einstellungen zeigt.

Die Rolle steckt an der Einladung: Wer eingeladen wird, bekommt sie mit dem Link zugewiesen und sieht sie auf der Annahmeseite.

Achtung: „Praxis-Admin" ist kein Label mehr. Der interne Wert practice_admin existiert weiter, wird in der Oberfläche aber überall als Team-Admin angezeigt. Und: „Berater" heißt in der App Coach.

2. Grundbegriffe

• Mandant — Ein abgeschlossener Datenraum. Eine Praxis = ein Mandant. Zwischen Mandanten sind die Daten strikt getrennt; du siehst immer nur deinen eigenen.
• Slug — Das Kürzel deines Mandanten im Link. Es steckt in allen öffentlichen Adressen (/t/<slug>/anfrage). Team-Admins ändern es in Verwaltung → Website & Formulare; alte Links gelten danach nicht mehr.
• Eingangsbestätigung — Die automatische E-Mail an eine Person, die dein öffentliches Anfrageformular abgeschickt hat: „Anfrage eingegangen", im Branding deiner Praxis. Sie bestätigt nur den Eingang — deine eigentliche Antwort ersetzt sie nicht. Abschaltbar in Verwaltung → Termine & Buchung.
• Arbeitsbereich — Die eingeloggte Ansicht für Coaches und Team-Admins: links die Navigation, oben die Topbar, rechts der Inhalt. Der Startpunkt ist /workspace.
• Kundenportal — Der Bereich unter /portal/…, den Kund:innen mit der Rolle Kunde sehen. Eigene Navigation, eigene Startseite.
• Mitgliedschaft — Die Verbindung zwischen einer Person und deinem Mandanten samt Rolle. Dein Tarif begrenzt zwei Mengen: aktive Teammitglieder (alle außer Kund:innen) und aktive Kund:innen. Ist eine Grenze erreicht, lehnt nutriam das Anlegen mit einem Hinweis ab.
• Plan-Feature — Ein Baustein, den erst bestimmte Tarife freischalten. Der Katalog kennt appointments, teamInbox, reporting und prioritySupport. Sichtbar wirkt heute nur Reporting: Fehlt das Feature, blendet nutriam den Navigationspunkt aus.
• Heute erledigen — Der Abschnitt auf dem Dashboard mit dem, was gerade ansteht. Gibt es nichts, heißt derselbe Abschnitt Nichts Dringendes.
• Rundgang — Die Einführung, die beim ersten Besuch des Dashboards die Oberfläche abdunkelt und sechs Stellen nacheinander hervorhebt (Spotlight). Startet nur einmal von selbst, nie gleichzeitig mit dem Einrichtungs-Assistenten und nur, wenn die Navigation sichtbar ist (im schmalen Fenster bleibt er aus); jederzeit erneut über das Benutzermenü → Rundgang starten. Gemerkt wird er pro Person am Konto — der Merker übersteht Abmelden und Gerätewechsel.
• Einrichtungs-Assistent — Der Dialog, der beim Erststart über dem Dashboard aufgeht und in drei Schritten durch die Praxisangaben führt. Nur für Admins, und nur solange keine Kundenakte existiert und die Stammdaten unvollständig sind. Später einrichten legt ihn für 30 Tage schlafen.
• Einrichtungs-Checkliste — Die Karte auf dem Dashboard mit den offenen Punkten, nach Thema in Spalten sortiert (Praxis & Belege, Termine, Betreuung, Bibliothek; die Praxis-Punkte sehen nur Admins, den Kalender alle). Im leeren Arbeitsbereich stehen dieselben Spalten, die Punkte formulieren sich nur um („Lege die erste Kundenakte an"). Jedes Thema zählt seinen Fortschritt selbst; Punkte, die als Empfehlung markiert sind (Kalender, Team), zählen nicht mit. Erledigtes klappt am Fuß der Karte auf. Die Karte verschwindet, sobald alle Pflichtpunkte erledigt sind.
• Praxis-Stammdaten vollständig — Praxisname, Absendername, Straße, PLZ, Ort, Land und USt-IdNr oder Steuernummer sind hinterlegt. Genau diese Angaben braucht ein Beleg nach § 14 UStG.
• Antwortadresse für Kunden-Mails — Die Adresse, die als Reply-To in jeder Mail an deine Kund:innen steht: die Support-E-Mail aus Verwaltung → Kontakt, ersatzweise die Rechnungs-E-Mail aus Verwaltung → Abrechnung. Verschickt werden die Mails aus einem Absenderpostfach von nutriam, das niemand liest — ohne Antwortadresse läuft jede Kundenantwort ins Leere.
• Benachrichtigungen — Die Glocke in der Topbar. Ungelesene werden gezählt und live nachgeladen.
• Priorisiert — Filter in der Kundenliste. Er zeigt Kund:innen mit einer offenen Aktion oder offenen Portal-Aufgaben zuerst.
• Wiedervorlage — Ein Button in Nachrichten und Terminen, der sofort eine Team-Aufgabe zum jeweiligen Vorgang anlegt.
• Vertragsbaustein — Ein wiederverwendbarer Textblock aus dem Leistungskatalog, der auf Angebote, Rechnungen oder beides gesetzt wird.

3. Leads und Kund:innen

Lead-Pipeline (Phase im Kanban)

Neu · Qualifiziert · Angebot · Gewonnen · Verloren

Lead-Status

Neu · Kontaktiert · Qualifiziert · Angebot · Gewonnen · Verloren

Phase und Status sind zwei getrennte Felder. Der Status kennt mit Kontaktiert einen Zwischenschritt, den die Pipeline nicht hat.

Kunden-Status

Aktiv · Archiviert

Anamnese-Status

Achtung: Mehr Stufen gibt es nicht. Eine Anamnese ist entweder Entwurf oder abgeschlossen — Zwischenstände wie „Beantwortet" existieren nicht.

Bedarfsanalyse-Status

Archivierte und gelöschte Analysen zählen nicht mehr als „aktuell": Danach zeigt die Kundenakte wieder den Start-Screen für eine neue Analyse.

Abschnitte der Bedarfsanalyse

Biometrische Daten · Körperliche Belastung · Bewegung & Sport · Energiebedarf · Gesundheit · Essverhalten · Trainingsroutine · Ziele

Jeder Abschnitt hat einen eigenen Fortschritt: nicht begonnen, in Bearbeitung oder abgeschlossen.

Werte im Bedarfsrechner — was heißt was

Signal-Pill in der Kundenliste

Jede Kundin und jeder Kunde bekommt genau ein Signal. Die Reihenfolge entscheidet — das erste zutreffende gewinnt.

Achtung: Auf dem Aufgaben-Board heißt dasselbe erste Signal weiterhin Start offen — dort ist es die Betreuungsphase, nicht der Portalzustand der Kundenzeile. Gemeint ist beide Male: der Portalzugang ist aus.

4. Pläne, Einkauf und Rückmeldungen

Plan-Status

Entwurf · Aktiv · Archiviert

Einkaufslisten-Status

Entwurf · Veröffentlicht · Archiviert

Check-in-Status

Eingegangen · Geprüft

Ernährungsprotokoll

Einträge tragen denselben Prüfstand wie Check-ins: Eingegangen · Geprüft.

Erste Schritte (Kundensicht): Solange eine Kund:in noch keinen einzigen Eintrag hat, steht auf ihrer Portal-Startseite eine Karte Erste Schritte mit genau einem Knopf zum ersten Eintrag. Sie verschwindet automatisch mit dem ersten gespeicherten Eintrag — es gibt nichts, was die Praxis dafür schalten müsste.

Lebensmittel-Quellen (BLS / OFF / eigene)

Woher eine Zutat oder Position ihre Nährwerte bezieht — sichtbar als Badge im Rezept-Zutaten-Editor:

• Eigenes Lebensmittel (Food-Item): deine Praxis-Datenbank, Nährwerte pro Einheit, live berechnet.
• BLS: der Bundeslebensmittelschlüssel, die deutsche Referenzdatenbank. Grammbasiert; die Nährwerte übernimmt das Speichern automatisch und friert sie an der Zutat ein.
• Produkt (OFF): geprüfte Markenprodukte aus Open Food Facts (nur Produkte mit belastbaren Nährwertdaten). Mechanik wie BLS.
• Manuell: Freitext ohne Quelle — ohne automatische Nährwerte.

Eingefrorene BLS-/OFF-Werte bleiben stabil, bis sich die Menge der Zutat ändert — dann rechnet das nächste Speichern frisch (siehe 04 – Ernährungspläne).

Laborwerte

Strukturierte Befundwerte in der Kundenakte (Tab Fortschritt): je Wert Parameter, Wert mit Einheit, Messdatum und der Referenzbereich laut Laborbefund (Min/Max oder Referenztext). nutriam dokumentiert nur — es findet keine medizinische Bewertung statt. Im Portal sichtbar gibt einen einzelnen Wert für die Kund:in frei (Standard: nicht sichtbar).

Portal-Aufgaben (Aufgaben für Kund:innen)

Status einer Portal-Aufgabe: open · completed · skipped.

5. Aufgaben, Termine, Nachrichten

Team-Aufgaben — Status

Offen · Erledigt · Ausgeblendet

Team-Aufgaben — Kategorie

Finanzen · Lead · Kunde · Admin

Team-Aufgaben — Herkunft

Manuell · Finanz-Reminder · Lead-Follow-up · Kundeneingaben · Bedarfsanalyse · Kommunikation

Nur Manuell legst du selbst an, den Rest erzeugt nutriam. Zusätzlich hängt jede Aufgabe an einem Kontext: allgemein, Rechnung, Mahnfall, Kunde, Lead oder Nachrichten-Thread.

Termin-Status

Geplant · Bestätigt · Erledigt · Abgesagt · Nicht erschienen

Erledigt und Nicht erschienen setzt du selbst; Abgesagt entsteht auch automatisch, etwa bei einer Absage über das Kundenportal. Diese Pflege ist die Datenbasis der Terminqualität (siehe unten).

Beurteilter Termin

Ein vergangener Termin, dessen Ausgang gepflegt ist — also Erledigt, Abgesagt oder Nicht erschienen. Nur beurteilte Termine zählen in die Quoten der Karte Terminqualität im Reporting (07 – Praxis). Ein vergangener Termin, der noch auf Geplant oder Bestätigt steht, bleibt unbeurteilt und fließt in keine Quote ein.

No-Show-Quote

Anteil der Termine mit Status Nicht erschienen an allen beurteilten Terminen im gewählten Fenster. Entsprechend sind Abschlussquote (Erledigt) und Stornoquote (Abgesagt) gebildet. Steht dort k. A., gibt es im Fenster noch keinen beurteilten Termin — bewusst kein „0 %".

Termin-Typen

Erstgespräch · Follow-up · Coaching · Check-in · Sonstiges

Terminserien

Serien laufen Wöchentlich oder Alle 2 Wochen, mindestens 2 und maximal 26 Termine — der erste zählt mit.

Termin-Format

Keine Angabe · Vor Ort · Video · Telefon

Videoberatung (nutriam)

Ein Video-Termin, dessen Gespräch direkt in nutriam stattfindet statt über einen fremden Dienst (intern videoProvider: nutriam am Termin). Der Meeting-Link zeigt dann auf die eigene Beitrittsseite /video/<Zugangscode>, die ohne Anmeldung funktioniert; beitreten lässt sich ab 10 Minuten vor Beginn bis 15 Minuten nach Ende. Eingerichtet über Verwaltung → Termine & Buchung (08 – Verwaltung), Ablauf in 05 – Kommunikation.

Steht das Format auf Video, ist der Meeting-Link leer und hat die Praxis die automatischen Teams-Links aktiviert, erzeugt nutriam den Link über den verbundenen Microsoft-Kalender der zuständigen Person — siehe 05 – Kommunikation.

Formular am Termin

Status einer termin-gekoppelten Formular-Zuweisung: Ausstehend · Eingereicht. Die Fälligkeit ist immer der Terminbeginn und wandert beim Verschieben mit, solange die Zuweisung offen ist. Zuweisungen entstehen nur für Kundentermine mit Portal-Zugang — bei Lead-Terminen und öffentlichen Buchungen über die Buchungsseite nie.

Nachrichten — Thread-Status

Offen · Geschlossen · Archiviert

Nachrichten — Kontext

Kunde · Lead · Allgemein

Ein Thread hängt an genau einem dieser Kontexte. Verknüpfungen zu Angeboten oder Rechnungen gibt es nicht.

Nachrichten — Richtung

Eingehend · Ausgehend · Intern

Verlaufseinträge in der Kundenakte — Art

Notiz · E-Mail · Telefonat · Nachricht an Kund:in / Nachricht von Kund:in

Die letzten beiden sind dieselbe Art (Portal-Nachricht) — nutriam unterscheidet nur nach Richtung.

Terminnotiz — Notizart

Sitzungsnotiz (session_note) · Ergebnis (outcome) · Follow-up (follow_up)

Die Art wählst du beim Anlegen der Notiz am Termin; sie steht im Notiz-Verlauf des Termins und in der Kundenakte neben der Notiz.

Zustellstatus von Mails und Push

Zugestellt · Fehlgeschlagen · Übersprungen

Dieser Status steht an Terminen, Angeboten und Rechnungen und bezieht sich auf die automatisch verschickten Benachrichtigungen (Kanal E-Mail oder Push).

6. Abrechnung

Angebots-Status

Entwurf · Versendet · Angenommen · Abgelehnt

Rechnungs-Status

Entwurf · Versendet · Teilbezahlt · Bezahlt · Überfällig · Storniert

Ein Entwurf trägt noch keine Belegnummer (Listen und Belegkopf zeigen Entwurf) und lässt sich endgültig löschen. Die fortlaufende Rechnungsnummer vergibt nutriam automatisch beim Ausstellen — ab da ist sie gesperrt und der Beleg festgeschrieben.

Belegnummer und Muster

Die Belegnummer (auf Rechnungen die Rechnungsnummer) ist die fortlaufende, eindeutige Nummer eines Belegs. Ihr Aufbau ist als Muster mit Platzhaltern konfigurierbar (Verwaltung → Abrechnung → Rechnungsnummern, siehe Kapitel 08):

Standard ist {PREFIX}-{JAHR}-{NNNN} (z. B. RE-2026-0007). Der Zähler ist mandantenweit fortlaufend und wird zum Jahreswechsel nicht zurückgesetzt.

Mahnstufen

Auf der Rechnung steht Mahnwesen auf Aktiv oder Inaktiv, dazu Mahnstufe als Level 0–Level 4 und der Reminder-Typ mit dem internen Wert (friendly_reminder, first_notice, second_notice, final_notice). Ein Mahnfall selbst ist intern active, resolved oder cancelled.

Zahlungsmethoden

Überweisung · Bar · Karte · Sonstiges

7. Praxis: Vorlagen und Leistungskatalog

Dokumentvorlagen — Typ

Angebot · Rechnung · Allgemein · Portal · E-Mail

Dokumentvorlagen — Weg

Textvorlage — die Vorlage besteht nur aus Text. Er wird zum Einleitungstext im Beleg-PDF.

PDF-Vorlage (Blöcke) — die Vorlage besteht zusätzlich aus einer Blockliste und lässt sich als eigenes PDF im Praxis-Branding erzeugen. In der Vorlagenliste an der Pill PDF erkennbar.

Blocktypen einer PDF-Vorlage

Überschrift · Absatz · Aufzählung · Tabelle · Hinweiskasten · Seitenumbruch · Abstand

Platzhalter — zwei Schreibweisen

{{client.name}} (doppelte Klammern) im Text von Angebots- und Rechnungsvorlagen; Unbekanntes verschwindet spurlos.

{Vorname} (einfache Klammern) in PDF-Vorlagen und den Beleg-Textblöcken; Unbekanntes bleibt wörtlich stehen. {Datum} und {Praxis} füllt nutriam selbst.

Produkt- und Pakettypen

Einmalig · Coaching · Paket · Individuell

Preisregeln — Art

Rabatt % · Rabatt fix · Set total

Preisregeln — Bezug

Produkt · Paket

Vertragsbausteine — Anwendung

Angebot · Rechnung · Beides

Eigene Formulare

Fragetypen: Kurztext (short_text), Langtext (long_text), Einfachauswahl (single_choice), Mehrfachauswahl (multi_choice), Skala (scale, immer ab 1), Ja / Nein (boolean), Zahl (number). Eine Zuweisung steht auf pending oder submitted.

8. Verwaltung, Abo und Nachweise

Mitgliedschaft im Team

Aktiv · Pausiert · Entzogen

Einladungen

Intern pending, accepted, revoked, expired. In der Team-Seite siehst du die offenen Einladungen mit Ablaufdatum; erneut senden geht bei offenen und abgelaufenen, zurückziehen nur bei offenen.

Abo-Status

Abo-Rechnungen von nutriam

Die Rechnungen, die nutriam an deine Praxis stellt (Abo-Seite, Karte Rechnungen) — nicht zu verwechseln mit deinen eigenen Rechnungen an Kund:innen unter /invoices:

Belegnummern folgen dem Schema RE-{Jahr}-{laufende Nummer}.

Rechtsdokumente

Geführt werden AGB, Auftragsverarbeitung (AVV) und Datenschutz. Beim Onboarding sind AGB und AVV verpflichtend. Jede Zustimmung hängt an einer Version; unter Rechtliche Zustimmungen siehst du je Dokument, wer wann zugestimmt hat und ob die Version noch aktuell ist. Als Quelle steht dort Onboarding oder Erneute Bestätigung.

Datenexport

Es gibt zwei, und sie sind nicht dasselbe:

Details in 10 – Datenschutz.

9. Pfade im Überblick

Häufige Fragen

„Heiße ich jetzt Berater, Coach oder Advisor?"
In der App steht überall Coach. „Berater" ist alte Sprache, advisor ist nur der interne Wert in der Schnittstelle.

„Wo ist der Unterschied zwischen Lead-Phase und Lead-Status?"
Die Phase ist die Spalte im Kanban und kennt fünf Werte. Der Status ist ein eigenes Feld mit einem zusätzlichen Schritt, Kontaktiert. Details in 02 – Leads und Akquise.

„Warum steht bei einer Kundin Portal aus, obwohl sie schon Daten geliefert hat?"
Weil Portal aus nur eines prüft: Der Portalzugang ist nicht aktiv. Sobald du ihn freischaltest, springt das Signal auf die nächste zutreffende Stufe. Auf dem Aufgaben-Board heißt dieselbe Stufe Start offen.

„Meine Anamnese steht auf Entwurf, obwohl alles ausgefüllt ist — Fehler?"
Nein. Es gibt nur Entwurf und Abgeschlossen. Der Wechsel passiert erst, wenn du sie ausdrücklich abschließt.

„Was heißt Übersprungen beim Zustellstatus?"
Dass nutriam die Mail bewusst nicht verschickt hat — zum Beispiel weil keine Empfängeradresse hinterlegt war. Es ist kein Fehler, aber auch keine Zustellung.

„Warum sehe ich den Punkt Reporting nicht?"
Reporting ist an ein Plan-Feature gebunden. Enthält dein Tarif es nicht, blendet nutriam den Punkt aus. Siehe 08 – Verwaltung.

„Kann ich meinen Slug in der öffentlichen Adresse ändern?"
Nein. Er gehört zum Mandanten, in der Verwaltung gibt es kein Feld dafür. Mehr dazu in 09 – Öffentliche Kanäle.

„Wo finde ich die Begriffe aus dem Kundenportal?"
Im Portal-Handbuch. Dieses Glossar erklärt die Coach-Sicht.

Was hier noch fehlt

• Reporting-Kennzahlen. Die Begriffe der Auswertungen (Kohorten, wiederkehrender Umsatz, Bewegungen) sind hier noch nicht erklärt.
• Protokoll-Ereignisarten. Welche Aktionen im Aktivitätsprotokoll landen und wie sie heißen, fehlt noch.
• Suchbarkeit. Als Markdown-Datei lässt sich das Glossar nur mit der Browser-Suche durchsuchen. Ein Stichwort-Index wäre hilfreich.