99 – Glossar
Nachschlagewerk für die Begriffe, Rollen und Status-Werte, die dir in nutriam begegnen. Jeder Eintrag nennt das Label, das die Oberfläche zeigt, und wo es hilft zusätzlich den internen Wert aus der Schnittstelle. Wie etwas geht, steht im jeweiligen Kapitel — hier steht nur, was ein Wort bedeutet.
1. Rollen
Das sind die fünf Rollen, die es im System gibt. Die Spalte „Anzeige" ist genau der Text, den nutriam in deinem Profil, in der Team-Liste, in Einladungen und in den Einstellungen zeigt.
| Anzeige | Interner Wert | Wofür die Rolle da ist |
|---|---|---|
| Berater:in | advisor |
Tagesgeschäft: Leads, Kund:innen, Anamnese, Bedarfsanalyse, Pläne, Termine, Nachrichten, Abrechnung |
| Team-Admin | team_admin, practice_admin |
Alles, was Berater:innen können, plus Team, Stammdaten, Abo, rechtliche Zustimmungen, Datenexport |
| Kund:in | client |
Kundenportal — siehe Portal-Handbuch |
| Plattform-Admin | platform_admin |
Betreiberrolle von nutriam, arbeitet unter /platform/… |
| Support-Admin | support_admin |
Betreiberrolle von nutriam für Support-Fälle |
Die Rolle steckt an der Einladung: Wer eingeladen wird, bekommt sie mit dem Link zugewiesen und sieht sie auf der Annahmeseite.
Achtung: „Praxis-Admin" ist kein Label mehr. Der interne Wert
practice_adminexistiert weiter, wird in der Oberfläche aber überall als Team-Admin angezeigt. Und: Die frühere Bezeichnung Coach heißt in der App jetzt Berater:in.
2. Grundbegriffe
- Mandant — Ein abgeschlossener Datenraum. Eine Praxis = ein Mandant. Zwischen Mandanten sind die Daten strikt getrennt; du siehst immer nur deinen eigenen.
- Slug — Das Kürzel deines Mandanten im Link. Es steckt in allen
öffentlichen Adressen (
/t/<slug>/anfrage). Team-Admins ändern es in Verwaltung → Website & Formulare; alte Links gelten danach nicht mehr. - Eingangsbestätigung — Die automatische E-Mail an eine Person, die dein öffentliches Anfrageformular abgeschickt hat: „Anfrage eingegangen", im Branding deiner Praxis. Sie bestätigt nur den Eingang — deine eigentliche Antwort ersetzt sie nicht. Abschaltbar in Verwaltung → Termine & Buchung.
- Arbeitsbereich: Die eingeloggte Ansicht für Berater:innen und Team-Admins:
links die Navigation, oben die Topbar, rechts der Inhalt. Der Startpunkt
ist
/workspace. - Kundenportal — Der Bereich unter
/portal/…, den Kund:innen mit der Rolle Kund:in sehen. Eigene Navigation, eigene Startseite. - Portalbereiche — Die Menüpunkte des Kundenportals. Neun davon schaltet die Praxis für alle unter Verwaltung → Portal-Bereiche; in der Kundenakte (Kundenportal · Sichtbare Bereiche) lassen sich dieselben neun plus Tagebuch und Mein Plan für eine einzelne Kund:in ausblenden, außerdem getrennt Kalorien sowie Makros und Nährstoffe im ganzen Portal. Die Akte kann nur weiter einschränken, nie etwas zurückholen, was die Praxis für alle abgeschaltet hat.
- Mitgliedschaft — Die Verbindung zwischen einer Person und deinem Mandanten samt Rolle. Dein Tarif begrenzt zwei Mengen: aktive Teammitglieder (alle außer Kund:innen) und aktive Kund:innen. Ist eine Grenze erreicht, lehnt nutriam das Anlegen mit einem Hinweis ab.
- Team-Verzeichnis — Die schlanke Namensliste deines Teams (Name, Rolle,
aktiv ja oder nein; ohne E-Mail und ohne Kund:innen-Konten), die jede
Team-Rolle bekommt, auch Berater:innen. Daraus stammen die Namen in
Zuweisungsfeldern wie Zuständig oder Zuständige Berater:in. Die volle
Mitgliederliste mit E-Mail sehen nur Team-Admins (Schnittstelle:
GET /api/users/directory). - Plan-Feature — Ein Baustein, den erst bestimmte Tarife freischalten.
Der Katalog kennt
appointments,teamInbox,reportingundprioritySupport. Sichtbar wirkt heute nur Reporting: Fehlt das Feature, blendet nutriam den Navigationspunkt aus. - Heute erledigen — Der Abschnitt auf dem Dashboard mit dem, was gerade ansteht. Gibt es nichts, heißt derselbe Abschnitt Nichts Dringendes.
- Wartet auf dich — Die Karte rechts oben auf dem Berater-Dashboard: Gespräche, die auf eine Antwort warten, Sequenz-Nachrichten zur Freigabe, überfällige Rechnungen und offene Team-Aufgaben, je mit Link auf die passende Liste. Portal-Aufgaben stehen bewusst nicht darin, dort wartet die Praxis auf die Kund:in.
- Rundgang — Die Einführung, die beim ersten Besuch des Dashboards die Oberfläche abdunkelt und sechs Stellen nacheinander hervorhebt (Spotlight). Startet nur einmal von selbst, nie gleichzeitig mit dem Einrichtungs-Assistenten und nur, wenn die Navigation sichtbar ist (im schmalen Fenster bleibt er aus); jederzeit erneut über das Benutzermenü → Rundgang starten. Gemerkt wird er pro Person am Konto — der Merker übersteht Abmelden und Gerätewechsel.
- Einrichtungs-Assistent — Der Dialog, der beim Erststart über dem Dashboard aufgeht und in drei Schritten durch die Praxisangaben führt. Nur für Admins, und nur solange keine Kundenakte existiert und die Stammdaten unvollständig sind. Später einrichten legt ihn für 30 Tage schlafen.
- Einrichtungs-Checkliste — Die Zeile oben auf dem Dashboard mit dem nächsten offenen Einrichtungsschritt. Alle Schritte klappt die offenen Punkte auf, nach Thema in Spalten sortiert (Praxis & Belege, Termine, Betreuung, Bibliothek; die Praxis-Punkte sehen nur Admins, den Kalender alle). Im leeren Arbeitsbereich stehen dieselben Spalten, die Punkte formulieren sich nur um („Lege die erste Kundenakte an"). Jedes Thema zählt seinen Fortschritt selbst; Punkte, die als Empfehlung markiert sind (Kalender, Team), zählen nicht mit. Erledigtes klappt am Fuß der Liste auf. Beim Erststart ist die Liste aufgeklappt. Sie verschwindet, sobald alle Pflichtpunkte erledigt sind.
- Praxis-Stammdaten vollständig — Praxisname, Absendername, Straße, PLZ, Ort, Land und USt-IdNr oder Steuernummer sind hinterlegt. Genau diese Angaben braucht ein Beleg nach § 14 UStG.
- Antwortadresse für Kunden-Mails — Die Adresse, die als Reply-To in jeder Mail an deine Kund:innen steht: die Support-E-Mail aus Verwaltung → Kontakt, ersatzweise die Rechnungs-E-Mail aus Verwaltung → Abrechnung. Verschickt werden die Mails aus einem Absenderpostfach von nutriam, das niemand liest — ohne Antwortadresse läuft jede Kundenantwort ins Leere.
- Benachrichtigungen — Die Glocke in der Topbar. Ungelesene werden gezählt und live nachgeladen.
- Priorisiert — Filter in der Kundenliste. Er zeigt Kund:innen mit einer offenen Aktion oder offenen Portal-Aufgaben zuerst.
- Wiedervorlage — Ein Button in Nachrichten und Terminen, der sofort eine Team-Aufgabe zum jeweiligen Vorgang anlegt.
- Vertragsbaustein — Ein wiederverwendbarer Textblock aus dem Leistungskatalog, der auf Angebote, Rechnungen oder beides gesetzt wird.
3. Leads und Kund:innen
Lead oder Kund:in
Ein Lead ist ein Erstkontakt: jemand hat angefragt oder einen Termin gebucht, ist aber noch keine Kund:in. Ein Lead hat keine Kundenakte, keine Anamnese und keinen Portalzugang. Konvertieren macht aus dem Lead eine Kund:in: nutriam legt die Kundenakte an und nimmt Termine, Nachrichten, Dokumente und Angebote mit. Details in 02 – Leads und Akquise, Abschnitt 8.
Lead-Pipeline (Phase im Kanban)
Neu · Qualifiziert · Angebot · Gewonnen · Verloren
Lead-Status
Neu · Kontaktiert · Qualifiziert · Angebot · Gewonnen · Verloren
Phase und Status sind zwei getrennte Felder. Der Status kennt mit Kontaktiert einen Zwischenschritt, den die Pipeline nicht hat.
Kunden-Status
Aktiv · Archiviert
Anamnese-Status
| Anzeige | Interner Wert |
|---|---|
| Entwurf | draft |
| Abgeschlossen | completed |
Achtung: Mehr Stufen gibt es nicht. Eine Anamnese ist entweder Entwurf oder abgeschlossen — Zwischenstände wie „Beantwortet" existieren nicht.
Bedarfsanalyse-Status
| Anzeige | Interner Wert |
|---|---|
| Entwurf | draft |
| In Bearbeitung | in_progress |
| Abgeschlossen | completed |
| Archiviert | archived |
| Gelöscht | deleted |
Archivierte und gelöschte Analysen zählen nicht mehr als „aktuell": Danach zeigt die Kundenakte wieder den Start-Screen für eine neue Analyse.
Abschnitte der Bedarfsanalyse
Biometrische Daten · Körperliche Belastung · Bewegung & Sport ·
Energiebedarf · Gesundheit · Essverhalten · Trainingsroutine ·
Ziele
Jeder Abschnitt hat einen eigenen Fortschritt: nicht begonnen, in Bearbeitung oder abgeschlossen.
Werte im Bedarfsrechner — was heißt was
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Referenzwert | Orientierungsgröße der DGE für die tägliche Zufuhr, mit Sicherheitszuschlag über dem durchschnittlichen Bedarf. Kein persönlicher Bedarf — eine Unterschreitung ist noch kein Mangel |
| Empfohlene Zufuhr | Kategorie der DGE, wenn der Bedarf bekannt ist (Eisen, Zink, Jod, Calcium, Riboflavin, Folat) |
| Schätzwert | Kategorie der DGE, wenn der Bedarf nicht genau bestimmbar ist (Selen, Magnesium, Vitamin D, Vitamin B12) — ausdrücklich keine Empfehlung |
| Grundumsatz (BMR) | Verbrauch in völliger Ruhe; liefern Mifflin-St. Jeor, Schofield und Harris-Benedict |
| Ruheenergieverbrauch (REE) | Rund 10 % über dem Grundumsatz; liefert Müller / DGE |
| PAL | Faktor für die körperliche Aktivität; Gesamtumsatz = Grundumsatz × PAL |
| Zielwert | Nur bei kcal und Makros gebräuchlich: eine gesetzte Vorgabe der Beratung (z. B. Defizit). Für Mikronährstoffe ist der Begriff falsch — dort gelten Referenzwerte |
Signal-Pill in der Kundenliste
Jede Kundin und jeder Kunde bekommt genau ein Signal. Die Reihenfolge entscheidet — das erste zutreffende gewinnt.
| Signal | Bedeutung |
|---|---|
| Portal aus | Der Portalzugang ist noch nicht aktiv |
| Praxis aktiv | Offene Portal-Aufgabe zu Plan, Tagebuch oder Check-in |
| Routine läuft | Es kamen schon Tagebuch-Einträge oder Check-ins |
| Praxis bereit | Aktiver Plan da, aber noch keine Rückmeldungen |
| Wissen bereit | Portal offen, kein aktiver Plan, nichts zurückgekommen |
Achtung: Auf dem Aufgaben-Board heißt dasselbe erste Signal weiterhin Start offen — dort ist es die Betreuungsphase, nicht der Portalzustand der Kundenzeile. Gemeint ist beide Male: der Portalzugang ist aus.
4. Pläne, Einkauf und Rückmeldungen
Plan-Status
Entwurf · Aktiv · Archiviert
Einkaufslisten-Status
Entwurf · Veröffentlicht · Archiviert
Check-in-Status
Eingegangen · Geprüft
Ernährungsprotokoll
Einträge tragen denselben Prüfstand wie Check-ins: Eingegangen · Geprüft.
Trägt die Beratung einen Eintrag selbst nach (Nacherfassung in der Akte,
etwa aus einem Papierprotokoll), steht er sofort auf Geprüft.
- Nacherfassung — Der Dialog im Tagebuch-Tab der Akte, mit dem die Beratung Mahlzeiten für eine Kund:in einträgt.
- Blattimport — Der optionale KI-Schritt darin: ein Foto oder PDF des handschriftlichen Protokolls wird gelesen und Mahlzeit für Mahlzeit in die Maske übernommen. Steht bereit, solange die KI-Erkennung der Praxis eingeschaltet ist (Standard; abschalten lässt sie die Praxis über den nutriam-Support). Braucht die Einwilligung der Kund:in, die die Praxis einholt und einmal je Kund:in bestätigt (Akte, Tab Übersicht, Karte Einwilligungen; dieselbe Bestätigung gilt für den Befundimport). Eine eigene KI-Einwilligung der Beratung gibt es dafür nicht. Das Foto speichert nutriam nicht.
- Protokollauftrag — Zeitraum und optional Wochentage, an denen die Kund:in im Portal protokollieren darf. Nach dem Ende ist das Protokoll dort nur noch lesbar. Gesetzt in der Akte, Übersicht.
Erste Schritte (Kundensicht): Solange eine Kund:in noch keinen einzigen Eintrag hat, steht auf ihrer Portal-Startseite eine Karte Erste Schritte mit genau einem Knopf zum ersten Eintrag. Sie verschwindet automatisch mit dem ersten gespeicherten Eintrag — es gibt nichts, was die Praxis dafür schalten müsste.
Lebensmittel-Quellen (BLS / OFF / eigene)
Woher eine Zutat oder Position ihre Nährwerte bezieht — sichtbar als Badge im Rezept-Zutaten-Editor:
- Eigenes Lebensmittel (Food-Item): deine Praxis-Datenbank, Nährwerte pro Einheit, live berechnet.
- BLS: der Bundeslebensmittelschlüssel, die deutsche Referenzdatenbank. Grammbasiert; die Nährwerte übernimmt das Speichern automatisch und friert sie an der Zutat ein.
- Produkt (OFF): geprüfte Markenprodukte aus Open Food Facts (nur Produkte mit belastbaren Nährwertdaten). Mechanik wie BLS.
- Manuell: Freitext ohne Quelle — ohne automatische Nährwerte.
Eingefrorene BLS-/OFF-Werte bleiben stabil, bis sich die Menge der Zutat ändert — dann rechnet das nächste Speichern frisch (siehe 04 – Ernährungspläne).
Laborwerte
Strukturierte Befundwerte in der Kundenakte (Tab Laborwerte): je Wert
Parameter, Wert mit Einheit, Messdatum und der Referenzbereich laut
Laborbefund (Min/Max oder Referenztext). nutriam dokumentiert nur — es
findet keine medizinische Bewertung statt. Im Portal sichtbar gibt einen
einzelnen Wert für die Kund:in frei (Standard: nicht sichtbar). Der
Parameterkatalog (gruppierte Auswahl, u. a. Fettsäuren und Messwerte aus
der Praxis) belegt Name und Einheit vor, kennt aber keine Referenz- oder
Zielwerte; Labor / Quelle hält fest, von welchem Labor der Befund stammt.
Portal-Aufgaben (Aufgaben für Kund:innen)
| Kategorie | Anzeige |
|---|---|
food_diary |
Ernährungsprotokoll |
check_in |
Check-in |
document |
Dokument |
plan_acknowledgement |
Plan |
general |
Allgemein |
Status einer Portal-Aufgabe: open · completed · skipped.
Zustimmungen (eigene Texte der Praxis)
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Art | Einwilligung (widerrufbar), Vereinbarung (kein Widerruf im Portal), Information (nur „gelesen") |
| Fassung | Jeder gespeicherte Wortlaut mit eigener Prüfsumme; Bearbeiten legt eine neue an |
| Stand | pending offen · granted zugestimmt · declined abgelehnt · acknowledged gelesen · withdrawn widerrufen |
| Automatisch anfragen | Standardtext: geht beim nächsten Öffnen des Portals an jede Kund:in, die ihn noch nie bekommen hat |
| Pflicht vor der Portalnutzung | Ohne Zustimmung zu diesem Text kann die Kund:in im Portal lesen und schreiben, aber nichts eintragen |
| Formular wartet | Ein zugewiesenes Formular ist im Portal gesperrt, bis die Kund:in dem gewählten Text zugestimmt hat |
5. Aufgaben, Termine, Nachrichten
Team-Aufgaben — Status
Offen · Erledigt · Ausgeblendet
Team-Aufgaben — Kategorie
Finanzen · Lead · Kund:in · Admin
Team-Aufgaben — Herkunft
Manuell · Finanz-Reminder · Lead-Follow-up · Kundeneingaben ·
Bedarfsanalyse · Kommunikation
Nur Manuell legst du selbst an, den Rest erzeugt nutriam. Zusätzlich hängt jede Aufgabe an einem Kontext: allgemein, Rechnung, Mahnfall, Kund:in, Lead oder Nachrichten-Thread.
Termin-Status
Geplant · Bestätigt · Erledigt · Abgesagt · Nicht erschienen
Erledigt und Nicht erschienen setzt du selbst; Abgesagt entsteht auch
automatisch, etwa bei einer Absage über das Kundenportal. Diese Pflege ist
die Datenbasis der Terminqualität (siehe unten).
Beurteilter Termin
Ein vergangener Termin, dessen Ausgang gepflegt ist — also Erledigt,
Abgesagt oder Nicht erschienen. Nur beurteilte Termine zählen in die
Quoten der Karte Terminqualität im Reporting
(07 – Praxis). Ein vergangener Termin, der
noch auf Geplant oder Bestätigt steht, bleibt unbeurteilt und fließt in
keine Quote ein.
No-Show-Quote
Anteil der Termine mit Status Nicht erschienen an allen beurteilten
Terminen im gewählten Fenster. Entsprechend sind Abschlussquote
(Erledigt) und Stornoquote (Abgesagt) gebildet. Steht dort k. A.,
gibt es im Fenster noch keinen beurteilten Termin — bewusst kein „0 %".
Termin-Typen
Erstgespräch · Follow-up · Beratung · Check-in · Sonstiges
Terminserien
Serien laufen Wöchentlich oder Alle 2 Wochen, mindestens 2 und maximal
26 Termine — der erste zählt mit.
Termin-Format
Keine Angabe · Vor Ort · Video · Telefon
Videoberatung (nutriam)
Ein Video-Termin, dessen Gespräch direkt in nutriam stattfindet statt über
einen fremden Dienst (intern videoProvider: nutriam am Termin). Der
Meeting-Link zeigt dann auf die eigene Beitrittsseite
/video/<Zugangscode>, die ohne Anmeldung funktioniert; beitreten lässt
sich ab 10 Minuten vor Beginn bis 15 Minuten nach Ende. Eingerichtet über
Verwaltung → Termine & Buchung (08 – Verwaltung),
Ablauf in 05 – Kommunikation.
Steht das Format auf Video, ist der Meeting-Link leer und hat die Praxis
die automatischen Teams-Links aktiviert, erzeugt nutriam den Link über den
verbundenen Microsoft-Kalender der zuständigen Person — siehe
05 – Kommunikation.
Formular am Termin
Status einer termin-gekoppelten Formular-Zuweisung: Ausstehend ·
Eingereicht. Die Fälligkeit ist immer der Terminbeginn und wandert beim
Verschieben mit, solange die Zuweisung offen ist. Zuweisungen entstehen nur
für Kundentermine mit Portal-Zugang — bei Lead-Terminen und öffentlichen
Buchungen über die Buchungsseite nie.
Nachrichten — Thread-Status
Offen · Geschlossen · Archiviert
Nachrichten — Kontext
Kund:in · Lead · Allgemein
Ein Thread hängt an genau einem dieser Kontexte. Verknüpfungen zu Angeboten oder Rechnungen gibt es nicht.
Nachrichten — Richtung
Eingehend · Ausgehend · Intern
Verlaufseinträge in der Kundenakte — Art
Notiz · E-Mail · Telefonat · Nachricht an Kund:in /
Nachricht von Kund:in
Die letzten beiden sind dieselbe Art (Portal-Nachricht) — nutriam unterscheidet nur nach Richtung.
Terminnotiz — Notizart
Sitzungsnotiz (session_note) · Ergebnis (outcome) · Follow-up
(follow_up)
Die Art wählst du beim Anlegen der Notiz am Termin; sie steht im Notiz-Verlauf des Termins und in der Kundenakte neben der Notiz.
Termindokumentation — die vier Felder
Themen vom letzten Mal · Besprochenes · Hausaufgaben · Ziele fürs nächste Mal
Eine Sitzungsnotiz mit fester Gliederung, die du im Tab Termine der Kundenakte je Termin anlegst und fortschreibst. Das erste Feld übernimmt die Ziele des zuletzt dokumentierten Termins.
Zustellstatus von Mails und Push
Zugestellt · Fehlgeschlagen · Übersprungen
Dieser Status steht an Terminen, Angeboten und Rechnungen und bezieht sich
auf die automatisch verschickten Benachrichtigungen (Kanal E-Mail oder
Push).
6. Abrechnung
Angebots-Status
Entwurf · Versendet · Angenommen · Abgelehnt
Altangebot
Ein Angebot einer regelbesteuerten Praxis, bei dem keine Position eine Steuerkategorie trägt. Gespeichert wurde es, bevor Angebote die Umsatzsteuer je Position führten, oder als die Praxis noch Kleinunternehmer war (Wechsel auf Regelbesteuerung danach). Sein Betrag enthält keine Umsatzsteuer. Einmal neu gespeichert, rechnet es mit Umsatzsteuer wie jedes neue Angebot. Details in 06 – Abrechnung, Abschnitt 4.
Befreiungsgrund
Der Grund der Steuerbefreiung, den Angebote und Rechnungen unter steuerfreien Positionen nennen, z. B. „Steuerfreie Heilbehandlung nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG". Team-Admins wählen ihn in Verwaltung → Abrechnung. Er steht auch in der E-Rechnung (BT-120), und eine ausgestellte Rechnung behält ihn. Details in Kapitel 06, Abschnitt 3.
Rechnungs-Status
Entwurf · Versendet · Teilbezahlt · Bezahlt · Überfällig ·
Storniert
Ein Entwurf trägt noch keine Belegnummer (Listen und Belegkopf zeigen Entwurf) und lässt sich endgültig löschen. Die fortlaufende Rechnungsnummer vergibt nutriam automatisch beim Ausstellen — ab da ist sie gesperrt und der Beleg festgeschrieben.
Versendet heißt bei Rechnungen „ausgestellt“. Das gilt auch, wenn du die Rechnung ohne E-Mail ausgestellt hast, etwa weil du sie persönlich übergibst. Ob und wann wirklich eine Mail rausging, auch beim erneuten Senden, zeigt die Karte Versand / E-Mail-Zustellung auf der Rechnungs-Detailseite.
Belegnummer und Muster
Die Belegnummer (auf Rechnungen die Rechnungsnummer) ist die fortlaufende, eindeutige Nummer eines Belegs. Ihr Aufbau ist als Muster mit Platzhaltern konfigurierbar (Verwaltung → Abrechnung → Rechnungsnummern, siehe Kapitel 08):
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
{PREFIX} / {PRÄFIX} |
das Präfix, z. B. RE |
{JAHR} / {YEAR} |
Jahr, vierstellig |
{JJ} / {YY} |
Jahr, zweistellig |
{MM} |
Monat |
{NNNN} |
fortlaufender Zähler (Pflicht; Stellenzahl = Anzahl der N) |
Standard ist {PREFIX}-{JAHR}-{NNNN} (z. B. RE-2026-0007). Der Zähler ist
mandantenweit fortlaufend und wird zum Jahreswechsel nicht zurückgesetzt.
Mahnstufen
| Stufe | Bezeichnung im Mail-Betreff |
|---|---|
| 1 | Zahlungserinnerung |
| 2 | Erste Mahnung |
| 3 | Zweite Mahnung |
| 4 | Letzte Mahnung |
Auf der Rechnung steht Mahnwesen auf Aktiv oder Inaktiv, dazu
Mahnstufe als Level 0–Level 4 und der Reminder-Typ mit dem
internen Wert (friendly_reminder, first_notice, second_notice,
final_notice). Ein Mahnfall selbst ist intern active, resolved oder
cancelled.
Zahlungsmethoden
Überweisung · Bar · Karte · Sonstiges
7. Praxis: Vorlagen und Leistungskatalog
Dokumentvorlagen — Typ
Angebot · Rechnung · Allgemein · Portal · E-Mail
Dokumentvorlagen — Weg
Textvorlage — die Vorlage besteht nur aus Text. Er wird zum Einleitungstext im Beleg-PDF.
PDF-Vorlage (Blöcke) — die Vorlage besteht zusätzlich aus einer Blockliste und lässt sich als eigenes PDF im Praxis-Branding erzeugen. In der Vorlagenliste an der Pill PDF erkennbar.
Blocktypen einer PDF-Vorlage
Überschrift · Absatz · Aufzählung · Tabelle · Hinweiskasten ·
Seitenumbruch · Abstand
Platzhalter — zwei Schreibweisen
{{client.name}} (doppelte Klammern) im Text von Angebots- und
Rechnungsvorlagen; Unbekanntes verschwindet spurlos.
{Vorname} (einfache Klammern) in PDF-Vorlagen und den Beleg-Textblöcken;
Unbekanntes bleibt wörtlich stehen. {Datum} und {Praxis} füllt nutriam
selbst.
Produkt- und Pakettypen
Einmalig · Beratung · Paket · Individuell
Preisregeln — Art
Rabatt % · Rabatt fix · Set total
Preisregeln — Bezug
Produkt · Paket
Vertragsbausteine — Anwendung
Angebot · Rechnung · Beides
Eigene Formulare
Fragetypen: Kurztext (short_text), Langtext (long_text),
Einfachauswahl (single_choice), Mehrfachauswahl (multi_choice),
Skala (scale, immer ab 1), Ja / Nein (boolean), Zahl (number).
Eine Zuweisung steht auf pending oder submitted.
8. Verwaltung, Abo und Nachweise
Mitgliedschaft im Team
Aktiv · Pausiert · Entzogen
Einladungen
Intern pending, accepted, revoked, expired. In der Team-Seite siehst
du die offenen Einladungen mit Ablaufdatum; erneut senden geht bei offenen
und abgelaufenen, zurückziehen nur bei offenen.
Abo-Status
| Anzeige | Interner Wert |
|---|---|
| Aktiv | active |
| Testphase | trialing |
| Zahlung offen | past_due |
| Checkout läuft | checkout_pending |
| Beendet | canceled |
| Abgelaufen | expired |
| Kein Account | – |
Abo-Rechnungen von nutriam
Die Rechnungen, die nutriam an deine Praxis stellt (Abo-Seite, Karte
Rechnungen) — nicht zu verwechseln mit deinen eigenen Rechnungen an
Kund:innen unter /invoices:
| Anzeige | Bedeutung |
|---|---|
| Bezahlt | issued — Rechnung ist ausgestellt und bereits beglichen |
| Storniert | reversed — Original wurde durch eine Stornorechnung aufgehoben |
| Storno | die Stornorechnung selbst (negative Beträge, eigene Nummer) |
Belegnummern folgen dem Schema RE-{Jahr}-{laufende Nummer}.
Rechtsdokumente
Geführt werden AGB, Auftragsverarbeitung (AVV) und Datenschutz. Beim Onboarding sind AGB und AVV verpflichtend. Jede Zustimmung hängt an einer Version; unter Rechtliche Zustimmungen siehst du je Dokument, wer wann zugestimmt hat und ob die Version noch aktuell ist. Als Quelle steht dort Onboarding oder Erneute Bestätigung.
Datenexport
Es gibt zwei, und sie sind nicht dasselbe:
| Export | Wo | Umfang |
|---|---|---|
| Kundendaten exportieren (JSON) | Kundenakte | Eine Person, für die Auskunft nach Art. 15 |
| Daten exportieren | Einstellungen | Alle Mandantendaten, Art. 20 — nur Team-Admins |
Details in 10 – Datenschutz.
9. Pfade im Überblick
| Bereich | Pfad |
|---|---|
| Dashboard | /workspace |
| Leads | /leads |
| Kund:innen | /clients |
| Anamnese | /anamneses |
| Bedarfsanalyse | /needs-assessments |
| Pläne | /plans |
| Einkaufslisten | /shopping-lists |
| Fortschritt | /progress |
| Termine | /appointments |
| Nachrichten | /communications |
| Aufgaben | /tasks |
| Dokumente | /documents |
| Rezepte | /recipes |
| Lebensmittel | /foods |
| Leistungskatalog | /service-catalog |
| Angebote | /offers |
| Rechnungen | /invoices |
| Zahlungen | /payments |
| Reporting | /reporting |
| Protokoll | /verwaltung/protokoll |
| Einstellungen | /verwaltung |
| Team | /verwaltung/team |
| Rechtliche Zustimmungen | /verwaltung/rechtliches |
| Abo & Testphase | /verwaltung/abo |
| Eigenes Profil | /profile |
| Kundenportal | /portal/… |
| Öffentliches Anfrageformular | /t/<slug>/anfrage |
| Öffentliche Terminbuchung | /t/<slug>/termin |
Häufige Fragen
„Heiße ich jetzt Berater:in, Coach oder Advisor?"
In der App steht Berater:in, in der Mehrzahl Berater:innen.
„Coach" war die frühere Bezeichnung, advisor ist nur der interne Wert in
der Schnittstelle. Ausnahme ist das
Kundenportal: Dort nennt nutriam deine Praxis mit ihrem Praxis- oder
Markennamen aus den Stammdaten, ohne Namen neutral „deine Beratung". Von
„Coach" oder „Coach-Team" lesen deine Kund:innen nichts.
„Wo ist der Unterschied zwischen Lead-Phase und Lead-Status?"
Die Phase ist die Spalte im Kanban und kennt fünf Werte. Der Status ist ein
eigenes Feld mit einem zusätzlichen Schritt, Kontaktiert. Details in
02 – Leads und Akquise.
„Warum steht bei einer Kundin Portal aus, obwohl sie schon Daten
geliefert hat?"
Weil Portal aus nur eines prüft: Der Portalzugang ist nicht aktiv. Sobald
du ihn freischaltest, springt das Signal auf die nächste zutreffende Stufe.
Auf dem Aufgaben-Board heißt dieselbe Stufe Start offen.
„Meine Anamnese steht auf Entwurf, obwohl alles ausgefüllt ist — Fehler?"
Nein. Es gibt nur Entwurf und Abgeschlossen. Der Wechsel passiert erst,
wenn du sie ausdrücklich abschließt.
„Was heißt Übersprungen beim Zustellstatus?"
Dass nutriam die Mail bewusst nicht verschickt hat — zum Beispiel weil keine
Empfängeradresse hinterlegt war. Es ist kein Fehler, aber auch keine
Zustellung.
„Warum sehe ich den Punkt Reporting nicht?"
Reporting ist an ein Plan-Feature gebunden. Enthält dein Tarif es nicht,
blendet nutriam den Punkt aus. Siehe 08 – Verwaltung.
„Kann ich meinen Slug in der öffentlichen Adresse ändern?"
Ja. Beim Anlegen des Teams wählst du ihn mit Vorschau der Adresse, später
ändern Team-Admins ihn unter Verwaltung → Website & Formulare (Feld
Kürzel (Slug) ändern). Nach einer Änderung gelten sofort neue Adressen,
alte Links laufen ins Leere. Mehr dazu in
09 – Öffentliche Kanäle.
„Wo finde ich die Begriffe aus dem Kundenportal?"
Im Portal-Handbuch. Dieses Glossar erklärt
die Sicht der Praxis.
Was hier noch fehlt
- Reporting-Kennzahlen. Die Begriffe der Auswertungen (Kohorten, wiederkehrender Umsatz, Bewegungen) sind hier noch nicht erklärt.
- Protokoll-Ereignisarten. Welche Aktionen im Aktivitätsprotokoll landen und wie sie heißen, fehlt noch.
- Suchbarkeit. Als Markdown-Datei lässt sich das Glossar nur mit der Browser-Suche durchsuchen. Ein Stichwort-Index wäre hilfreich.