07 – Dokumente, Leistungskatalog, Reporting

Drei Bereiche, die du seltener anfasst, die aber jeden Beleg und jede Wochenplanung prägen. Sie liegen heute in drei verschiedenen Sidebar-Gruppen: Dokumente unter Praxis, Leistungskatalog unter Bibliothek, Reporting unter System.

1. Dokumentvorlagen

Sidebar → Praxis → Dokumente (/documents).

Hier liegen Textvorlagen für Angebote, Rechnungen und Nachrichten — keine Dateien. Der Text einer Vorlage wird zum Einleitungstext im Beleg-PDF. Wo hochgeladene Dateien liegen, steht in Abschnitt 5.

1.1 KPI-Kacheln

Achtung: „Setup ready" ist reine Information und blockiert nichts. Die drei geprüften Felder speisen den Absenderblock im PDF und die Reply-To-Adresse. Fehlen sie, verschickst du trotzdem — nur eben ohne saubere Absenderangaben. Ergänzt werden sie im Tab Abrechnung unter 08 – Verwaltung.

1.2 Karte „Dateien & Vorlagen"

Unter den KPIs sitzt eine Karte mit zwei Buttons und einer Fläche, die wie ein Upload aussieht:

• Rechnungsbasis — führt zu Verwaltung → Abo (/verwaltung/abo), nicht ins Rechnungsprofil.
• + Vorlage anlegen — öffnet denselben Dialog wie der Button rechts oben.
• Neue Vorlage erstellen (die große Fläche mit dem Plus) — trotz Dropzone-Optik lädt sie nichts hoch, sondern öffnet nur den Anlege-Dialog.

1.3 Filter und Liste

Die Filterkarte hat ein Suchfeld (Vorlage, Betreff oder Beschreibung) mit Button Anwenden und darunter eine Pillenreihe mit Trefferzählern: Alle, Angebot, Rechnung, Allgemein, Portal, E-Mail. Ein Typ-Dropdown gibt es nicht.

Die Liste darunter hat vier Spalten plus Aktion:

Sortiert wird immer gleich: Standardvorlagen zuerst, danach die zuletzt geänderten.

1.4 Vorlagen-Typen

Die Auswahl im Beleg ist also typ-übergreifend: das Angebots-Dropdown zeigt Angebot + Allgemein + E-Mail, das Rechnungs-Dropdown *Rechnung + Allgemein

• E-Mail* — jeweils nur aktive Vorlagen.

Achtung: Der Typ Portal hat aktuell keine Wirkung. Es gibt keinen Portal-Nachrichtenversand mit Vorlage. Leg dort nichts ab, worauf du dich im Alltag verlässt.

1.5 Neue Vorlage anlegen

Rechts oben „Vorlage anlegen" öffnet den Dialog Neue Vorlage / Dokumentvorlage anlegen.

Speichern über „Vorlage speichern", abbrechen über „Abbrechen".

Achtung: Anlegen und Ändern darf nur die Rolle Team-Admin. Ein Coach sieht den Button, bekommt beim Speichern aber „Aktion fehlgeschlagen" zurück. Ebenso: Name und Inhalt sind Pflicht — bleiben sie leer, meldet die App „Feld name fehlt." bzw. „Feld body fehlt.".

Tipp: Setzt du eine neue Vorlage als Standard, verliert die bisherige Standardvorlage desselben Typs die Markierung automatisch. Du musst nichts vorher abwählen.

1.6 Platzhalter im Inhalt

Beim Erzeugen des Belegs werden {{…}}-Platzhalter ersetzt. Gültig ist ausschließlich diese Liste:

Achtung: Unbekannte Platzhalter werden durch nichts ersetzt — sie verschwinden spurlos. Das gilt auch für die Beispieltexte, die im leeren Formular stehen ({{invoiceNumber}}, {{clientName}}): das sind bloße Platzhaltertexte des Eingabefelds und keine gültigen Variablen.

Davon getrennt gibt es eine zweite, einfachere Syntax für die frei konfigurierbaren Beleg-Textblöcke (Einleitungstext und Abschlusstext im Tab Beleg-Design der Verwaltung): {Vorname}, {Name}, {RechnungsNr}, {Praxis}, {Datum}. Dort bleiben unbekannte Platzhalter unverändert stehen.

Tipp: Jeder neue Mandant startet mit zwei fertigen Vorlagen — Angebot Standard und Rechnung Standard, beide aktiv und als Default markiert. Sie sind die beste Referenz für korrekt geschriebene Platzhalter.

1.7 Detailseite einer Vorlage

Der Button Öffnen führt auf /documents/{id}. Die Seite hat keine Tabs, sondern drei Karten untereinander.

1. Dokumentvorlage — Faktenblock mit Status-Pills („Aktiv" / „Inaktiv", zusätzlich „Standard") sowie Typ, Betreff, Aktualisiert und Erstellt.
2. Vorlagendaten / Inhalt und Status — dieselben Felder wie beim Anlegen (Typ, Name, Beschreibung, Betreff, Inhalt), dazu die Haken Als Standard setzen und Aktiv und der Button Vorlage speichern.
3. Aktivität / Verlauf und Notizen — Zeitleiste der Änderungen plus ein Notizformular mit Titel (vorbelegt „Vorlagennotiz") und Detail, gespeichert über Eintrag speichern.

Eine Vorschau des fertigen Belegs gibt es hier nicht.

Achtung: Vorlagen lassen sich nicht löschen. Was du nicht mehr brauchst, nimmst du über den Haken Aktiv aus dem Verkehr — sie verschwindet dann aus allen Auswahllisten, bleibt aber in der Liste.

1.8 Wo Vorlagen wirken

• Angebot anlegen / bearbeiten — im aufklappbaren Block Dokumentvorlage unter „Vorlage für PDF und E-Mail".
• Rechnung anlegen / bearbeiten — an derselben Stelle.
• Angebots- und Rechnungsdetail — Karte Dokumente / Passende Vorlagen listet bis zu fünf zum Beleg passende aktive Vorlagen und verlinkt direkt in die Vorlage.
• Wählst du keine Vorlage aus, nimmt die App automatisch die Standardvorlage des passenden Typs. Fehlt auch die, greift ein eingebauter Standardtext.

Achtung: Im Postfach (/communications) gibt es keine Vorlagenauswahl. Nachrichten schreibst du dort frei.

2. Leistungskatalog

Sidebar → Bibliothek → Leistungskatalog (/service-catalog), zwischen Rezepte und Lebensmittel. Der Seitenkopf zeigt entsprechend das Eyebrow Bibliothek.

2.1 Aufbau und Bedienung

Oben vier KPI-Kacheln: Produkte (aktiv im Katalog), Pakete (aktiv buchbar), Preise (aktive Regeln), Vertragsbausteine. Darunter die Filterkarte mit vier Tab-Pillen samt Zählern und einem Suchfeld, dessen Platzhalter je Tab wechselt.

Der Anlegen-Button sitzt im Kopf der Bestandskarte, nicht in der Kopfleiste der Seite, und heißt je Tab anders („Produkt anlegen", „Paket anlegen", „Preisregel anlegen", „Baustein anlegen"). Anlegen und Bearbeiten laufen über einen Dialog, der sich über die Adresszeile steuert (?tab=…&panel=create bzw. panel=edit plus der jeweiligen ID). Ein Direktlink auf einen Dialog funktioniert also.

Achtung: Wie bei den Vorlagen darf nur die Rolle Team-Admin anlegen und ändern. Coaches dürfen den Katalog lesen. Löschen gibt es nirgends — auch hier gilt: Haken aktiv entfernen.

2.2 Produkte

Spalten: Produkt (mit Beschreibung darunter), Code, Menge, Preis, Status und Bearbeiten.

2.3 Pakete

Pakete erscheinen als Karten, nicht als Tabelle. Jede Karte zeigt Name, Beschreibung, eine Status-Pill (Aktiv oder Pausiert), den Pakettyp, die Währung, bis zu sechs Positionen als Häkchenliste, die Gesamtzahl der Positionen und die Buttons Bearbeiten und Öffnen. „Öffnen" wählt das Paket nur aus — eine eigene Detailseite gibt es nicht.

Im Formular:

Vorbelegt ist der Typ Coaching-Programm. Die Positionen erfasst du als Text, eine Zeile pro Position im Format Beschreibung | Menge | Einzelpreis (EUR) | Notiz | Produkt-ID.

Tipp: Die Karte zeigt den Typ mit kürzeren Labels als das Formular: Coaching-Programm erscheint als „Coaching", Session-Bundle als „Paket". Gleiche Sache, andere Beschriftung.

2.4 Preisregeln

Spalten: Preisregel (mit dem Regeltyp darunter), Scope, Priorität, Betrag, Ziel, Status und Bearbeiten.

Die Regeltypen heißen in der Tabelle anders als im Dialog: Rabatt fix in der Tabelle ist Absoluter Rabatt im Formular, Set total ist Set Total.

Rechnerisch: Rabatt % zieht den Prozentsatz von der laufenden Summe ab (auf 0–100 % begrenzt), Absoluter Rabatt zieht höchstens die laufende Summe ab, Set Total setzt die Summe auf den angegebenen Betrag. Jede Regel erzeugt eine eigene Beleg-Position „Preisregel: ".

Achtung: Der Scope muss zum gesetzten Ziel passen. Eine Regel mit Scope Produkt, aber ohne ausgewähltes Produkt, greift nie. Wie und wo Regeln überhaupt greifen, steht in Abschnitt 2.6.

2.5 Vertragsbausteine

Spalten: Vertragsbaustein, Titel, Gültig für, Default („Default" oder „Optional"), Status und Bearbeiten.

Achtung: Vertragsbausteine haben keine Versionierung. Die KPI „Aktive Versionen" ist irreführend — es gibt nur den aktuellen Text. Wer nachvollziehen muss, welche Klausel wann galt, findet das nur im fertigen Beleg: Titel und Text werden beim Anlegen eines Angebots in den Beleg kopiert und ändern sich dort später nicht mehr mit.

2.6 Wo der Katalog wirkt

Beim Anlegen und Bearbeiten von Angeboten und Rechnungen gibt es unter den Positionen die Auswahl „Aus Leistungskatalog übernehmen" mit dem Eintrag Produkt auswählen …. Sie listet ausschließlich aktive Produkte und legt eine neue Position mit Beschreibung, Menge und Einzelpreis an. Die Position ist danach frei editierbar.

Achtung: Über die Oberfläche greifen heute weder Pakete noch Preisregeln noch Vertragsbausteine automatisch. Der Positions-Picker kopiert nur Text und Zahlen, keine Produkt-Zuordnung, und Angebote kennen in der UI kein Paketfeld. Rabatte gibst du deshalb als eigene Position mit negativem Betrag oder direkt im Preis. Die Automatik existiert im Backend und lässt sich über die API nutzen.

Ein Vertragsbaustein wandert aus einem Angebot in die daraus erzeugte Rechnung mit — der Weg dorthin führt aber ebenfalls über die API. Angebote und Rechnungen selbst sind in 06 – Abrechnung beschrieben.

3. Reporting

Sidebar → System → Reporting (/reporting).

3.1 Voraussetzungen

Achtung: Reporting ist tarifgebunden. Enthält dein Paket das Feature nicht, fehlt der Sidebar-Punkt komplett; über die direkte URL siehst du dann nur die Karte „Reporting ist im Plus-Paket enthalten" mit dem Button Paket ansehen (führt nach /verwaltung/abo). In der laufenden Testphase ist Reporting freigeschaltet.

Zweite Voraussetzung ist die Rolle. Ein Team-Admin sieht das ganze Team. Ein Coach sieht ausschließlich seine eigenen Zahlen: der Server setzt den Coach-Filter unabhängig von der Auswahl immer auf den eigenen Zugang. Für Coaches ist das Dropdown „Coach" damit wirkungslos, und die Auslastungstabelle hat genau eine Zeile.

Jeder Aufruf wird protokolliert (reporting.team_overview_viewed und reporting.advisor_workload_viewed) und ist im Protokoll unter 08 – Verwaltung nachlesbar.

3.2 Filter

Die Filterkarte Reporting-Filter / Teamlast eingrenzen hat genau zwei Felder und den Button Anwenden. Ein Suchfeld gibt es nicht.

Tipp: Das Fenster wirkt nicht auf alles. Gefenstert sind Termine, die Engagement-Zahlen und Neuzugänge. Leads, Kunden, offene Aufgaben und Rechnungen zählen immer den gesamten Bestand — der Pipeline-Donut zeigt also alle Leads, nicht nur die der letzten 30 Tage.

3.3 KPI-Kacheln

3.4 Pipeline-Mix

Ein Donut mit Legende zeigt, wo die Leads stehen: Neu, Qualifiziert, Angebot, Gewonnen, Verloren. In der Mitte steht die Gesamtzahl, jede Legendenzeile nennt Anzahl und Prozentanteil. Stufen ohne Leads erscheinen gar nicht. Gibt es keine Leads, steht dort „Noch keine Leads im Fenster".

3.5 Engagement

Vier Anteilsbalken für die Portalnutzung im gewählten Fenster: Aktivität (protokollierte Ereignisse), Protokoll (Einträge im Ernährungstagebuch), Check-ins und Aufgaben (abgeschlossene Portal-Aufgaben). Darunter ein Kontextsatz, der entweder auf anstehende Termine, auf die Gesamtzahl der Aktivitäten oder auf fehlende Aktivität hinweist.

3.6 Aufgaben nach Kategorien

Ein Stapelbalken verteilt die offenen Team-Aufgaben auf ihre Kategorien, mit Legende und Zahl je Segment. Die Legende nennt die technischen Schlüssel finance, lead, client und admin.

Darunter steht ein Fokus-Satz, der immer die dringendste Spannung zuerst nennt — in dieser Reihenfolge:

3.7 Auslastung pro Coach

Direkt darunter die Auslastungstabelle:

Die Pill Im Fokus bekommt genau ein Coach — der mit der höchsten rechnerischen Last. Gewichtet wird: überfällige Aufgaben am stärksten, danach offene Aufgaben, fällige Lead-Follow-ups, anstehende Termine und zuletzt ein gedeckelter Anteil des offenen Betrags.

3.8 Teamstatus

Ganz unten eine Tabelle Teamstatus / Teamüberblick mit drei Spalten (Bereich, Kennzahl, Nächster Schritt) und vier festen Zeilen: Leads, Kunden, Aufgaben, Portal & Aktivität. Status-Badges gibt es hier nicht — nur den Kennzahl-Kurzwert und einen Handlungssatz.

4. Workflow-Automatisierungen

Im Hintergrund läuft ein Satz Automatisierungsregeln, der Aufgaben anlegt, ohne dass jemand daran denken muss. Jeder Mandant bekommt diese Regeln und die dazugehörigen Workflow-Vorlagen beim Anlegen automatisch.

Das Ergebnis siehst du dort, wo du ohnehin arbeitest: Team-Aufgaben unter Aufgaben, Portal-Aufgaben in der Kundenakte und im Kundenportal — siehe 05 – Kommunikation.

Achtung: Für Regeln, Workflow-Vorlagen und den zugehörigen Prüfbericht gibt es keine Oberfläche. Du kannst sie im Workspace weder sehen noch abschalten; Anpassungen laufen ausschließlich über die API und setzen Team-Admin-Rechte voraus. Ein weiterer Auslöser (Termin gebucht) ist technisch vorhanden, im Standardsatz aber nicht belegt.

5. Dateien gehören nicht hierher

Trotz des Namens verwaltet /documents keine Dateien. Hochgeladene PDFs, Befunde und Vorbefragungen liegen in der Kundenakte im Abschnitt Anhänge / Befunde & Vorbefragungen — mit Dateigröße, Datum und der Pill Im Portal bzw. Intern je nachdem, ob die Kundin oder der Kunde die Datei im Portal sieht. Details dazu in 03 – Kundenakte.

Gelöscht werden Anhänge dort nicht, sondern archiviert. Einzige Ausnahme sind Fortschrittsfotos, die wegen ihrer besonderen Rechtsgrundlage wirklich gelöscht werden dürfen.

Häufige Fragen

„Welche Platzhalter funktionieren in einer Vorlage?" Nur die Liste in Abschnitt 1.6, alle in der Form {{document.number}} oder {{client.name}}. Alles andere wird beim Erzeugen des Belegs durch nichts ersetzt. Die grauen Beispieltexte im leeren Formular ({{invoiceNumber}}, {{clientName}}) sind nicht gültig — sie verschwinden im fertigen PDF.

„Ich habe eine Vorlage geändert. Was passiert mit alten Rechnungen?" Nichts. Der Text wird beim Erzeugen des Belegs eingesetzt. Bereits festgeschriebene Rechnungen bleiben, wie sie sind; nur neue Belege nutzen den neuen Text.

„Warum kann ich als Coach keine Vorlage anlegen?" Weil Vorlagen und Katalog nur von der Rolle Team-Admin geändert werden dürfen. Du siehst zwar die Buttons, das Speichern schlägt aber mit „Aktion fehlgeschlagen" fehl. Bitte den Team-Admin deiner Praxis darum.

„Wie gebe ich einen Rabatt auf ein Angebot?" Heute am zuverlässigsten als zusätzliche Position mit negativem Betrag oder über einen angepassten Einzelpreis. Preisregeln aus dem Katalog greifen bei Angeboten, die du in der Oberfläche anlegst, nicht — siehe Abschnitt 2.6.

„Brauche ich Vertragsbausteine?" Nur, wenn du wiederkehrende Klauseltexte zentral pflegen willst. Sie sind nicht versioniert, dokumentieren also keine Rechtshistorie. Was zum Zeitpunkt des Angebots galt, steht im damals erzeugten Beleg.

„Warum sehe ich im Reporting nur mich selbst?" Weil du als Coach angemeldet bist. Der Server begrenzt Reporting für Coaches immer auf den eigenen Zugang, unabhängig davon, was im Coach-Filter steht. Das Teambild sieht nur ein Team-Admin.

„Der Reporting-Punkt ist aus meiner Sidebar verschwunden." Dann enthält dein Tarif das Feature nicht mehr — zum Beispiel nach dem Ende der Testphase. Unter Verwaltung → Abo siehst du das aktuelle Paket.

„Warum zeigt der Pipeline-Donut mehr Leads, als im Fenster entstanden sind?" Weil der Donut den gesamten Lead-Bestand verteilt. Das Zeitfenster wirkt nur auf Termine, Engagement-Zahlen und Neuzugänge.

Was hier noch fehlt

• Vorschau für Vorlagen. Wie der Text im fertigen PDF aussieht, siehst du erst am erzeugten Beleg.
• Betreff ohne Wirkung. Das Feld wird gespeichert, aber bei keinem Versand verwendet; der Mailbetreff kommt aus einer festen Systemvorlage.
• Pakete und Preisregeln im Beleg. Beides ist im Backend fertig, hat in Angebot und Rechnung aber kein Bedienelement.
• Vertragsbaustein am Beleg wählen. Die Oberfläche bietet dafür kein Feld; der Baustein kommt heute nur über ein Paket oder die API in den Beleg.
• Oberfläche für Automatisierungen. Regeln und Workflow-Vorlagen laufen, sind aber nicht einsehbar oder abschaltbar.
• Vollseite /documents/new. Existiert als zweiter Anlegeweg mit identischen Feldern, ist aber aus der App nicht verlinkt.
• Zeitreihen im Reporting. Es gibt Momentaufnahmen, keine Verläufe: keine Sparklines, keine Monatsvergleiche, kein Export.