02 – Leads und Akquise

Ein Lead ist jemand, der sich für deine Beratung interessiert, aber noch nicht Kundin oder Kunde ist. In nutriam sammelst du diese Erstkontakte unter Kund:innen → Leads, hältst den Stand fest und überführst sie irgendwann in eine Kundenakte.

1. Wo du die Leads findest

In der linken Sidebar in der Gruppe Kund:innen auf Leads klicken. Die Seiten-Kopfzeile trägt dasselbe Eyebrow „Kund:innen" mit dem Titel „Leads" und dem Hinweis „Erstkontakte und Pipeline.".

Die Seite besteht von oben nach unten aus drei Blöcken.

a) KPI-Strip — vier Kacheln:

b) Filterkarte „Lead-Filter / Pipeline eingrenzen". Rechts im Kopf sitzt der Umschalter Liste / Kanban, daneben zeigt eine Metazeile „N sichtbar · N mit nächstem Schritt".

Tipp: Die Filterkarte ist ein normales GET-Formular, keine Live-Suche. Tippen allein ändert nichts, du musst Anwenden drücken. Dafür steht der Filterstand in der URL und lässt sich als Lesezeichen ablegen.

c) Section-Card „Pipeline / Lead-Übersicht" mit der Gesamtzahl rechts im Kopf. Darin liegt je nach Umschalter die Tabelle oder das Kanban-Board.

Achtung: Über der Filterzeile steht ggf. „N bereits Kunde – ausgeblendet" mit dem Button „Bereits Kunde anzeigen". Leads, die konvertiert wurden oder deren E-Mail zu einem bestehenden Kunden passt, sind in der Standardansicht unsichtbar. Wenn du einen Lead vermisst, ist das fast immer der Grund. Details in Abschnitt 8.

2. Die Lead-Tabelle

In der Listenansicht siehst du eine Tabelle mit vier beschrifteten Spalten plus einer Aktionsspalte.

Die Spalte Nächster Schritt zeigt nicht drei Datumsfelder, sondern genau eines — in dieser Reihenfolge:

1. „Nächster Schritt <Datum, Uhrzeit>", wenn ein nächster Schritt gesetzt ist
2. sonst „Zuletzt kontaktiert <Datum, Uhrzeit>"
3. sonst „Eingegangen "

Sortiert wird nach dem nächsten Schritt aufsteigend: Was als Nächstes ansteht, steht oben. Leads ohne nächsten Schritt rutschen ans Ende, dort zuerst die zuletzt eingegangenen.

Ist die Tabelle leer, erscheint ein Leerzustand — mit gesetzten Filtern der Link „Filter zurücksetzen", ohne Filter der Button „Ersten Lead anlegen".

3. Die Kanban-Ansicht

Im Kopf der Filterkarte auf Kanban klicken (URL /leads?view=kanban).

Das Board hat fünf farbige Spalten — je eine pro Phase. Im Spaltenkopf stehen Titel und Anzahl. Jede Karte zeigt:

• den Namen,
• einen Auszug der Erstnachricht (oder der internen Notizen), gekürzt auf 96 Zeichen,
• die E-Mail,
• darunter entweder die Pille Bereits Kunde oder den nächsten Schritt.

Ein Klick auf die Karte öffnet die Detailseite. Leere Spalten zeigen „Keine Leads" und bleiben sichtbar.

Achtung: Das Board hat kein Drag-and-drop. Die Phase änderst du ausschließlich über den Status im Detail-Formular (Abschnitt 4 und 7). Außerdem ignorieren die Kanban-Spalten den Filter Phase — sonst wäre immer nur eine Spalte gefüllt. Suche und Quelle wirken dagegen auch hier.

4. Phase und Status

nutriam führt zwei Felder: die Pipeline-Phase (fünf Werte, das ist die Kanban-Spalte) und den Status (sechs Werte, eine Stufe feiner).

Die Richtung ist wichtig und genau andersherum, als man vermutet:

• Im Detail-Formular kannst du nur den Status setzen. Die Phase wird daraus abgeleitet und danach gespeichert.
• Die Phase direkt wählen kannst du nur beim Anlegen (Feld „Pipeline-Phase" im Anlege-Dialog).
• Sonderregel für „Kontaktiert": Steht ein Lead schon auf Qualifiziert, Angebot oder Gewonnen, zieht ihn der Status „Kontaktiert" nicht auf Neu zurück — die weiter fortgeschrittene Phase bleibt erhalten. Aus Verloren holt „Kontaktiert" den Lead dagegen zurück auf Neu.
• Beim Konvertieren setzt nutriam Status und Phase hart auf Gewonnen.

5. Wie Leads ins System kommen

Es gibt vier Wege.

a) Manuell über den Dialog

Rechts oben auf „Lead anlegen" klicken. Das öffnet einen Modal-Dialog mit dem Eyebrow „Neuer Lead" (URL /leads?panel=create), keine eigene Seite.

Unten stehen „Lead anlegen" und „Abbrechen".

Achtung: Ein Feld „Quelle" gibt es hier nicht. Manuell angelegte Leads bekommen fest die Quelle manuell; frei eingeben kannst du nur den Kanal (technisch das Quellen-Detail). Die Quelle selbst änderst du erst nachträglich im Detail-Formular.

Die Vollseite /leads/new existiert weiterhin und hat dieselben Felder. Du erreichst sie über die Befehlspalette (Strg/Cmd + K → „Lead erfassen"), über den Leerzustand-Button „Ersten Lead anlegen" oder direkt per URL. Nur dort steht zusätzlich der einklappbare Block mit deinen öffentlichen Kanälen.

b) Öffentliches Anfrageformular

Hat dein Mandant einen Slug, gibt es eine öffentliche Seite /t/<slug>/anfrage. Wer sie ausfüllt, landet automatisch als Lead in deinem Workspace — Quelle tenant_public_form.

c) Website-Snippet (Embed)

Dasselbe Formular als iFrame auf deiner eigenen Website. Quelle tenant_embed_form.

<div data-nutriam-inquiry data-tenant="dein-slug"></div>
<script src="https://nutriam.app/embed/inquiry.js" async defer></script>

d) Öffentliche Online-Buchung

Unter /t/<slug>/termin buchen Interessent:innen selbst einen freien Termin. Daraus entstehen gleichzeitig ein Termin im Kalender und ein Lead (Quelle website, Phase Neu). Auch das gibt es als Embed-Snippet (data-nutriam-booking + /embed/booking.js).

Achtung: Die Buchungsseite ist ein Opt-in. Solange Öffentliche Online-Buchung unter 08 – Verwaltung im Tab „Termine & Buchung" auf „Aus" steht, liefert die Route 404. Nur Team-Admins können das umstellen.

Direkt-Link, beide Snippets und der Buchungslink stehen gebündelt auf /leads/new im Block „Leads kommen auch über dein öffentliches Formular rein":

Wie diese Seiten für Interessent:innen aussehen, welche Felder sie haben und wie sie gegen Spam abgesichert sind, steht in 09 – Öffentliche Anfrage und Online-Buchung.

Diese Quellwerte kannst du im Quelle-Filter erwarten:

Tipp: Die Buchungsseite von nutriam selbst (/demo) ist etwas anderes. Sie gehört zum Vertrieb von nutriam und erzeugt keinen Lead in deinem Workspace. Verwechsle sie nicht mit deiner eigenen Buchungsseite.

6. Was automatisch passiert, wenn ein Lead reinkommt

Beim Anlegen — egal ob manuell oder über einen öffentlichen Kanal — laufen mehrere Automatiken:

• Workflow „Lead-Qualifizierung Standard" startet. Er legt Team-Aufgaben der Kategorie Lead an: „Lead innerhalb eines Werktags kontaktieren" (fällig in 1 Tag) und „Passendes Angebot vorbereiten" (fällig in 2 Tagen), zugewiesen an die verantwortliche Person des Leads.
• Follow-up-Aufgabe. Sobald ein „Nächster Schritt" gesetzt ist, entsteht in den Aufgaben eine Aufgabe „Lead-Follow-up: ", fällig genau zu diesem Zeitpunkt. Sie wird bei jeder Änderung am Lead nachgezogen und automatisch verworfen, sobald der Lead Gewonnen oder Verloren ist. Mehr dazu in 05 – Aufgaben, Termine, Nachrichten.
• Push-Benachrichtigung an die zugewiesene Person — beim Anlegen und bei jeder späteren Umzuweisung.
• Timeline-Eintrag lead.created.
• Legt eine Person mit der Rolle Coach den Lead an, wird sie automatisch als zugewiesen und verantwortlich eingetragen.

7. Die Lead-Detailseite

Über „Details" in der Tabelle oder einen Klick auf den Namen.

a) Kopf-Karte

Eyebrow „Lead", der Name als Titel und rechts genau eine Pille: die Pipeline-Phase. Darunter steht die Erstnachricht (oder der Hinweis, dass noch keine hinterlegt ist). Rechts oben in der Seiten-Kopfzeile sitzt der einzige Header-Button: „Angebot anlegen".

Es folgt die Faktenliste mit acht Zeilen:

Darunter die Aktionszeile: „Angebot anlegen", dann entweder „Lead → Kunde konvertieren" oder — wenn schon konvertiert — „Kundenakte öffnen". Hängt ein Termin am Lead, kommt „Im Kalender öffnen" dazu; der Link springt direkt in die Bearbeitung dieses Termins.

b) Karte „Status, Kontakt und Kontext pflegen"

Das Bearbeitungsformular hat drei Blöcke:

Gespeichert wird mit „Lead speichern". Ein Feld „Pipeline-Phase" gibt es hier bewusst nicht — die Phase folgt dem Status (Abschnitt 4).

Der Verlustgrund ist ein freies Textfeld. Trag ihn ein, wenn du den Status auf Verloren setzt — sonst weiß in drei Monaten niemand mehr, warum.

c) Karte „Termin, Kunde und Angebote"

Drei Kacheln mit den Verknüpfungen des Leads:

• Termin — der nächste noch laufende oder zuletzt vergangene Termin mit Statuspille, Datum, Uhrzeitfenster und Termintyp. Dazu die Zeilen „Zuständig" und bei öffentlich gebuchten Terminen „Quelle" mit Öffentliche Buchung, Website-Anfrage oder Öffentliche Produktanfrage.
• Konvertierter Kunde — verlinkt die Kundenakte, sobald es sie gibt.
• Angebote — Anzahl der Angebote zu diesem Lead, die ersten beiden als Direktlinks.

d) Karte „Timeline und Notizen"

Zeigt die letzten 20 protokollierten Ereignisse zum Lead mit Titel, Zeitpunkt und dem technischen Ereignistyp — angelegt (lead.created), aktualisiert bzw. Phasenwechsel (lead.updated / lead.stage_changed), Konvertierung und Termin-Ereignisse.

Eigene Einträge fügst du über den einklappbaren Block „Schnellnotiz ergänzen" hinzu: Feld Titel (vorbelegt mit „Lead-Notiz") und Feld Detail, gespeichert mit „Eintrag speichern".

Achtung: Die Timeline ist ein Protokoll, kein Kommunikationskanal. Telefonate und E-Mails landen nicht automatisch darin — die musst du als Schnellnotiz selbst festhalten.

8. Lead in Kunde überführen (Konvertieren)

Es gibt zwei Einstiege, die dasselbe tun:

• Aus der Tabelle: Button „Konvertieren" öffnet den Dialog „Lead in Kunde konvertieren".
• Aus der Detailseite: Button „Lead → Kunde konvertieren" führt auf die eigene Seite /leads/<id>/convert.

Beide zeigen dieselben zwei Eingaben:

Der Button heißt „Lead in Kunde überführen". Danach passiert:

1. nutriam legt eine Kundenakte an — mit Name, E-Mail, Telefon, zugeordnetem Coach und den internen Notizen (ersatzweise der Erstnachricht) des Leads.
2. Status und Phase des Leads gehen auf Gewonnen.
3. Lead und Kundenakte sind ab jetzt miteinander verknüpft.

Existiert bereits ein Kunde mit derselben E-Mail, legt nutriam keinen zweiten an, sondern verknüpft den Lead mit dem bestehenden Kunden. „Ziel" und Portalzugang aus dem Formular greifen dann nicht — der Bestandskunde wird nicht überschrieben.

Achtung: Nach dem Konvertieren verschwindet der Lead aus der Standardansicht — in Liste und Kanban. Das ist der häufigste Stolperstein. Er ist nicht gelöscht: Über „Bereits Kunde anzeigen" in der Filterkarte holst du ihn samt Akquise-Historie zurück; in der URL ist das ?converted=1. Die Ausblendung greift außerdem schon dann, wenn die E-Mail des Leads zu einem bestehenden Kunden passt — auch ohne Konvertierung.

Wie es mit der Kundenakte weitergeht, steht in 03 – Kundenakte, Anamnese, Bedarfsanalyse. Angebote legst du über 06 – Angebote, Rechnungen, Zahlungen an.

9. Wer welche Leads sieht

Versucht ein Coach, einen Lead einer anderen Person zuzuordnen, lehnt das Backend die Änderung mit einer Fehlermeldung ab. Ein Berater-Filter in der Liste existiert nicht — die Einschränkung passiert automatisch.

10. Tipps für den Alltag

• Setze immer einen „Nächster Schritt". Der Lead rutscht dadurch in der Tabelle nach oben, zählt in der KPI-Kachel „Mit nächstem Schritt" mit und erzeugt automatisch eine Follow-up-Aufgabe. Ohne nächsten Schritt fällt er ans Ende der Liste und aus dem Blick.
• Halte die Quelle sauber. Manuelle Leads bekommen alle manuell — die Unterscheidung passiert über den Kanal. Schreib dort konsistent „Empfehlung", „Instagram" oder „Messe", dann taugt der Quelle-Filter und die Auswertung im 07 – Reporting etwas.
• Konvertiere zeitnah. Sobald jemand zugesagt hat, überführe den Lead — und rechne damit, dass er danach aus der Standardliste verschwindet.
• Schau wöchentlich ins Kanban. Wer seit 14 Tagen in Angebot liegt, braucht ein Nachfass-Telefonat oder die ehrliche Markierung als Verloren samt Verlustgrund.
• Nutze die Schnellnotiz nach jedem Telefonat. Sie ist die einzige Spur, die von einem Gespräch übrig bleibt.

Häufige Fragen

„Ein Lead ist plötzlich weg — war er das?" Fast sicher nicht. Prüfe zuerst die Zeile „N bereits Kunde – ausgeblendet" über den Filtern und klick auf „Bereits Kunde anzeigen". Leads mit Kundenakte oder mit einer E-Mail, die zu einem Kunden passt, sind standardmäßig ausgeblendet. Zweite Möglichkeit: ein aktiver Phasen-, Quellen- oder Suchfilter. Dritte Möglichkeit: Du bist Coach und der Lead gehört jemand anderem.

„Wie lösche ich einen Lead?" Gar nicht. nutriam hat für Leads keinen Löschpfad — auch Team-Admins haben keinen. Das übliche Vorgehen ist der Status Verloren plus ein Verlustgrund. Damit bleibt die Akquise-Historie erhalten.

„Ich sehe einen Lead doppelt." Das passiert, wenn jemand das öffentliche Formular zweimal abschickt oder parallel manuell erfasst wird. Konvertiere einen der beiden; der andere erkennt den Kunden dann über die E-Mail und verschwindet automatisch aus der Standardansicht. Alternativ den zweiten auf Verloren setzen und in den Notizen auf den ersten verweisen.

„Kann ich einen Lead einer Kollegin zuweisen?" Als Team-Admin ja — im Detail-Formular über „Zugeordneter Coach" und „Verantwortlich". Als Coach nicht: Du darfst Leads nur dir selbst zuweisen, alles andere weist das Backend ab. Wer neu zugewiesen wird, bekommt eine Push-Benachrichtigung.

„Warum kann ich die Phase auf der Detailseite nicht ändern?" Weil es dort nur den Status gibt und die Phase daraus abgeleitet wird. Setz den Status auf Qualifiziert, dann wandert der Lead in die Kanban-Spalte Qualifiziert. Direkt wählbar ist die Phase nur beim Anlegen.

„Status auf ‚Kontaktiert' gesetzt — warum bleibt die Spalte gleich?" Das ist Absicht. „Kontaktiert" hat keine eigene Kanban-Spalte. Bei einem Lead, der schon Qualifiziert, Angebot oder Gewonnen ist, bleibt die weiter fortgeschrittene Phase erhalten, statt ihn auf Neu zurückzuwerfen.

„Warum ist meine Buchungsseite nicht erreichbar?" Weil die öffentliche Online-Buchung ein Opt-in ist. Ein Team-Admin muss sie in der Verwaltung im Tab „Termine & Buchung" auf „Aktiv" stellen. Vorher liefert /t/<slug>/termin einen 404.

„Was passiert mit den Daten eines verlorenen Leads?" Sie bleiben mit Phase Verloren erhalten und tauchen im Phasenfilter und in der Kanban-Spalte auf. Die offene Follow-up-Aufgabe wird automatisch verworfen. Die Person selbst hat keinen Zugang zu nutriam und sieht nichts davon.

Was hier noch fehlt

• Kein Löschen und keine Zusammenführung. Doppelte Leads lassen sich nur über Verloren oder die Konvertierung entschärfen, nicht zusammenführen.
• Kein Berater-Filter in der Liste. Team-Admins können nicht nach Zuständigkeit filtern; Coaches sehen ohnehin nur ihre eigenen Leads.
• Kein Bulk-Handling. Mehrere Leads gleichzeitig umzuweisen oder in eine andere Phase zu setzen, geht nicht.
• Kein Export. Die Lead-Liste lässt sich nicht als CSV herunterladen.
• Falscher Hinweistext in der App. Auf /leads/new steht bei der Online-Buchung „Aktivierbar unter Einstellungen → Stammdaten". Richtig ist der Tab Termine & Buchung.
• Timeline zeigt Roh-Ereignistypen. Unter jedem Eintrag steht der technische Code (lead.stage_changed statt „Phase geändert").