08 – Verwaltung: Stammdaten, Team, Abo, Profil

In der Sidebar-Gruppe System liegt alles, was dein Team, deinen Zugang und dein eigenes Profil betrifft. Was du davon siehst, hängt an deiner Rolle: Team-Admin darf alles ändern, Coach sieht die Einstellungen nur lesend und hat weder Abo & Testphase noch die Team-Verwaltung.

Die Gruppe System enthält: Reporting (nur wenn dein Tarif das Feature reporting enthält), Protokoll, Einstellungen, Abo & Testphase (nur Team-Admin) und Plattform (nur für Plattform- und Support-Admins). Die Team-Verwaltung steht bewusst nicht in der Sidebar — sie erreichst du nur über dein Profil.

1. Einstellungen: die sechs Tabs

Sidebar → System → Einstellungen (/verwaltung). Die Kopfzeile der Seite nennt den Bereich „Mandanten-Einstellungen".

Jeder Tab ist ein eigenes Formular mit eigenem Speichern. Ein Tabwechsel verwirft ungespeicherte Eingaben — erst speichern, dann wechseln.

Kopfzeile: bis zu vier Aktionen

Steht beim Abo etwas an (Testphase läuft aus, Zahlung offen), blendet die Seite zusätzlich ein Erinnerungsbanner mit dem Button „Billing & Pläne öffnen" ein.

Kontext-Karte über dem Formular

Direkt unter der Tab-Leiste steht eine kleine Übersicht mit drei Zeilen:

Achtung: Als Coach siehst du die Einstellungen, kannst sie aber nicht ändern. Die Felder sind deaktiviert und unter jedem Formular steht ein Hinweis wie „Nur Team-Admins können Stammdaten ändern."

1.1 Stammdaten (Teamprofil)

Genau drei Felder — diese Angaben erscheinen in Portal-Headern, Dokumenten und Kundenansichten:

Tipp: Logo und Markenfarben liegen nicht hier, sondern im Tab Beleg-Design.

1.2 Kontakt (Support & Kontaktwege)

Ebenfalls schlank: Support E-Mail und Support Telefon. Die Rechnungsadresse gehört in den Tab Abrechnung.

1.3 Termine & Buchung

Hier steuerst du, wann Interessent:innen online buchen können und welche Fristen für Absagen und Erinnerungen gelten.

Achtung: Die zweite Erinnerung wirkt nur, wenn ihr Wert kleiner ist als der reguläre Vorlauf. Sonst passiert nichts.

Den Link zu deiner öffentlichen Buchungsseite findest du unter Leads → Neu, siehe 02 – Leads & Akquise.

1.4 Abrechnung (Rechnungsprofil)

Diese Angaben landen auf Angeboten, Rechnungen und Mahnungen.

Oberer Block — Rechnungsprofil

Unterer Block — „ZUGFeRD/Factur-X — Rechnungsdaten"

Strukturierte Adresse, USt.-IdNr. und Bankverbindung aktivieren das Factur-X-BASIC-Profil. Empfangende Systeme (DATEV, lexoffice, sevDesk) lesen daraus den vollständigen Trade-Party-Block und den SEPA-Auftrag. Alles ist optional — fehlt etwas, fällt das XML auf MINIMUM zurück.

Die Auswahl Umsatzsteuer kennt vier Fälle und gilt automatisch für alle Rechnungen; einzelne Positionen dürfen abweichen:

• Kleinunternehmer (§19 UStG) — keine USt
• Steuerbefreit (§4 UStG, z. B. Heilberufe) — keine USt
• Regelbesteuerung — 19 % USt
• Regelbesteuerung — 7 % USt (ermäßigt)

Tipp: Absendername, Rechnungs-E-Mail und Rechnungsadresse sind die drei Felder, die im Bereich Dokumente als „Setup ready" geprüft werden (siehe 07 – Praxis). Fehlt etwas, wird nichts blockiert — der Beleg-Renderer setzt dann Ersatzwerte wie den Teamnamen ein. Sauber ist das trotzdem nicht.

Block „KI-Nutzung" (nur lesen)

Ganz unten im Tab steht die Kostenkontrolle für die Foto- und Texterkennung der letzten 30 Tage: Erkennungen (mit erfolgreichen in Klammern), Aktive Nutzer, Tokens und Geschätzte Kosten auf Basis der Azure-Listenpreise. Ist die KI für dein Team nicht freigeschaltet, steht dort der Hinweis, dass keine KI-Kosten anfallen.

Achtung: Die Buttons „KI-Zugang freischalten" / „KI-Zugang entziehen" sieht nur der Plattform-Betreiber. Als Team-Admin kannst du die Zahlen lesen, aber den Zugang nicht selbst schalten.

1.5 Beleg-Design

Farben, Schrift, Texte und Logo für Rechnungen und Angebote.

In beiden Texten kannst du Platzhalter verwenden: {Vorname}, {Name}, {RechnungsNr}, {Praxis}, {Datum}.

Darunter der Block „Logo für Belege": Vorschau des aktuellen Logos, Dateiauswahl und „Logo hochladen" (PNG oder JPEG, max. 2 MB) sowie „Logo entfernen", sobald ein Logo hinterlegt ist.

Achtung: Bereits festgeschriebene Belege bleiben unverändert. Ein neues Design wirkt nur auf Belege, die du danach erzeugst — siehe 06 – Abrechnung.

1.6 Portal-Bereiche

Hier blendest du Bereiche aus, die du nicht anbietest. Häkchen gesetzt = für Kund:innen sichtbar. Abschaltbar sind neun Bereiche:

Rechnungen, Einkauf, Wissen & Kurse, Kurse, Rezepte, Dateien, Fortschritt, Check-ins, Aufgaben.

Die Kernbereiche bleiben immer sichtbar: Heute, Mein Plan, Ernährungsprotokoll, Nachrichten, Termine und Einstellungen.

Tipp: Wenn Kund:innen einen Bereich „nicht mehr finden", lohnt der Blick zuerst hierher — nicht in die Kundenakte.

1.7 Mobiler DEV-Zugang

Dieser Tab erscheint nur, wenn die App lokal mit LOCAL_E2E_AUTH_ENABLED=true läuft. Er listet LAN-URLs und die DEV-Profile (Platform Admin, Team Admin, Berater, Kunde), um die App vom Handy im selben Netz zu öffnen. Im Produktivbetrieb existiert der Tab nicht.

2. Team & Zugriff

Die Seite liegt unter /verwaltung/team und heißt dort „Team & Zugriff". Sie steht nicht in der Sidebar und auch nicht im Benutzermenü der Kopfzeile (dort gibt es nur Profil und Abmelden).

Achtung: Einziger Weg dorthin: Profil → „Team & Einladungen". Der Button erscheint nur für Team-Admins; Coaches sehen an derselben Stelle „Zum Portal".

KPI-Kacheln

Sind die Sitze voll oder überzogen, steht über den Kacheln ein rotes Banner „Paketgrenze für Coaches erreicht" mit dem Button „Abo prüfen".

Karte „Mitglied einladen"

Die Karte ist standardmäßig zugeklappt und zeigt rechts, wie viele Einladungen offen sind. Aufgeklappt enthält sie zwei Dinge:

a) Membership-Basis herstellen. Der Button „Memberships bootstrapen" legt für bestehende aktive Nutzer des Teams fehlende Mitgliedschaften an. Das ist ein Brückenschritt für Altbestände und in neuen Teams normalerweise nicht nötig.

b) Das Einladungsformular.

Absenden mit „Einladung erzeugen".

Achtung: Die beiden Auswahlfelder wirken optional („Kein Kundenbezug", „Nicht zugewiesen"), sind es aber nicht: Ohne Kundenzuordnung scheitert ein Kunden-Invite, ohne verantwortlichen Coach scheitern Coach- und Kunden-Invites. Einladungen für Plattform- oder Support-Admin lehnt die App grundsätzlich ab.

Nach dem Absenden verschickt nutriam die Einladung automatisch per E-Mail. Die Rückmeldung sagt dir, was passiert ist:

Der erzeugte Link /invite/<token> steht anschließend als schlichte Codezeile in der Karte — nur nötig, wenn du ihn von Hand weitergeben musst. Einladungen laufen nach 14 Tagen ab.

Sektion „Mitglieder"

Pro Zeile: Avatar mit Initialen, Name (deine eigene Zeile trägt „· du"), E-Mail, Rollen-Pill sowie „n Kund:innen · aktiv seit …" bzw. „eingeladen …". Rechts das Aufklapp-Menü „Rolle" mit zwei Auswahlfeldern und Speichern:

Plattform-Admin erscheint in der Rollenliste nur, wenn du selbst Plattform-Admin bist.

Achtung: Der letzte aktive Team-Admin lässt sich weder herabstufen noch deaktivieren — auch nicht bei dir selbst. Sonst könnte niemand mehr Rollen und Einladungen verwalten.

Sektion „Offene Einladungen"

Listet alle Einladungen, neueste zuerst: Name bzw. E-Mail, darunter „Eingeladen … · Ablauf … · Verantwortlich …", plus Rollen-Pill. Aktionen:

• Link öffnen — springt auf die Einlöseseite (immer verfügbar).
• Erneut senden — schickt die Mail neu, bei offenen und abgelaufenen Einladungen.
• Zurückziehen — nur bei offenen Einladungen.

Einen Kopier-Button gibt es hier nicht; nutze „Link öffnen" und die Adresszeile.

3. Abo & Testphase

Sidebar → System → Abo & Testphase (/verwaltung/abo). Der Eintrag ist nur für Team-Admins sichtbar; Coaches bekommen beim direkten Aufruf den Hinweis „Nur Team-Admins und Plattform-Admins können das Abo verwalten."

Abo-Banner

Oben stehen der aktuelle Plan (oder „Kostenlose Testphase"), ein Situationstext zum Status und drei Pills: Status, Teamname und Billing-E-Mail. Rechts der Preis und je nach Lage die Aktionen „Pläne ansehen" und „Kundenportal öffnen".

Billing-Fakten

Drei Kacheln: Status (mit Provider-Status aus Stripe, sonst „Lokale Testphase ohne aktives Stripe-Abo"), Testphase / Laufzeitende / Nächster Termin je nach Lage und Planpreis samt Billing-Adresse.

Aktuelle Auslastung

Es gibt genau zwei Mengen-Metriken. Die Beschriftungen kommen aus dem Backend:

Jede Kachel zeigt Wert, Limit (∞ ohne Limit), einen Balken und eine Status-Pill:

Was ein Limit tatsächlich sperrt

Bestehende Daten bleiben immer sichtbar. Blockiert wird nur das Anlegen bzw. Aktivieren:

Die App antwortet dann mit einer klaren Fehlermeldung, etwa „Im aktuellen Paket sind maximal 3 aktive Berater oder Teammitglieder enthalten. Bitte deaktiviere zuerst ein aktives Teammitglied oder wechsle auf ein größeres Paket."

Tipp: Einladungen mit der Rolle Assistenz / Kunde verbrauchen keinen Coach-Sitz. Sie zählen nur auf das Kundenlimit, sobald die zugehörige Kundenakte aktiv ist.

Status des Abos

Passend zum Status blendet die Seite Hinweisbanner ein, u. a. „Paketgrenze erreicht", „Aktuelles Paket ist bereits überzogen", „Checkout läuft noch", „Zahlung braucht Aufmerksamkeit" und „Testphase abgelaufen".

Bezahlpläne wählen

Der Block „Bezahlpläne für dein Team" zeigt die Pakete Solo (für Solo-Coaches), Team (für kleine Teams, mit dem Zusatz „· Empfohlen") und Plus (für wachsende Teams). Je Karte:

• Kapazitätszeile aus den echten Planlimits, z. B. „Bis zu 3 Coaches und bis 100 aktive Kunden".
• Pill „n % Rabatt jährlich", wenn es Monats- und Jahrestarif gibt.
• Preis als auf den Monat normalisierter Jahrespreis, darunter der Jahresbetrag und der Vergleich „statt X € / Monat bei monatlicher Zahlung".
• Passungs-Pill „Passt", „Passend" (Limit exakt ausgeschöpft) oder „Zu klein" (deine aktuelle Nutzung passt nicht ins Paket).
• Buttons „Jährlich wählen" / „Monatlich wählen"; beim aktiven Paket stattdessen „Aktiv · jährlich" bzw. „Im Portal verwalten".

Der erste Upgrade läuft über den Stripe-Checkout, alle späteren Planwechsel und Kündigungen über das Stripe-Kundenportal. nutriam hat bewusst keinen eigenen Kündigen-Button.

Achtung: Steht dort „Noch keine bezahlten Pläne konfiguriert." oder sind die Buttons als „Noch nicht bereit" / „Setup fehlt" / „Webhook fehlt" deaktiviert, fehlt serverseitig die Stripe-Konfiguration (SAAS_BILLING_PLANS_JSON, Webhook). Das ist kein Bedienfehler — wende dich an das Plattform-Team.

Tarif-Features

Neben den Mengen-Limits gibt es plan-gebundene Funktionen. Der Katalog umfasst appointments, teamInbox, reporting und prioritySupport. Fehlt ein Feature im Tarif, verschwindet der zugehörige Sidebar-Eintrag — sichtbar z. B. bei Reporting. Während der Testphase sind alle Features frei; die Tarif-Matrix greift erst nach dem Upgrade.

Karenzzeit nach dem Ende

Läuft Testphase oder Abo aus, bleibt der Zugang noch 30 Tage erhalten, damit du deine Daten sichern kannst. Die Abo-Seite zeigt dann das Banner „Zugang endet bald — jetzt Daten sichern" mit dem Datum und dem Button „Belege exportieren (ZIP)". Den vollständigen Datenexport findest du in Abschnitt 4.

Technischer Bereich (nur Test-/Lokalumgebungen)

Ein aufklappbarer Block „Stripe-Setup, lokaler Testmodus und Testkarten" zeigt den Setup-Status, Schritt-für-Schritt-Hinweise, Umschalter für Billing-Zustände und Stripe-Testkarten. Im Livebetrieb mit vollständigem Setup bleibt er zu bzw. entfällt.

Zugang gesperrt

Die Sperrseite /zugang-gesperrt trifft alle Rollen — sie unterscheidet nur Text und Primär-Aktion. Es gibt vier Gründe:

Unter dem Text stehen Rolle, Nutzer, Team und Kontext als Nachweis, was die App gerade über dich weiß.

4. Rechtliche Zustimmungen und Datenexport

Rechtliche Zustimmungen

Über den Kopfzeilen-Button in den Einstellungen erreichst du /verwaltung/rechtliches. Die Seite listet als Nachweis, welche Rechtsdokumente wann akzeptiert wurden:

Erzwungene Re-Zustimmung

Werden AGB oder AVV aktualisiert, landen Team-Admins beim nächsten Betreten des Arbeitsbereichs auf /auth/legal-reaccept. Dort musst du beide Dokumente per Häkchen bestätigen und auf „Bestätigen und fortfahren" klicken. Ohne Bestätigung geht es nicht weiter. Andere Rollen sehen die Seite nicht.

DSGVO-Datenexport

Der Button „Daten exportieren" in der Kopfzeile der Einstellungen lädt alle Daten deines Teams als JSON-Datei herunter (nutriam-praxisdaten-JJJJ-MM-TT.json). Der Export ist auf Team-Admins beschränkt und immer auf dein eigenes Team begrenzt. Für Rechnungsbelege als PDF-Paket nutzt du stattdessen den ZIP-Export aus 06 – Abrechnung.

5. Aktivitätsprotokoll

Sidebar → System → Protokoll (/verwaltung/protokoll). Die App protokolliert Vorgänge automatisch; du kannst hier nichts eintragen oder löschen.

Filterkarte „Vorgänge eingrenzen"

Die 16 Bereiche sind: Kunde, Lead, Rechnung, Zahlung, Angebot, Plan, Bedarfsanalyse, Check-in, Ernährungstagebuch, Einkaufsliste, Portal-Aufgabe, Team-Aufgabe, Vorlage, Einstellungen, Fortschritt und Praxis. Mit „Anwenden" lädst du die Liste neu.

Tabelle „Dokumentierte Vorgänge" (neueste zuerst): Zeitpunkt, Bereich, Vorgang (Titel plus Detailzeile) und Typ als farbige Pill mit dem technischen Ereignisnamen.

Tipp: Als Coach siehst du nur deine eigenen Vorgänge — die Kopfzeile weist mit „· nur eigene Vorgänge" darauf hin.

6. Mein Profil

Über das Benutzermenü oben rechts → Profil oder direkt /profile. Die Seite trägt den Eyebrow „Mein Konto".

Kopfblock

• Avatar: Bei Microsoft-Anmeldung klickbar („Zum Ändern klicken, dann speichern.") mit dem Button „Bild übernehmen" (PNG, JPEG oder WebP).
• Name, darunter E-Mail und ggf. abweichender SSO-Name.
• Pills: deine Rolle und System online bzw. System offline.
• Rechts: Abmelden sowie „Team & Einladungen" (Team-Admin) bzw. „Zum Portal" (alle anderen).

Arbeitskontext wechseln

Gehörst du als Teammitglied zu mehreren sichtbaren Teams, erscheint der Block „Arbeitskontext" mit der Pill Team wechseln: Auswahlfeld Aktives Team und Button „Teamkontext laden". Es ist immer nur ein Team gleichzeitig aktiv.

Statusleiste

Persönliche Daten

Unten Speichern. Ist das Backend offline, ist Speichern deaktiviert.

Achtung: E-Mail-Adresse und Passwort änderst du nicht hier, sondern in deinem Microsoft-Konto. Deine Rolle ändert ein Team-Admin.

Team & Rolle

Drei Blöcke zum Nachschlagen, wenn etwas klemmt:

• Team — Teamstatus, Teamname, Rolle, ob du zugeordnet und wann die Mitgliedschaft bestätigt wurde.
• Sicherheit & Anmeldung — ob eine Sitzung aktiv ist, mit welchem Konto, über welchen Anbieter und bis wann sie gilt.
• Externe Identität — Verbunden oder Ohne ID-Mapping, Provider, Identity-ID und External-Tenant.

Kalender abonnieren

Diesen Abschnitt sehen nur Teamrollen. Er hat drei Ebenen:

a) Private Abo-Adresse (iCal-Feed). Ist sie aktiv, steht die Adresse zum Kopieren bereit, dazu „Neu generieren" und „Deaktivieren". Noch nicht aktiv, gibt es den Button „Kalender-Feed aktivieren". Der Feed ist read-only und aktualisiert sich automatisch.

Achtung: Die Abo-Adresse zeigt deine Termine inklusive Kundennamen. Nicht weitergeben. Bei Verdacht auf Missbrauch neu generieren — die alte Adresse wird sofort ungültig.

b) Direktverbindung zu Microsoft oder Google. Sofern serverseitig konfiguriert, erscheint je Anbieter eine Zeile mit „Mit Microsoft verbinden" bzw. „Mit Google verbinden", im verbundenen Zustand „Trennen" und bei Problemen „Neu verbinden". Verbunden blocken belegte Zeiten deine Online-Buchung in Echtzeit — übertragen wird nur Frei/Belegt, keine Termindetails.

Achtung: Steht die Pill auf Neu verbinden, wurde der Zugriff widerrufen oder ist abgelaufen. Bis zur neuen Verbindung blockiert nutriam die Online-Buchung sicherheitshalber.

c) Fremd-Kalender per iCal-Adresse. Alternativ hinterlegst du die private ICS-Adresse eines fremden Kalenders; belegte Zeiten blocken dann ebenfalls deine Online-Buchung. Diese Links aktualisiert der Anbieter nur zeitverzögert (Minuten bis Stunden) — für Echtzeit ist Variante b besser. Feld leeren und speichern entfernt die Verknüpfung. Unter „Wo finde ich den Link?" steht eine Anleitung für Google, Outlook/Microsoft 365, Apple iCloud, GMX/WEB.DE, Proton, Telekom, mailbox.org und Exchange.

Mehr zur Terminlogik steht in 07 – Praxis und zur Online-Buchung in Abschnitt 1.3.

Häufige Fragen

„Ich finde die Team-Verwaltung nicht." Sie steht nicht in der Sidebar. Gehe auf Profil und klicke rechts oben auf „Team & Einladungen". Erscheint der Button nicht, bist du kein Team-Admin.

„Ich kann in den Einstellungen nichts eintippen." Dann bist du Coach. Coaches sehen die Einstellungen nur lesend; unter jedem Formular steht der entsprechende Hinweis. Ein Team-Admin kann dich in der Team-Verwaltung hochstufen.

„Muss ich den Invite-Link selbst verschicken?" Nein. nutriam schickt die Einladung automatisch per E-Mail. Nur wenn die Rückmeldung sagt, dass der Versand fehlgeschlagen ist, nimmst du den Link aus der Karte und schickst ihn selbst — oder klickst bei der Einladung auf „Erneut senden".

„Warum kann ich keinen weiteren Coach einladen?" Die Coach-Sitze deines Pakets sind voll. Setze ein Mitglied auf Pausiert oder Entzogen, oder wechsle unter Abo & Testphase auf ein größeres Paket. Kunden-Einladungen sind davon nicht betroffen.

„Warum kann ich keine neue Kundenakte anlegen?" Das Limit Aktive Kunden ist erreicht. Archiviere eine aktive Akte oder wechsle das Paket. Bestehende Akten bleiben in jedem Fall lesbar.

„Wie kündige ich?" Über das Stripe-Kundenportal — Button „Kundenportal öffnen" bzw. „Im Portal verwalten" auf der Abo-Seite. nutriam selbst hat keinen Kündigen-Button.

„Testphase ist abgelaufen — sind meine Daten weg?" Nein. Nach dem Ende bleibt der Zugang 30 Tage bestehen. Nutze in dieser Zeit „Belege exportieren (ZIP)" auf der Abo-Seite und „Daten exportieren" in den Einstellungen.

„Meine Kund:innen sehen einen Bereich nicht mehr." Prüfe Einstellungen → Portal-Bereiche. Dort lassen sich neun Bereiche komplett ausblenden; die Kernbereiche bleiben immer sichtbar.

„Warum werde ich zur Bestätigung von AGB und AVV gezwungen?" Weil eines der Dokumente in einer neuen Version vorliegt. Nur Team-Admins bestätigen, und zwar für das ganze Team. Danach steht der Nachweis unter Rechtliche Zustimmungen.

Was hier noch fehlt

• Konkrete Preise der Pakete Solo, Team und Plus stehen bewusst nicht im Handbuch — die Karten auf der Abo-Seite zeigen immer die aktuell konfigurierten Beträge.
• Der Ablauf des Team-Onboardings (erstes Anlegen eines Teams inklusive der ersten Zustimmung zu AGB und AVV) ist hier nicht beschrieben.
• Für das Kundenportal aus Sicht der Kund:innen gibt es ein eigenes Portal-Handbuch.
• Begriffe und Statuswerte stehen gesammelt im 99 – Glossar.