06 – Angebote, Rechnungen, Zahlungen

In der Sidebar-Gruppe Abrechnung liegt der komplette Geld-Pfad: Angebot schreiben, Rechnung ausstellen, Zahlung verbuchen, notfalls mahnen. Ab dem Versand ist eine Rechnung revisionssicher festgeschrieben — korrigiert wird danach nur noch über eine Stornorechnung.

• Angebote (/offers)
• Rechnungen (/invoices)
• Zahlungen (/payments)

1. Der Weg vom Angebot zur Zahlung

Du musst diesen Weg nicht vollständig gehen — eine Rechnung geht auch ohne Angebot. Das Angebot ist aber der einzige Weg, Positionen einmal zu erfassen und später in den Beleg zu übernehmen.

2. Stammdaten und Beleg-Design zuerst

Alles, was auf Angeboten, Rechnungen und Mahnungen erscheint, kommt aus zwei Tabs in der Verwaltung — siehe 08 – Verwaltung:

Achtung: Speichern darf hier nur die Rolle Team-Admin. Als Coach siehst du die Felder, aber der Button ist gesperrt („Nur Team-Admins können Abrechnungsdaten ändern.").

Achtung: Die App blockiert den Versand nicht, wenn Angaben fehlen. Ein unvollständiges Rechnungsprofil führt nur zu einem dünnen Beleg und zu einem ZUGFeRD-XML im Rückfall-Profil. Prüf die beiden Tabs, bevor die erste echte Rechnung rausgeht.

Damit das nicht erst auf dem fertigen Beleg auffällt, warnt die Seite Rechnung anlegen direkt am Ort der Aktion: Fehlen Pflichtangaben nach § 14 UStG (Praxisname, Absendername, Anschrift oder Steuernummer/USt-IdNr), erscheint dort ein gelber Hinweis mit der Liste der offenen Felder und dem Verweis auf Verwaltung → Stammdaten. Der Hinweis blockiert nichts — aber eine einmal festgeschriebene Rechnung lässt sich nur noch per Storno korrigieren, deshalb lohnt der Blick vor der ersten Rechnung.

Änderungen am Beleg-Design wirken auf künftige Belege. Bereits festgeschriebene Rechnungen behalten ihr Layout — das ist so gewollt.

3. Umsatzsteuer: einmal einstellen

In Verwaltung → Abrechnung gibt es genau eine Auswahl „Umsatzsteuer". Sie gilt automatisch für alle Rechnungen:

Deutschland oder Österreich

Den Rechtsraum leitet nutriam aus dem Land in Verwaltung → Abrechnung ab. Bei AT stehen die österreichischen Sätze zur Auswahl (20/13/10 %), und die Belege zitieren das öUStG statt des deutschen UStG:

Das gilt für den Hinweis unter den Beleg-Summen und für den maschinenlesbaren Befreiungsgrund im ZUGFeRD-XML (BT-120). Berechnung, Schema und Kategorien bleiben identisch — es ändern sich nur die Zitate und die zulässigen Sätze. Bestandsbelege bleiben unverändert: ohne gepflegtes Land oder mit jedem anderen Land als AT rendert alles wie bisher.

Im Positionen-Editor siehst du das direkt:

• Bei Kleinunternehmer verschwinden die USt-Felder komplett. Stattdessen steht dort „Keine Umsatzsteuer — als Kleinunternehmer eingestellt in Verwaltung → Abrechnung".
• Bei Regelbesteuerung sind die USt-Felder eingeklappt. Ein Hinweis nennt den Standard (z. B. „19 % USt auf die Netto-Preise") und bietet den Button „USt je Position anpassen" an.
• Klappst du auf, gilt: leere USt-Felder erben den Standard. Nur explizit eingetragene Werte weichen ab.

Tipp: Angebotspositionen tragen gar keine Steuerfelder. Der Angebotswert ist eine Netto-Summe. Das Steuermodell der Praxis wird erst beim Übergang Angebot → Rechnung angewandt — dort kann der Betrag also höher liegen als im Angebot.

4. Angebote

Sidebar → Abrechnung → Angebote:

Ein Angebot ist ein Vorschlag an einen Lead oder an bestehende Kund:innen — z. B. „12 Wochen Ernährungscoaching".

KPI-Kacheln

Die Kacheln sind reine Anzeigen und nicht klickbar. Die ersten drei zählen immer den Gesamtbestand; „Rechnung offen" bezieht sich auf die aktuell gefilterte Liste.

Filter

Die Karte „Liste eingrenzen" hat:

• Suche über Titel, Kunde, Lead, Notiz oder Währung.
• darunter die Status-Pillen mit Trefferzählern: Alle, Entwurf, Versendet, Angenommen, Abgelehnt. Genau eine ist aktiv.
• den Button „Anwenden" als Rückfallebene.

Beides greift sofort: die Suche kurz nach dem Tippen (ab zwei Zeichen), die Pillen beim Klick. Ein Pillenklick lässt den Suchbegriff stehen und umgekehrt. Im Kopf der Karte steht „N sichtbar · N gesamt"; sobald ein Filter greift, erscheint daneben „Filter zurücksetzen".

Spalten der Liste

Angebots-Statuswerte

Neues Angebot anlegen

Rechts oben „Angebot anlegen" öffnet die Karte „Leistungsumfang erfassen":

Unter den Positionen liegt der Picker „Aus Leistungskatalog übernehmen". Er legt eine Position aus einem aktiven Produkt an (Bezeichnung, Menge, Einzelpreis) — gepflegt wird der Katalog in 07 – Praxis. Ohne aktive Produkte blendet sich der Picker aus.

Neben den einzelnen Produkten stehen dort auch deine aktiven Leistungspakete. Ein Paket fügt alle seine Zeilen auf einmal ein, statt dass du sie einzeln zusammenklickst. Jede so erzeugte Zeile merkt sich ihr Paket, damit später nachvollziehbar bleibt, was abgerechnet wurde. Danach sind es ganz normale Positionen: Du kannst sie einzeln ändern oder löschen. Hast du keine aktiven Pakete, fehlt die Gruppe einfach.

Detailseite eines Angebots

Oben rechts stehen je nach Verknüpfung „Lead öffnen" und „Kundenakte". Die Seite ist von oben nach unten so aufgebaut:

Die Karte „Aktionen / Angebot weiterführen":

Als abgelehnt markieren sitzt bewusst abgesetzt in einem eigenen Kasten und braucht das Häkchen „Absage liegt vor — Angebot als abgelehnt markieren.". Danach lässt sich das Angebot nicht mehr annehmen. Den Lead setzt du separat in 02 – Leads auf Verloren.

Tipp: Rechnest du mit Regelbesteuerung, steht über den Positionen der Hinweis „Preise netto — auf der Rechnung kommen 19 % USt hinzu." (mit deinem Steuersatz). Er erscheint im Angebots-Formular, auf der Detailseite und auf dem Angebots-PDF — damit niemand die Netto-Summe für den Endbetrag hält.

Achtung: Ein angenommenes Angebot ist inhaltlich gesperrt. Positionen, Betrag, Kunde/Lead und Währung werden mit einer Fehlermeldung abgewiesen („Ein angenommenes Angebot kann inhaltlich nicht mehr geändert werden."). Wurde daraus bereits eine nicht stornierte Rechnung erzeugt, lässt sich das Angebot auch nicht mehr zurücksetzen. Für Änderungen legst du ein neues Angebot an.

5. Rechnungen

Sidebar → Abrechnung → Rechnungen:

Rechts oben liegt „Rechnung anlegen"; die Exporte „Export (CSV)" und „Belege (ZIP)" sitzen im Kopf der Liste Alle Rechnungen (Details siehe Abschnitt 12).

KPI-Kacheln

Auch diese Kacheln sind Anzeigen, keine Filter.

Filter und Liste

Die Karte „Liste eingrenzen" hat ein Suchfeld (Rechnungsnummer oder Kunde), ein Status-Select (Alle Status / Entwurf / Versendet / Teilbezahlt / Bezahlt / Überfällig / Storniert) und den Button „Anwenden".

Beides greift sofort: die Suche kurz nach dem Tippen (ab zwei Zeichen, hier mit etwas längerer Pause, weil jede Rechnungsliste mehrere Finanz-Auswertungen nachzieht), der Status direkt bei der Auswahl. „Anwenden" ist nur noch die Rückfallebene; sobald ein Filter greift, erscheint im Kopf der Karte „Filter zurücksetzen".

Hinweis: Anders als bei Angeboten und Zahlungen gibt es hier bewusst keine Status-Pillen — sechs Status plus „Alle" wären eine zu lange Reihe. Der Status bleibt ein Auswahlfeld.

Darunter steht die Karte „Alle Rechnungen" mit einer Meta-Zeile „N sichtbar · N offen · N überfällig".

Ein Fälligkeitsdatum steht nicht in der Liste — nur auf der Detailseite.

Der Mahn- und Zahlungsstand steht als kleine Punktzeile UNTER der Status-Pill (eine Pill pro Zeile — zwei gleichgewichtige Pillen lasen sich wie zwei Status):

Zeilen mit einem dieser Signale sortiert die Liste automatisch nach oben, danach überfällige Rechnungen, danach nach Rechnungsdatum.

Rechnungs-Statuswerte

Neue Rechnung anlegen

Links das Formular, rechts die mitlaufende Karte „Live-Vorschau / Beleg".

Leistungsdatum oder Leistungszeitraum? Das Gesetz verlangt den Zeitpunkt der Leistung (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG); erstreckt sie sich über mehrere Tage, darf stattdessen der Zeitraum stehen — bei einer Monatsbetreuung genügt laut § 31 Abs. 4 UStDV auch der Kalendermonat. Lässt du das Ende leer, zeigt der Beleg ein einzelnes Leistungsdatum; trägst du eines ein, wird daraus ein Leistungszeitraum. Das gilt auch für die E-Rechnung: der Zeitraum landet als BG-14 im eingebetteten ZUGFeRD-XML, ein einzelnes Datum als BT-72.

Auch hier gibt es den Picker „Aus Leistungskatalog übernehmen". Ein Notizfeld auf Rechnungsebene existiert nicht — Notizen hängen an der Position oder später an der Timeline.

Die Live-Vorschau rendert den Beleg neu, sobald Kunde und mindestens eine beschriebene Position stehen; über „Als PDF ansehen" öffnest du dieselbe Vorschau als PDF.

Unten stehen drei Buttons:

Hinweis: Die Rechnungsnummer entsteht erst beim Ausstellen — dann zieht nutriam die nächste Nummer aus der fortlaufenden Sequenz deiner Praxis (derselben Sequenz, aus der auch Stornobelege ihre Nummer bekommen) und sperrt sie. Ein Entwurf trägt bis dahin keine Nummer: So verbrennt ein verworfener Entwurf keine Belegnummer, die Nummernfolge bleibt lückenlos, und der Entwurf lässt sich jederzeit wieder löschen.

Format der Nummer: Wie die Nummer aufgebaut ist — Präfix und Muster mit Platzhaltern wie {PREFIX}, {JAHR}, {MM} oder dem Pflicht-Zähler {NNNN} — legst du in Verwaltung → Abrechnung → Rechnungsnummern fest (Kapitel 08). Voreingestellt ist {PREFIX}-{JAHR}-{NNNN} (z. B. RE-2026-0007); der Zähler läuft mandantenweit durch und wird zum Jahreswechsel nicht zurückgesetzt.

Tipp: Aus einem angenommenen Angebot heraus klickst du „Rechnung anlegen" — in der Angebotsliste oder auf der Angebots-Detailseite. Oben erscheint dann der Hinweis „Angebot vorbelegt", Positionen und Kunde sind übernommen und weiterhin anpassbar. Einen Menüpunkt „In Rechnung umwandeln" gibt es nicht.

Detailseite einer Rechnung

Oben rechts stehen „Kundenakte" und — bei Angebotsbezug — „Angebot öffnen".

Das Faktenraster zeigt Zahlungsstand, Angebotsbezug und die Mahn-Fakten (Mahnwesen, Nächste Wiedervorlage, Mahnstufe, Reminder-Typ). Status und offener Betrag stehen nur im Belegkopf oben — nicht noch einmal hier. Bei einem Stornobeleg kommt die Zeile Belegart: Stornorechnung (Korrekturbeleg) dazu.

In der Aktionszeile stehen nur die beiden Alltagsaktionen:

Darunter liegen — abgesetzt, in eigenen Kästen und jeweils mit Pflicht-Häkchen — die beiden Aktionen, die man nicht versehentlich auslösen soll:

Achtung: „Als bezahlt markieren" legt keine Zahlung an. Die Rechnung steht danach auf Bezahlt, in der Zahlungsliste taucht nichts auf, Auswertungen zählen den Geldeingang nicht, und stornieren lässt sie sich nicht mehr. Für echte Geldeingänge nimm immer „Zahlung erfassen".

Pflichtangaben-Prüfung beim Ausstellen

Rechnung versenden bricht ab, wenn dem Beleg eine Pflichtangabe nach § 14 UStG fehlt. Die Meldung nennt, was fehlt und wo es steht:

Die 250-€-Grenze kommt aus § 33 UStDV: Bis dahin gilt der Beleg als Kleinbetragsrechnung und braucht weder die Anschrift der Kund:in noch eine Steuernummer — eine 75-€-Beratungsrechnung stellst du also auch ohne beides aus.

Warum genau hier? Der Entwurf bleibt unberührt — du kannst ihn speichern, ansehen und als PDF vorschauen. Geprüft wird nur der Schritt, der den Beleg festschreibt: danach ist er unveränderlich und eine fehlende Pflichtangabe nur noch per Storno aus der Welt zu schaffen. Der Abbruch passiert außerdem vor der Nummernvergabe — ein Fehlversuch reißt keine Lücke in die fortlaufende Belegnummernfolge.

6. Entwurf löschbar, ausgestellt festgeschrieben (GoBD)

Ein Entwurf ist frei editierbar: Kunde, Angebot, Vorlage, Rechnungsdatum, Fällig am, Leistungsdatum bzw. -zeitraum und alle Positionen. Die Rechnungsnummer gehört nicht dazu — sie wird automatisch beim Ausstellen vergeben und ist nicht manuell änderbar. Weil ein Entwurf noch keine Nummer trägt, nicht festgeschrieben ist und nie beim Kunden war, darfst du ihn auch endgültig löschen (Kasten „Entwurf löschen" auf der Detailseite) — es entsteht keine Lücke in der Nummernfolge. So können du und dein Team gefahrlos mit Test-Entwürfen arbeiten.

Sobald die Rechnung ausgestellt ist (Status Versendet oder später), ersetzt nutriam das Formular durch den Block „GoBD-Festschreibung / Inhalt gesperrt":

Diese Rechnung ist ausgestellt und revisionssicher festgeschrieben. Inhalt und Beträge lassen sich nicht mehr ändern.

Sichtbar bleiben dort ggf. Angebot und Leistungsdatum bzw. -zeitraum sowie die Positionen mit ihren Summen — Nummer, Kunde, Rechnungsdatum und Fälligkeit stehen bereits im Belegkopf oben und werden nicht wiederholt. Gleichzeitig wird beim Ausstellen das PDF einmalig als Archiv-Beleg eingefroren; jeder spätere Abruf liefert exakt diese Datei.

Tipp: Solange du unsicher bist, speichere als Entwurf. Nur der Entwurf lässt sich noch beliebig umbauen — oder komplett löschen. Nach dem Versenden ist der einzige Weg der Storno.

7. Rechnung stornieren und korrigieren

„Stornieren" löscht nichts. Der Klick erzeugt eine eigenständige Stornorechnung (Korrekturbeleg):

• eigene fortlaufende Nummer aus der Praxis-Sequenz (z. B. RE-2026-0001),
• alle Positionen mit negierten Beträgen,
• Titel und Text mit Bezug auf das Original („Storno zu Rechnung …"),
• eigenes, sofort festgeschriebenes PDF,
• Eckdate Belegart: Stornorechnung (Korrekturbeleg) auf der Detailseite.

Das Original bleibt vollständig erhalten und wechselt auf Storniert. Eine Korrektur machst du danach als neue Rechnung.

8. Beleg-PDF und E-Rechnung (ZUGFeRD/Factur-X)

Auf beiden Detailseiten liegt die Karte Beleg:

• Auf der Rechnungs-Detailseite zeigt die Karte den Beleg direkt eingebettet. Er lädt beim Öffnen der Seite von selbst, du musst also nichts anklicken, um zu sehen, was deine Kund:innen bekommen.
• „Beleg als PDF anzeigen" bzw. „Angebot als PDF anzeigen" öffnet die Datei in einem neuen Tab.
• „PDF herunterladen" speichert sie lokal.

Hinweis: Die eingebettete Vorschau ist derselbe Beleg wie der Download, taucht aber nicht im Aktivitäts-Protokoll auf. Das ist Absicht: Sie lädt bei jedem Seitenaufruf, und ein Eintrag „Rechnungsdokument exportiert" pro Ansicht würde die Beleghistorie mit bloßem Draufschauen fluten. Die beiden Buttons bleiben protokollierte Exporte.

Bei einem Rechnungs-Entwurf ist das eine Vorschau („noch nicht festgeschrieben"), ab dem Ausstellen der festgeschriebene Archiv-Beleg — identisch zu der Datei, die per Mail rausgeht und die deine Kund:innen im Portal sehen.

In jedes Rechnungs-PDF bettet nutriam zusätzlich ein ZUGFeRD/Factur-X-XML ein. Buchhaltungsprogramme wie DATEV, lexoffice oder sevDesk lesen die Rechnung dadurch maschinell ein, ohne dass jemand abtippt.

Bei Kleinunternehmern und bei befreiten Leistungen wandert der Befreiungsgrund — im Wortlaut des jeweiligen Rechtsraums — maschinenlesbar mit ins XML. Angebots-PDFs enthalten kein ZUGFeRD-XML — sie sind keine Rechnungsbelege.

9. Ist die Mail angekommen?

Angebot und Rechnung haben je eine Karte „Versand / E-Mail-Zustellung". Dort steht pro Mail eine Zeile mit Status-Pill, Vorgangsart, Datum und Empfängeradresse.

Vorgangsarten sind Angebot versendet, Rechnung versendet und Zahlungserinnerung / Mahnung.

Angebots-, Rechnungs- und Mahn-Mails kommen von portal@nutriam.app wie alle übrigen Kund:innen-Mails, mit dem Anzeigenamen „ über nutriam". Für deine Kund:innen ist eine Rechnung damit kein Sonderfall, sondern eine weitere Mail ihrer Praxis. Als Antwortadresse setzt nutriam die Rechnungs-E-Mail aus den Stammdaten, ersatzweise die Support-Adresse. Das festgeschriebene PDF hängt an.

Angebots-, Rechnungs- und Mahnungs-Mails tragen zudem das Praxis-Branding: Das unter Verwaltung → Beleg-Design hinterlegte Logo und die Markenfarbe erscheinen im Briefkopf der Mail (ohne Logo der Praxisname); nutriam nennt sich nur dezent in der Fußzeile. Der Mail-Auftritt passt damit zum beigefügten Beleg-PDF.

Achtung: Ohne E-Mail-Adresse in der Kundenakte wird der Versand still übersprungen — die Rechnung gilt trotzdem als ausgestellt und ist festgeschrieben. Steht in der Zustellkarte nichts oder Übersprungen, musst du den Beleg selbst weitergeben (PDF herunterladen).

Tipp: Die Dokumentvorlage steuert nur das PDF-Layout, nicht ob eine Mail rausgeht. Vorlagen pflegst du in 07 – Praxis.

10. Mahnwesen

Das Mahnwesen sitzt auf der Rechnungs-Detailseite in der Karte „Rechnung / Status und nächster Schritt". Es kennt vier Stufen:

Voraussetzungen für „Mahnstufe weiter": Die Rechnung muss überfällig sein und noch einen offenen Betrag haben. Entwürfe, stornierte und bezahlte Rechnungen weist das System ab. Stufe 4 lässt sich weder weiter erhöhen noch vertagen.

Zusätzlich wartet nutriam die nächste Wiedervorlage ab: Steht sie noch in der Zukunft, lehnt „Mahnstufe weiter" mit dem Hinweis ab, ab wann die nächste Stufe möglich ist. Das schützt vor einem versehentlichen Doppelklick — sonst gingen zwei Mahnungen unterschiedlicher Stufe binnen Sekunden an dieselbe Kund:in, ohne dass die Frist dazwischen je gewahrt war. Wann die nächste Stufe wieder möglich ist, steht in der Karte unter Nächste Wiedervorlage; über Vertagen kannst du diesen Termin verschieben.

Sobald eine Zahlung die Rechnung ausgleicht, schließt nutriam den Mahnfall selbst. In der Rechnungsliste erkennst du offene Mahnarbeit an den Signalzeilen Zahlungsaufgabe offen und Mahnung aktiv (siehe Abschnitt 5).

Tipp: Jede versendete Mahnung erscheint in der Karte „Versand / E-Mail-Zustellung" als Zahlungserinnerung / Mahnung. Da siehst du auch, ob sie wirklich rausging.

Die Mahn-Mail geht erst raus, nachdem die Mahnstufe gespeichert ist. Scheitert der Versand (etwa weil der Mailanbieter gerade nicht erreichbar ist), bleibt die Stufe deshalb gesetzt und der Fehlversuch steht in derselben Karte — die Mahnung wird nicht am nächsten Tag automatisch wiederholt. Melde dich in dem Fall direkt bei der Kund:in.

Automatischer Mahnlauf

nutriam kann den Mahnlauf werktags um 9:20 Uhr selbst anstoßen: Er sucht alle überfälligen Rechnungen mit offenem Betrag und führt genau die Aktionen aus, die dir die Oberfläche ohnehin vorschlägt — Mahnlauf starten für Rechnungen ohne Mahnfall und Mahnstufe weiter für fällige Wiedervorlagen. Jede Stufe verschickt dieselbe Mahn-Mail wie der Klick von Hand, und jeder Lauf landet im Aktivitätsprotokoll des Mandanten.

Zwei Fälle rührt der automatische Lauf bewusst nicht an:

• Geschlossene Mahnfälle, die trotzdem offen geblieben sind. Sie werden nur gezählt und bleiben als Mahnstatus prüfen für dich liegen — ob ein abgeschlossener Fall wieder aufgemacht wird, entscheidest du.
• Stufe 4 (Letzte Mahnung). Sie ist die Endstufe; danach passiert automatisch nichts mehr.

Wichtig: Der automatische Mahnlauf wird erst nach Freischaltung durch den Betreiber aktiv, und zwar in zwei Schritten: Zuerst läuft er im Beobachtungsmodus — er ermittelt nur, welche Rechnungen dran wären, und schreibt genau einen Eintrag ins Aktivitätsprotokoll. In diesem Modus ändert er nachweislich nichts: keine Rechnung wechselt den Status, keine Automatisierung läuft an, keine Aufgabe entsteht, keine Mail geht raus. Erst mit der zweiten Freischaltung setzt er Mahnstufen und verschickt Mahn-Mails. Bis dahin bleibt das Mahnwesen genau so, wie es in diesem Abschnitt beschrieben ist: Du löst jede Stufe selbst aus.

11. Zahlungen

Sidebar → Abrechnung → Zahlungen:

Hier liegen alle manuell erfassten Zahlungseingänge zu deinen Kundenrechnungen.

Die Karte „Liste eingrenzen" hat ein Suchfeld (Referenz, Rechnung oder Kunde), darunter die Pillen zur Zahlungsart mit Trefferzählern (Alle, Überweisung, Bar, Karte, Sonstiges) und den Button „Anwenden" als Rückfallebene.

Beides greift sofort — Suche kurz nach dem Tippen (ab zwei Zeichen), Pillen beim Klick. „Filter zurücksetzen" erscheint im Kopf der Karte, sobald etwas gesetzt ist.

Achtung: Stripe erzeugt hier keine Einträge. Stripe wickelt ausschließlich das nutriam-Abo deiner Praxis ab. Zahlungen deiner Kund:innen trägst du immer selbst ein.

Zahlung erfassen

Rechts oben „Zahlung erfassen" öffnet die Karte „Zahlungseingang erfassen". Aus einer Rechnung heraus ist die Rechnung schon vorausgewählt:

Ein Währungsfeld gibt es nicht — gebucht wird in der Währung der Rechnung.

Tipp: Der übliche Fall ist damit ein Zwei-Klick-Vorgang: In der Rechnung „Zahlung erfassen" klicken, im Formular liegen Rechnung und Betrag schon richtig — nur noch speichern.

Das Backend weist ab, wenn:

• die Rechnung noch ein Entwurf oder storniert ist,
• der Betrag größer ist als der offene Rest,
• „Erhalten am" in der Zukunft liegt.

Vollständig bezahlte Rechnungen stehen gar nicht erst im Dropdown.

Nach dem Speichern rechnet nutriam die Rechnung neu: Sie wandert je nach Restbetrag auf Teilbezahlt oder Bezahlt, und ein laufender Mahnfall wird aufgeräumt.

Zahlung falsch erfasst?

Auf der Zahlungs-Detailseite liegt unten die Karte „Zahlung stornieren" mit einem optionalen Feld „Grund (optional)" (z. B. Fehlbuchung, doppelt erfasst, zurückgebucht), dem Pflicht-Häkchen „Verstanden — Zahlung unwiderruflich als gegenstandslos markieren." und dem Button „Zahlung stornieren". Rückgängig machen lässt sich der Storno nicht.

Die Zahlung wird nicht gelöscht, sondern revisionssicher als gegenstandslos markiert; die Rechnung wird automatisch neu berechnet. Bereits stornierte Zahlungen zeigen nur noch „Storniert am … / Grund: …".

Detailseite einer Zahlung

Oben rechts stehen „Rechnung öffnen" und „Kundenakte". Der Aufbau:

12. Exporte für Steuerberatung und Buchhaltung

Im Kopf der Rechnungsliste liegen zwei Downloads:

Spalten der CSV: Rechnungsnummer, Belegart (Rechnung / Stornorechnung), Status, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Kunde, Währung, Gesamtbetrag, Bezahlt, Offen, Bezahlt am, Storno zu, Erstellt am.

Alle Datumsangaben — im Journal, im PDF und in der eingebetteten ZUGFeRD-/Factur-X-Datei — sind deutsche Kalendertage (Europe/Berlin). Eine Rechnung, die kurz nach Mitternacht entsteht, trägt also überall dasselbe Datum wie auf dem sichtbaren Beleg. Bereits ausgestellte Belege bleiben davon unberührt: Ihr PDF liegt seit dem Ausstellen unverändert im Archiv.

Entwürfe sind im ZIP nicht enthalten — sie haben noch keinen Beleg.

Häufige Fragen

„Wo finde ich überfällige Rechnungen?" Sidebar → Rechnungen, Status-Select auf Überfällig — die Liste zieht sofort nach, „Anwenden" brauchst du nicht. Die KPI-Kacheln sind nicht anklickbar. Rechnungen mit offener Zahlungsaufgabe oder laufendem Mahnfall stehen ohnehin automatisch oben in der Liste.

„Ich habe mich in einer versendeten Rechnung vertippt — wie korrigiere ich das?" Gar nicht direkt: Die Rechnung ist festgeschrieben. Klick „Stornieren" (das erzeugt einen Korrekturbeleg) und leg anschließend eine neue, korrekte Rechnung an. Sind schon Zahlungen erfasst, storniere zuerst diese.

„Mein Angebot ist abgelehnt — was nun?" Es gibt keinen Button dafür. Halte den Grund über „Eintrag ergänzen" in der Timeline des Angebots fest und setz den Lead in 02 – Leads auf Verloren. Die Kundenakte bleibt unverändert.

„Es kam weniger Geld als erwartet — wie buche ich eine Teilzahlung?" Erfass genau den eingegangenen Betrag über „Zahlung erfassen". Die Rechnung geht automatisch auf Teilbezahlt, die Spalte Offen zeigt den Rest. Mehr als den offenen Rest lässt die App nicht buchen.

„Wie versende ich eine Rechnung an Kund:innen?" Auf der Rechnungs-Detailseite „Rechnung versenden" (nur bei Entwurf aktiv). Der Beleg wird festgeschrieben und automatisch per Mail an die Adresse aus der Kundenakte geschickt. Ob es geklappt hat, steht in der Karte „Versand / E-Mail-Zustellung".

„Warum ist meine Rechnung teurer als das Angebot?" Angebote sind netto und tragen keine Steuerfelder. Beim Anlegen der Rechnung greift das USt-Modell aus Verwaltung → Abrechnung. Bei Regelbesteuerung kommt die USt also erst auf dem Beleg dazu.

„Was ist mit Stripe?" Stripe betrifft nur dein eigenes nutriam-Abo, nicht die Rechnungen an deine Kund:innen. Für die gibt es genau vier Zahlungsarten: Überweisung, Bar, Karte, Sonstiges — und die trägst du manuell ein.

„Was sieht mein:e Kund:in davon?" Die ausgestellte Rechnung samt PDF erscheint im Kundenportal, siehe Portal-Handbuch → Dateien, Rechnungen, Wissen. Angebote und Zahlungen sind dort nicht sichtbar.

Was hier noch fehlt

• Kein Online-Bezahlen für Kund:innen. Es gibt keinen Zahlungslink und kein Lastschriftverfahren; Zahlungseingänge werden ausschließlich manuell erfasst.
• Kein Bank-Abgleich. Kontoumsätze werden nicht importiert und nicht automatisch zugeordnet.
• Kein „Abgelehnt" für Angebote. Der Status existiert im Filter, aber es gibt keine Bedienung dafür.
• Keine editierbare Rechnungsnummern-Sequenz. Präfix und Zähler stehen nur in den Daten und lassen sich in der Oberfläche nicht ändern. Die Belegnummer selbst ist ebenfalls kein Eingabefeld mehr — nutriam vergibt sie automatisch beim Ausstellen und sperrt sie danach.
• Kein Mahnlauf-Knopf im UI. Einen automatischen Mahnlauf gibt es (Abschnitt 10), er ist aber eine Betreiber-Einstellung und in der Oberfläche weder sicht- noch startbar. Ohne Freischaltung löst du jede Stufe von Hand aus; die App schlägt sie nur über das Signal Zahlungsaufgabe offen vor.
• Keine Rückerstattung. Für bezahlte Rechnungen gibt es keinen Storno- und keinen Gutschrift-Weg in der Oberfläche.