06 – Angebote, Rechnungen, Zahlungen

In der Sidebar-Gruppe Abrechnung liegt der komplette Geld-Pfad: Angebot schreiben, Rechnung ausstellen, Zahlung verbuchen, notfalls mahnen. Ab dem Versand ist eine Rechnung revisionssicher festgeschrieben — korrigiert wird danach nur noch über eine Stornorechnung.

• Angebote (/offers)
• Rechnungen (/invoices)
• Zahlungen (/payments)

1. Der Weg vom Angebot zur Zahlung

Du musst diesen Weg nicht vollständig gehen — eine Rechnung geht auch ohne Angebot. Das Angebot ist aber der einzige Weg, Positionen einmal zu erfassen und später in den Beleg zu übernehmen.

2. Stammdaten und Beleg-Design zuerst

Alles, was auf Angeboten, Rechnungen und Mahnungen erscheint, kommt aus zwei Tabs in der Verwaltung — siehe 08 – Verwaltung:

Achtung: Speichern darf hier nur die Rolle Team-Admin. Als Coach siehst du die Felder, aber der Button ist gesperrt („Nur Team-Admins können Abrechnungsdaten ändern.").

Achtung: Die App blockiert den Versand nicht, wenn Angaben fehlen. Ein unvollständiges Rechnungsprofil führt nur zu einem dünnen Beleg und zu einem ZUGFeRD-XML im Rückfall-Profil. Prüf die beiden Tabs, bevor die erste echte Rechnung rausgeht.

Änderungen am Beleg-Design wirken auf künftige Belege. Bereits festgeschriebene Rechnungen behalten ihr Layout — das ist so gewollt.

3. Umsatzsteuer: einmal einstellen

In Verwaltung → Abrechnung gibt es genau eine Auswahl „Umsatzsteuer". Sie gilt automatisch für alle Rechnungen:

Im Positionen-Editor siehst du das direkt:

• Bei §19 verschwinden die USt-Felder komplett. Stattdessen steht dort „Keine Umsatzsteuer — als Kleinunternehmer (§19 UStG) eingestellt in Verwaltung → Abrechnung".
• Bei Regelbesteuerung sind die USt-Felder eingeklappt. Ein Hinweis nennt den Standard (z. B. „19 % USt auf die Netto-Preise") und bietet den Button „USt je Position anpassen" an.
• Klappst du auf, gilt: leere USt-Felder erben den Standard. Nur explizit eingetragene Werte weichen ab.

Tipp: Angebotspositionen tragen gar keine Steuerfelder. Der Angebotswert ist eine Netto-Summe. Das Steuermodell der Praxis wird erst beim Übergang Angebot → Rechnung angewandt — dort kann der Betrag also höher liegen als im Angebot.

4. Angebote

Sidebar → Abrechnung → Angebote:

Ein Angebot ist ein Vorschlag an einen Lead oder an bestehende Kund:innen — z. B. „12 Wochen Ernährungscoaching".

KPI-Kacheln

Die Kacheln sind reine Anzeigen und nicht klickbar. Die ersten drei zählen immer den Gesamtbestand; „Rechnung offen" bezieht sich auf die aktuell gefilterte Liste.

Filter

Die Karte „Angebotsfilter / Liste eingrenzen" ist ein Formular, kein Pillen-Umschalter:

• Suche über Titel, Kunde, Lead, Notiz oder Währung.
• Status: Alle Status / Entwurf / Versendet / Angenommen / Abgelehnt.
• Button „Anwenden".

Spalten der Liste

Angebots-Statuswerte

Neues Angebot anlegen

Rechts oben „Angebot anlegen" öffnet „Neues Angebot / Leistungsumfang erfassen":

Unter den Positionen liegt der Picker „Aus Leistungskatalog übernehmen". Er legt eine Position aus einem aktiven Produkt an (Bezeichnung, Menge, Einzelpreis) — gepflegt wird der Katalog in 07 – Praxis. Ohne aktive Produkte blendet sich der Picker aus.

Detailseite eines Angebots

Oben rechts stehen je nach Verknüpfung „Lead öffnen" und „Kundenakte". Die Seite ist von oben nach unten so aufgebaut:

Die Karte „Aktionen / Angebot weiterführen" kennt genau drei Elemente:

Achtung: Einen Button „Abgelehnt" gibt es nicht. Wenn ein Angebot platzt, lass es auf Versendet stehen und halte den Grund über „Eintrag ergänzen" fest. Den Lead setzt du in 02 – Leads auf Verloren.

Achtung: Ein angenommenes Angebot ist inhaltlich gesperrt. Positionen, Betrag, Kunde/Lead und Währung werden mit einer Fehlermeldung abgewiesen („Ein angenommenes Angebot kann inhaltlich nicht mehr geändert werden."). Wurde daraus bereits eine nicht stornierte Rechnung erzeugt, lässt sich das Angebot auch nicht mehr zurücksetzen. Für Änderungen legst du ein neues Angebot an.

5. Rechnungen

Sidebar → Abrechnung → Rechnungen:

Rechts oben liegen drei Aktionen: „Export (CSV)", „Belege (ZIP)" und „Rechnung anlegen" (Exporte siehe Abschnitt 12).

KPI-Kacheln

Auch diese Kacheln sind Anzeigen, keine Filter.

Filter und Liste

Die Karte „Rechnungsfilter / Liste eingrenzen" hat ein Suchfeld (Rechnungsnummer oder Kunde), ein Status-Select (Alle Status / Entwurf / Versendet / Teilbezahlt / Bezahlt / Überfällig / Storniert) und den Button „Anwenden". Darunter steht die Karte „Rechnungsbestand / Alle Rechnungen" mit einer Meta-Zeile „N sichtbar · N offen · N überfällig".

Ein Fälligkeitsdatum steht nicht in der Liste — nur auf der Detailseite.

Die beiden Zusatz-Pills sind die Finance-Queue:

Zeilen mit einer dieser Pills sortiert die Liste automatisch nach oben, danach überfällige Rechnungen, danach nach Rechnungsdatum.

Rechnungs-Statuswerte

Neue Rechnung anlegen

Links das Formular, rechts die mitlaufende Karte „Live-Vorschau / Beleg".

Auch hier gibt es den Picker „Aus Leistungskatalog übernehmen". Ein Notizfeld auf Rechnungsebene existiert nicht — Notizen hängen an der Position oder später an der Timeline.

Die Live-Vorschau rendert den Beleg neu, sobald Kunde und mindestens eine beschriebene Position stehen; über „Als PDF ansehen" öffnest du dieselbe Vorschau als PDF.

Unten stehen drei Buttons:

Achtung: Die vorbelegte Rechnungsnummer enthält nur das Datum. Legst du am selben Tag eine zweite Rechnung an, kommt „Die Rechnungsnummer „…" ist bereits vergeben. Rechnungsnummern müssen eindeutig sein." Häng eine laufende Nummer an (RE-2026-07-28-2) oder nutz gleich dein eigenes Schema. Eine automatische fortlaufende Nummer (RE-2026-0001) vergibt nutriam nur für Stornobelege.

Tipp: Aus einem angenommenen Angebot heraus klickst du „Rechnung anlegen" — in der Angebotsliste oder auf der Angebots-Detailseite. Oben erscheint dann der Hinweis „Angebot vorbelegt", Positionen und Kunde sind übernommen und weiterhin anpassbar. Einen Menüpunkt „In Rechnung umwandeln" gibt es nicht.

Detailseite einer Rechnung

Oben rechts stehen „Kundenakte" und — bei Angebotsbezug — „Angebot öffnen".

Das Faktenraster der Finance-Steuerung zeigt Status, Offener Betrag, Zahlungsstand, Angebotsbezug und die Mahn-Fakten (Mahnwesen, Nächste Wiedervorlage, Mahnstufe, Reminder-Typ). Bei einem Stornobeleg kommt die Zeile Belegart: Stornorechnung (Korrekturbeleg) dazu.

Achtung: „Als bezahlt markieren" legt keine Zahlung an. Die Rechnung steht danach auf Bezahlt, in der Zahlungsliste taucht nichts auf, und stornieren lässt sie sich nicht mehr. Für echte Geldeingänge nimm immer „Zahlung erfassen".

6. Festgeschrieben statt löschbar (GoBD)

Ein Entwurf ist frei editierbar: Nummer, Kunde, Angebot, Vorlage, Rechnungsdatum, Fällig am, Leistungsdatum und alle Positionen.

Sobald die Rechnung ausgestellt ist (Status Versendet oder später), ersetzt nutriam das Formular durch den Block „GoBD-Festschreibung / Inhalt gesperrt":

Diese Rechnung ist ausgestellt und revisionssicher festgeschrieben. Inhalt und Beträge lassen sich nicht mehr ändern.

Sichtbar bleiben Rechnungsnummer, Kunde, ggf. Angebot, Rechnungsdatum, ggf. Leistungsdatum, Fällig am und die Positionen mit ihren Summen — alles schreibgeschützt. Gleichzeitig wird beim Ausstellen das PDF einmalig als Archiv-Beleg eingefroren; jeder spätere Abruf liefert exakt diese Datei.

Tipp: Solange du unsicher bist, speichere als Entwurf. Nur der Entwurf lässt sich noch beliebig umbauen. Nach dem Versenden ist der einzige Weg der Storno.

7. Rechnung stornieren und korrigieren

„Stornieren" löscht nichts. Der Klick erzeugt eine eigenständige Stornorechnung (Korrekturbeleg):

• eigene fortlaufende Nummer aus der Praxis-Sequenz (z. B. RE-2026-0001),
• alle Positionen mit negierten Beträgen,
• Titel und Text mit Bezug auf das Original („Storno zu Rechnung …"),
• eigenes, sofort festgeschriebenes PDF,
• Eckdate Belegart: Stornorechnung (Korrekturbeleg) auf der Detailseite.

Das Original bleibt vollständig erhalten und wechselt auf Storniert. Eine Korrektur machst du danach als neue Rechnung.

8. Beleg-PDF und E-Rechnung (ZUGFeRD/Factur-X)

Auf beiden Detailseiten liegt die Karte Beleg:

• „Beleg als PDF anzeigen" bzw. „Angebot als PDF anzeigen" öffnet die Datei in einem neuen Tab.
• „PDF herunterladen" speichert sie lokal.

Bei einem Rechnungs-Entwurf ist das eine Vorschau („noch nicht festgeschrieben"), ab dem Ausstellen der festgeschriebene Archiv-Beleg — identisch zu der Datei, die per Mail rausgeht und die deine Kund:innen im Portal sehen.

In jedes Rechnungs-PDF bettet nutriam zusätzlich ein ZUGFeRD/Factur-X-XML ein. Buchhaltungsprogramme wie DATEV, lexoffice oder sevDesk lesen die Rechnung dadurch maschinell ein, ohne dass jemand abtippt.

Bei §19 und bei §4-Befreiung wandert der Befreiungsgrund maschinenlesbar mit ins XML. Angebots-PDFs enthalten kein ZUGFeRD-XML — sie sind keine Rechnungsbelege.

9. Ist die Mail angekommen?

Angebot und Rechnung haben je eine Karte „Versand / E-Mail-Zustellung". Dort steht pro Mail eine Zeile mit Status-Pill, Vorgangsart, Datum und Empfängeradresse.

Vorgangsarten sind Angebot versendet, Rechnung versendet und Zahlungserinnerung / Mahnung.

Rechnungs-Mails kommen fest von rechnungen@nutriam.app mit dem Anzeigenamen „ über nutriam". Als Antwortadresse setzt nutriam die Rechnungs-E-Mail aus den Stammdaten, ersatzweise die Support-Adresse. Das festgeschriebene PDF hängt an.

Achtung: Ohne E-Mail-Adresse in der Kundenakte wird der Versand still übersprungen — die Rechnung gilt trotzdem als ausgestellt und ist festgeschrieben. Steht in der Zustellkarte nichts oder Übersprungen, musst du den Beleg selbst weitergeben (PDF herunterladen).

Tipp: Die Dokumentvorlage steuert nur das PDF-Layout, nicht ob eine Mail rausgeht. Vorlagen pflegst du in 07 – Praxis.

10. Mahnwesen

Das Mahnwesen sitzt auf der Rechnungs-Detailseite in der Karte „Finance-Steuerung / Status und Folgeaktion". Es kennt vier Stufen:

Voraussetzungen für „Mahnstufe weiter": Die Rechnung muss überfällig sein und noch einen offenen Betrag haben. Entwürfe, stornierte und bezahlte Rechnungen weist das System ab. Stufe 4 lässt sich weder weiter erhöhen noch vertagen.

Sobald eine Zahlung die Rechnung ausgleicht, schließt nutriam den Mahnfall selbst. In der Rechnungsliste erkennst du offene Mahnarbeit an den Pills Finance Aktion offen und Mahnung aktiv (siehe Abschnitt 5).

Tipp: Jede versendete Mahnung erscheint in der Karte „Versand / E-Mail-Zustellung" als Zahlungserinnerung / Mahnung. Da siehst du auch, ob sie wirklich rausging.

11. Zahlungen

Sidebar → Abrechnung → Zahlungen:

Hier liegen alle manuell erfassten Zahlungseingänge zu deinen Kundenrechnungen.

Die Karte „Zahlungsfilter / Liste eingrenzen" hat ein Suchfeld (Referenz, Rechnung oder Kunde), das Select Zahlungsart (Alle Zahlungsarten / Überweisung / Bar / Karte / Sonstiges) und „Anwenden".

Achtung: Stripe erzeugt hier keine Einträge. Stripe wickelt ausschließlich das nutriam-Abo deiner Praxis ab. Zahlungen deiner Kund:innen trägst du immer selbst ein.

Zahlung erfassen

Rechts oben „Zahlung erfassen" öffnet „Neue Zahlung / Zahlungseingang erfassen". Aus einer Rechnung heraus ist die Rechnung schon vorausgewählt:

Ein Währungsfeld gibt es nicht — gebucht wird in der Währung der Rechnung.

Das Backend weist ab, wenn:

• die Rechnung noch ein Entwurf oder storniert ist,
• die Rechnung bereits vollständig bezahlt ist,
• der Betrag größer ist als der offene Rest,
• „Erhalten am" in der Zukunft liegt.

Nach dem Speichern rechnet nutriam die Rechnung neu: Sie wandert je nach Restbetrag auf Teilbezahlt oder Bezahlt, und ein laufender Mahnfall wird aufgeräumt.

Zahlung falsch erfasst?

Auf der Zahlungs-Detailseite liegt unten die Karte „Storno / Zahlung stornieren" mit einem optionalen Feld „Grund (optional)" (z. B. Fehlbuchung, doppelt erfasst, zurückgebucht) und dem Button „Zahlung stornieren".

Die Zahlung wird nicht gelöscht, sondern revisionssicher als gegenstandslos markiert; die Rechnung wird automatisch neu berechnet. Bereits stornierte Zahlungen zeigen nur noch „Storniert am … / Grund: …".

Detailseite einer Zahlung

Oben rechts stehen „Rechnung öffnen" und „Kundenakte". Der Aufbau:

12. Exporte für Steuerberatung und Buchhaltung

Im Kopf der Rechnungsliste liegen zwei Downloads:

Spalten der CSV: Rechnungsnummer, Belegart (Rechnung / Stornorechnung), Status, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Kunde, Währung, Gesamtbetrag, Bezahlt, Offen, Bezahlt am, Storno zu, Erstellt am.

Entwürfe sind im ZIP nicht enthalten — sie haben noch keinen Beleg.

Häufige Fragen

„Wo finde ich überfällige Rechnungen?" Sidebar → Rechnungen, Status-Select auf Überfällig, dann „Anwenden". Die KPI-Kacheln sind nicht anklickbar. Rechnungen mit offener Finance-Aktion oder laufendem Mahnfall stehen ohnehin automatisch oben in der Liste.

„Ich habe mich in einer versendeten Rechnung vertippt — wie korrigiere ich das?" Gar nicht direkt: Die Rechnung ist festgeschrieben. Klick „Stornieren" (das erzeugt einen Korrekturbeleg) und leg anschließend eine neue, korrekte Rechnung an. Sind schon Zahlungen erfasst, storniere zuerst diese.

„Mein Angebot ist abgelehnt — was nun?" Es gibt keinen Button dafür. Halte den Grund über „Eintrag ergänzen" in der Timeline des Angebots fest und setz den Lead in 02 – Leads auf Verloren. Die Kundenakte bleibt unverändert.

„Es kam weniger Geld als erwartet — wie buche ich eine Teilzahlung?" Erfass genau den eingegangenen Betrag über „Zahlung erfassen". Die Rechnung geht automatisch auf Teilbezahlt, die Spalte Offen zeigt den Rest. Mehr als den offenen Rest lässt die App nicht buchen.

„Wie versende ich eine Rechnung an Kund:innen?" Auf der Rechnungs-Detailseite „Rechnung versenden" (nur bei Entwurf aktiv). Der Beleg wird festgeschrieben und automatisch per Mail an die Adresse aus der Kundenakte geschickt. Ob es geklappt hat, steht in der Karte „Versand / E-Mail-Zustellung".

„Warum ist meine Rechnung teurer als das Angebot?" Angebote sind netto und tragen keine Steuerfelder. Beim Anlegen der Rechnung greift das USt-Modell aus Verwaltung → Abrechnung. Bei Regelbesteuerung kommt die USt also erst auf dem Beleg dazu.

„Was ist mit Stripe?" Stripe betrifft nur dein eigenes nutriam-Abo, nicht die Rechnungen an deine Kund:innen. Für die gibt es genau vier Zahlungsarten: Überweisung, Bar, Karte, Sonstiges — und die trägst du manuell ein.

„Was sieht mein:e Kund:in davon?" Die ausgestellte Rechnung samt PDF erscheint im Kundenportal, siehe Portal-Handbuch → Dateien, Rechnungen, Wissen. Angebote und Zahlungen sind dort nicht sichtbar.

Was hier noch fehlt

• Kein Online-Bezahlen für Kund:innen. Es gibt keinen Zahlungslink und kein Lastschriftverfahren; Zahlungseingänge werden ausschließlich manuell erfasst.
• Kein Bank-Abgleich. Kontoumsätze werden nicht importiert und nicht automatisch zugeordnet.
• Kein „Abgelehnt" für Angebote. Der Status existiert im Filter, aber es gibt keine Bedienung dafür.
• Keine editierbare Rechnungsnummern-Sequenz. Präfix und Zähler stehen nur in den Daten; im UI ist die Nummer ein freies Pflichtfeld mit Datums-Vorbelegung.
• Kein automatischer Mahnlauf im UI. Stufen werden von Hand ausgelöst; die App schlägt sie nur über die Finance-Signale vor.
• Keine Rückerstattung. Für bezahlte Rechnungen gibt es keinen Storno- und keinen Gutschrift-Weg in der Oberfläche.