05 – Aufgaben, Termine, Nachrichten

Diese drei Seiten liegen in der Sidebar-Gruppe Praxis (zusammen mit Dokumente). Sie tragen deinen Alltag: was zu tun ist, wann du mit wem sprichst und was besprochen wurde.

• Aufgaben (/tasks)
• Termine (/appointments)
• Nachrichten (/communications)
• Benachrichtigungen (/push)

1. Aufgaben

Sidebar → Praxis → Aufgaben. Der Seitenkopf lautet Praxis / Aufgaben.

Team-Aufgaben und Portal-Aufgaben

Auf dieser Seite gibt es zwei verschiedene Dinge, die beide „Aufgabe" heißen. Der Unterschied entscheidet, wer sie sieht:

Das Board auf dieser Seite zeigt nur Team-Aufgaben. Portal-Aufgaben legst du hier an, verfolgst sie aber in der Kundenakte (03 – Kundenakte).

Kopfleiste

Oben rechts stehen drei Aktionen:

• Aufgabe anlegen — öffnet den Dialog Team-Aufgabe anlegen.
• Portal-Aufgabe — öffnet den Dialog Portal-Aufgabe anlegen.
• ⟳ (Icon-Button, Titel Alle Team-Aufgaben synchronisieren) — rechnet alle automatischen Aufgaben neu durch. Nützlich, wenn du gerade eine Rechnung gemahnt oder eine Bedarfsanalyse gespeichert hast und die passende Aufgabe sofort sehen willst.

KPI-Leiste

Das Aufgaben-Board

Unter der Filterkarte liegt die Karte Team Inbox / Priorisierte Aufgaben. Die Zeile darunter fasst zusammen, wie viele der sichtbaren Aufgaben priorisiert sind, wie viele offen, überfällig und heute fällig sind — und nennt den Nächsten Fokus, also die oberste Aufgabe.

Die Aufgaben stehen in vier Zeit-Lanes. Leere Lanes werden ausgeblendet:

Weil der Status-Filter standardmäßig auf Offen steht, ist die Lane Erledigt im Normalfall leer. Sie füllt sich, sobald du den Status auf Erledigt oder Ausgeblendet umstellst.

Achtung: Das Board zeigt maximal 12 Aufgaben. Hast du mehr offen, siehst du nur die dringendsten. Über Filter und Status kommst du an den Rest — eine vollständige, blätterbare Liste gibt es nicht.

Was eine Aufgabenzeile zeigt

• Ganz links ein rundes Häkchen (Als erledigt markieren). Ein Klick schließt die Aufgabe ab — es gibt keinen Button „Erledigt" mehr. Bei bereits erledigten Aufgaben steht dort ein graues ✓.
• Titel und darunter die Detailzeile bzw. Beschreibung.
• Eine Meta-Zeile, mit „ · " verbunden: Kategorie, Quelle, Priorität hoch/mittel/niedrig/normal, Fälligkeit (oder Ohne Fälligkeit) und der Kundenname.
• Pillen: Status (Offen, Erledigt, Ausgeblendet), bei Aufgaben mit Kundenbezug das Modulsignal (Start offen, Routine laeuft, Praxis aktiv, Praxis bereit, Wissen bereit) und Überfällig bzw. Heute.
• Rechts die Sprungziele, je nach Kontext: Rechnung, Lead oder Kunde; bei Abo-Aufgaben zusätzlich Abo öffnen / Abo upgraden / Checkout prüfen / Zahlung prüfen / Abo erneuern. Als letztes Ausblenden — die Aufgabe verschwindet aus der offenen Liste, ohne gelöscht zu werden (Status Ausgeblendet).

Filter

Die Karte Aufgabenfilter / Liste eingrenzen hat im Kopf sieben Schnell-Pillen: Offen, Start offen, Routine laeuft, Praxis aktiv, Finanzen, Leads, Manuell.

Darunter die Felder — mit Anwenden übernehmen:

Der Modulfokus filtert nicht die Aufgabe selbst, sondern die Phase der zugehörigen Kundin. Aufgaben ohne Kundenbezug fallen dabei heraus.

Tipp: Kategorie ist die fachliche Schublade, Quelle sagt, woher die Aufgabe kommt. Wer nach „Finanz-Reminder" sucht, braucht die Quelle — nicht die Kategorie.

Eine Filterung nach zuständiger Person gibt es auf dieser Seite nicht.

Team-Aufgabe anlegen

Speichern mit Aufgabe anlegen.

Portal-Aufgabe für Kund:innen anlegen

Der Dialog Portal-Aufgabe anlegen erzeugt eine Aufgabe im Kundenportal — also etwas, das die Kundin erledigen soll.

Speichern mit Aufgabe erstellen. Offene Portal-Aufgaben der Kategorien Planbestätigung, Ernährungsprotokoll und Check-in setzen das Modulsignal der Kundin auf Praxis aktiv — das siehst du in der Kundenliste und an Team-Aufgaben mit Kundenbezug wieder.

Wo Team-Aufgaben automatisch entstehen

Dazu kommen Aufgaben aus deinem eigenen nutriam-Abo. Sie tragen in der Meta-Zeile die Quelle Billing und heißen z. B. Upgrade-Checkout abschließen, Zahlungsart für Abo prüfen, Abo aktivieren oder Abo endet am <Datum>. Der Button rechts führt direkt in die Abo-Einstellungen (08 – Verwaltung).

Auf dem Dashboard tauchen die heute fälligen Aufgaben im Block Aufgaben heute auf.

2. Termine

Sidebar → Praxis → Termine. Der Seitenkopf lautet Praxis / Termine.

Der Kopfbereich

Über dem Kalender liegen zwei Blöcke, die du leicht übersiehst:

KPI-Leiste

Tagesagenda — eine Liste für den gewählten Tag: Beginn und Ende, Betreff, Typ · Kontext · Ort, Status-Pille und die Buttons Öffnen (Termin bearbeiten) und Akte (Sprung in die Kundenakte).

Unter dem Kalenderkopf zeigt Auslastung pro Tag dieselbe Woche als Balkenreihe mit der Summe <N> Termine diese Woche.

Ansichten und Navigation

Oben rechts schaltest du zwischen Tag, Woche und Monat um; Monat ist die Standardansicht. Mit < und > links im Kopf blätterst du einen Zeitraum vor oder zurück. Der Button Neuer Termin liegt daneben.

• Monat — Raster mit Tageskacheln. Sind es mehr Termine als in die Kachel passen, steht dort +N mehr; ein leerer Tag im aktuellen Monat bietet direkt Termin anlegen an.
• Woche — drei Kacheln (Diese Woche, Im Fokus, Meiste Dichte) und darunter sieben Tagesspalten. An jedem Termin sitzen die Schnell-Verschiebe-Buttons -1 T und +1 T.
• Tag — Tagesagenda plus Stundenraster. Pro Termin gibt es hier Bearbeiten und Notiz sowie -1 Tag / +1 Tag.

Filter und Legende

Die farbigen Punkte über der Filterzeile (Geplant, Bestätigt, Erledigt, Abgesagt / No Show) sind eine Legende, kein Filter. Gefiltert wird rechts daneben:

Achtung: Terminart trennt nach Herkunft (online gebucht oder selbst angelegt), nicht nach Erstgespräch / Coaching / Check-in. Einen Filter auf den Termin-Typ gibt es nicht.

Ohne gesetzten Status-Filter siehst du alle Status — abgesagte Termine und No-Shows sind also standardmäßig sichtbar.

Termin anlegen

Aus dem Monatsraster über Termin anlegen in einer leeren Tageskachel oder über Neuer Termin. Der Dialog heißt Termin für <Tag> anlegen.

Genau ein Kontext muss gesetzt sein: Kunde oder Lead. Beides oder nichts akzeptiert die App nicht.

Unten links Abbrechen, unten rechts Termin anlegen.

Serientermine

Setzt du das Häkchen Als Serie anlegen (wiederkehrender Termin), legt nutriam ab dem Starttermin so viele Termine im gewählten Rhythmus an, wie unter Anzahl Termine steht (maximal 26). Ohne Häkchen bleibt es ein Einzeltermin — Rhythmus und Anzahl werden dann ignoriert.

Öffnest du später einen Termin aus einer Serie, steht ganz unten im Dialog der Hinweis, dass er zu einer Serie gehört, plus der Button Ganze Serie absagen. Der storniert alle noch offenen Termine dieser Serie auf einmal; bereits erledigte bleiben unangetastet. Einzelne Termine der Serie kannst du ganz normal verschieben oder absagen, ohne die anderen anzufassen.

Termin bearbeiten

Ein Klick auf einen Termin öffnet den Dialog mit dem Betreff als Titel. Zusätzlich zu den Feldern von oben gibt es hier:

Speichern mit Termin speichern.

Terminnotiz

In der Tagesansicht liegt an jedem Termin der Button Notiz. Der Dialog Neue Notiz für <Betreff> hat zwei Felder — Zeitpunkt (vorbelegt mit dem Terminende) und Notiz — und schließt mit Notiz anlegen ab. Bei öffentlichen Buchungen stehen darüber Textvorlagen zum Umschalten (Gespräch, Umbuchung, Absage), die den Notiztext vorbefüllen.

Öffentliche Buchungen bearbeiten

Termine, die über die Online-Buchungsseite hereinkommen, tragen das Abzeichen Öffentliche Buchung. Ihr Detail sieht anders aus als bei internen Terminen:

• ein Ablauf aus Anfrage → Bestätigung → Nachlauf,
• Fakten zur Anfrage: Lead, Zuständig, Formatwunsch (Video, Telefon, Vor Ort, Flexibel), Zeitfenster (Vormittag, Mittag, Nachmittag, Abend), Wunschdatum und Alternativdatum,
• die Direktaktionen Termin bestätigen und Termin absagen,
• Sprungziele in die Lead-Akte, in die Konvertierung, ins Angebot und in die Wiedervorlage,
• ein Block E-Mail-Zustellung (siehe unten).

Betreff, Typ und Agenda sind hier absichtlich gesperrt — du steuerst nur Status, Zuständigkeit, Slot und Organisatorisches. Wie die Buchungsseite selbst funktioniert, steht in 09 – Öffentliche Kanäle.

Wurde die Terminmail zugestellt?

Im Detail einer öffentlichen Buchung listet der Block E-Mail-Zustellung jede Mail zu diesem Termin:

Bei Fehlgeschlagen steht der Grund daneben. Ist der Block gar nicht da, wurde zu diesem Termin noch keine Mail erzeugt.

Erinnerungen

nutriam erinnert Kund:innen automatisch per E-Mail und Push an ihre Termine. Erinnert wird nur, was auch wirklich ansteht: Status Geplant oder Bestätigt, mit gesetztem Kunden und aktivem Häkchen Im Kundenportal sichtbar. Leads bekommen keine Erinnerung.

Die Vorlaufzeiten pflegt ein Team-Admin unter Verwaltung im Tab Termine & Buchung (08 – Verwaltung):

Sagt eine Kundin im Portal ab oder bucht sie um, ändert sich der Status am Termin; die zuständige Person bekommt zusätzlich einen Eintrag in der Posteingang-Glocke und eine Push-Nachricht. Eine Nachricht im Postfach entsteht dabei nicht.

Kalender verbinden und abonnieren

Beides liegt in deinem eigenen Profil unter Kalender / Kalender abonnieren (08 – Verwaltung):

• Abo-Adresse — ein privater, schreibgeschützter Link, den du in Outlook, Google oder Apple Kalender abonnierst. Er zeigt deine Termine inklusive Kundennamen, ist also nicht zum Teilen gedacht. Mit Neu generieren wird die alte Adresse sofort ungültig, mit Deaktivieren schaltest du den Feed ab.
• Microsoft-Kalender (Outlook / Microsoft 365) und Google Kalender — echte Verbindungen über Mit Microsoft verbinden bzw. Mit Google verbinden. Danach blocken deine belegten Zeiten die Online-Buchung in Echtzeit; übertragen wird nur Frei/Belegt, keine Termindetails. Die Statuspille zeigt Verbunden, Nicht verbunden oder Neu verbinden.

Achtung: Steht bei einem verbundenen Kalender Neu verbinden, wurde der Zugriff widerrufen oder ist abgelaufen. Bis zur neuen Verbindung blockiert nutriam deine Online-Buchung sicherheitshalber komplett.

Die Provider-Zeilen erscheinen nur, wenn der jeweilige Anbieter für die Plattform eingerichtet ist. Alternativ lässt sich ein Fremdkalender per iCal-Adresse hinterlegen — der aktualisiert sich aber nur verzögert.

3. Nachrichten

Sidebar → Praxis → Nachrichten. Der Seitenkopf lautet Praxis / Kommunikation.

Das Postfach ist dreispaltig: links die Rail mit Segmenten, Signalen und Filtern, in der Mitte die Thread-Liste, rechts die Konversation. Auf schmalen Bildschirmen klappt es auf eine Spalte um; ein Pfeil oben links führt dann von der Konversation zurück zur Liste.

Signal-Leiste

Die letzten drei Kacheln sind anklickbar und setzen den passenden Filter. Ein zweiter Klick nimmt ihn wieder weg.

Postfach eingrenzen

Segmente (mit Zähler) in der Rail:

Signale in der Rail sind zwei Kurzfilter: Antwort offen und Nachfassen.

Filter darunter, mit Filter anwenden übernehmen:

• Kontext: Alle Kontexte, Kunde, Lead, Allgemein.
• Status: Alle, Offen, Geschlossen, Archiviert.

Ein Thread hängt immer an genau einem Kontext — an einer Kundin, an einer Lead-Anfrage oder an nichts davon (Allgemein). Verknüpfungen zu Angeboten oder Rechnungen gibt es nicht.

Welches Signal ein Thread bekommt

nutriam vergibt das Signal automatisch aus Status, Richtung der letzten Nachricht und deren Alter:

Thread-Liste

Der Kopf der mittleren Spalte nennt das aktive Segment, die Trefferzahl und den Button Neu. Jede Zeile zeigt Initialen-Avatar, Name des Gegenübers, Relativzeit der letzten Aktivität, die Kontext-Pille (Kunde / Lead / Allgemein), einen Auszug der letzten Nachricht, Mini-Tags (Antwort offen, Nachfassen, Wiedervorlage, Geschlossen) und rechts das Kürzel der zuständigen Person — bei dir selbst steht dort Ich, ohne Zuweisung ein Strich.

Thread öffnen

Kopfzeile — Avatar, Name, darunter <Kontext> · zuletzt <Relativzeit>, rechts die Werkzeuge:

Der Button Wiedervorlage erzeugt je nach Signal die Aufgabe Antwort an <Name> nachfassen (fällig morgen), Rückmeldung bei <Name> einholen (in 2 Tagen) oder Kommunikation für <Name> prüfen (in 3 Tagen). Existiert bereits eine offene Wiedervorlage, ist der Button deaktiviert und heißt Wiedervorlage offen.

Verlauf — Sprechblasen mit Tages-Trennern. Eingehendes steht links, Ausgehendes rechts, interne Notizen sind eigens beschriftet (Interne Notiz · <Name>). Unter jeder Blase steht Uhrzeit und Kanal (E-Mail, Telefonat, Portal, Notiz).

Antwortzeile — unten eine einzelne Zeile: Anhang-Symbol (derzeit ohne Funktion), Eingabefeld Antwort an <Vorname> … und der Button Senden (während des Sendens Wird gesendet…).

Achtung: Die Antwortzeile schickt immer eine ausgehende, für die Kundin sichtbare Nachricht. Den Kanal wählt nutriam selbst: Ging die letzte Nachricht über das Portal, bleibt es eine Portal-Nachricht, sonst wird eine E-Mail daraus. Interne Vermerke und eingehende Nachrichten lassen sich über diese Oberfläche nicht erfassen — sie werden nur angezeigt, wenn sie an anderer Stelle entstanden sind.

Was beim Senden passiert

Eine ausgehende Nachricht ist kein reiner Protokolleintrag: nutriam schickt eine echte E-Mail an die hinterlegte Adresse und zusätzlich eine Push-Benachrichtigung ans Portal-Konto, sofern eines existiert. Umgekehrt löst eine eingehende Portal-Nachricht bei dir eine Push-Nachricht und einen Eintrag in der Posteingang-Glocke aus, der direkt in den Nachrichten-Tab der Kundenakte führt.

Neuen Thread starten

Der Button Neu über der Thread-Liste öffnet Kommunikation starten:

Auch hier gilt: genau ein Kontext — Kunde oder Lead. Abschluss mit Thread anlegen; der Thread startet im Status Offen.

Sequenz-Freigaben

Stehen Zustellungen aus einer Content-Sequenz an, erscheint ganz oben auf der Nachrichten-Seite die Karte Sequenz-Freigaben mit der Zeile N fällige Nachrichten warten auf dein OK. Pro Eintrag siehst du Kundenname, Sequenz, Fälligkeitstag und Titel, dazu drei Buttons: Text ansehen, Überspringen und Freigeben & senden. Ohne deine Freigabe geht nichts raus. Ist nichts fällig, fehlt die Karte komplett.

4. Benachrichtigungen

Die Benachrichtigungs-Einstellungen liegen unter /push — Adresse direkt eintippen, die Seite hat keinen Eintrag in der Sidebar. Überschrift: Benachrichtigungen / Wie & wann wir dich erreichen.

Kanäle pro Ereignis

Pro Zeile schaltest du Push und E-Mail getrennt an oder aus:

Ruhezeiten

• Ruhezeiten aktiv mit Von-/Bis-Uhrzeit, Vorgabe 20:00–07:00. In diesem Fenster kommt keine Push-Benachrichtigung.
• Wochenende — samstags und sonntags nur dringende Ereignisse (überfällige Rechnungen).

Änderungen greifen erst mit Speichern.

Push auf diesem Gerät

Der letzte Block meldet dieses Gerät für Push an. Das muss pro Gerät und Browser einmal passieren und braucht die Freigabe des Browsers — ohne Anmeldung bleiben Push-Kanäle wirkungslos, E-Mail funktioniert trotzdem.

Posteingang-Glocke

Unabhängig von Push sammelt die Glocke in der Topbar alle Ereignisse als Einträge im Workspace. Sie aktualisiert sich live, ein Klick auf einen Eintrag markiert ihn als gelesen und springt ans Ziel; daneben gibt es alle als gelesen.

Tipp: Auch Kund:innen bekommen automatische Erinnerungen — an Termine (siehe oben) und an überfällige Check-ins. Was davon im Portal ankommt, steht im Portal-Handbuch.

Häufige Fragen

„Wie sehe ich nur die Aufgaben, die mir zugewiesen sind?"
Gar nicht — die Aufgabenseite hat keinen Zuständigkeits-Filter. Die Zuständigkeit setzt du beim Anlegen; für den eigenen Tag ist der Dashboard-Block Aufgaben heute der nächstbeste Weg.

„Ich habe eine Aufgabe versehentlich abgehakt."
Filter Status auf Erledigt stellen — die Aufgabe steht dann in der Lane Erledigt. Ein Zurücksetzen auf offen gibt es in der Oberfläche nicht; leg in dem Fall eine neue Aufgabe an.

„Warum sehe ich nur einen Teil meiner Aufgaben?"
Das Board zeigt höchstens zwölf. Grenze über Kategorie, Quelle oder Suche ein, dann rutschen die restlichen nach oben.

„Sehe ich alte abgesagte Termine im Kalender?"
Ja. Ohne Status-Filter werden alle Status angezeigt, abgesagte Termine und No-Shows eingeschlossen. Die KPI-Kachel Abgesagt zählt sie mit. Zum Ausblenden den Status-Filter auf Geplant oder Bestätigt setzen.

„Ein Coaching-Block fällt komplett aus — muss ich jeden Termin einzeln absagen?"
Nein, wenn es eine Serie ist: einen Termin der Serie öffnen und unten Ganze Serie absagen klicken. Das storniert alle noch offenen Termine dieser Serie.

„Bekommt meine Kundin automatisch eine Terminerinnerung?"
Ja, standardmäßig 24 Stunden vorher per E-Mail und Push — vorausgesetzt, der Termin ist einer Kundin zugeordnet, Im Kundenportal sichtbar ist aktiv und der Status ist Geplant oder Bestätigt. Vorlauf und eine optionale zweite Erinnerung stellt ein Team-Admin unter Verwaltung → Termine & Buchung ein.

„Kann ich im Thread eine interne Notiz hinterlassen?"
Über das Postfach nicht. Die Antwortzeile erzeugt immer eine ausgehende, für die Kundin sichtbare Nachricht. Für Internes nutze die Beschreibung einer Team-Aufgabe (Wiedervorlage) oder die Notizfelder in der Kundenakte.

„Wie erinnert mich nutriam an offene Arbeit?"
Im Workspace über die Posteingang-Glocke und den Dashboard-Block Aufgaben heute. Push und E-Mail bekommst du für die fünf Ereignisse aus der Matrix unter /push — Aufgaben selbst stehen dort nicht drin.

Was hier noch fehlt

• Aufgaben: keine vollständige, blätterbare Liste (Board bei 12 gekappt), kein Filter nach Zuständigkeit, kein Wiedereröffnen erledigter Aufgaben.
• Termine: angelegte Terminnotizen werden in der Oberfläche nirgends wieder angezeigt; ein Absage-/Verschiebe-Mail an Kund:innen erzeugt die App derzeit nicht (nur Buchungsbestätigung und Erinnerungen).
• Nachrichten: Anhänge sind im Composer angelegt, aber deaktiviert. Eingehende Nachrichten und interne Vermerke lassen sich nicht manuell erfassen.
• Benachrichtigungen: /push ist ohne Sidebar-Eintrag nur über die direkte Adresse erreichbar; SMS ist im Datenmodell vorgesehen, aber kein Kanal ist angebunden.
• Was Kund:innen von Aufgaben, Terminen und Nachrichten sehen, steht im Portal-Handbuch.