Datenschutz

Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die hier beschriebene Datenverarbeitung ist der Betreiber von nutriam.

Datenschutzanfragen, Auskunftsersuchen und Beschwerden richten Sie bitte an die unten genannte Kontaktadresse oder, soweit ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist, an diesen.

• Verantwortlicher: nutriam UG (haftungsbeschränkt), Dülkener Straße 160, 41747 Viersen
• Datenschutzkontakt: datenschutz@nutriam.app
• Es ist kein Datenschutzbeauftragter bestellt. Die Erforderlichkeit einer Benennung wird regelmäßig geprüft und dokumentiert.

Allgemeine Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 DSGVO. Welche Rechtsgrundlage einschlägig ist, hängt vom jeweiligen Verarbeitungszweck ab — die nachfolgenden Sektionen weisen die jeweils konkrete Grundlage aus.

Soweit besondere Datenkategorien nach Art. 9 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten) verarbeitet werden, geschieht dies ausschließlich im geschützten Portalbereich auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO).

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — gesetzliche Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse (mit Interessenabwägung)
• § 25 TDDDG (vormals § 25 TTDSG) — Speichern von und Zugriff auf Informationen im Endgerät

Website-Besuch, Hosting und technische Protokolle

Beim Aufruf von nutriam.app werden technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet: IP-Adresse, Zeitpunkt der Anfrage, angeforderte Inhalte, Referrer-URL, Browser-Typ und -Version, Betriebssystem, sicherheitsrelevante Serverprotokolle.

Diese Verarbeitung dient der Auslieferung der Website, der Stabilität des Betriebs und der Abwehr von Missbrauch. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt; eine Auswertung zu Werbezwecken erfolgt nicht.

• Zwecke: Bereitstellung der Website, IT-Sicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchsabwehr
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb)
• Speicherdauer: bis zu 90 Tage. Betriebs- und Sicherheitsprotokolle liegen gemeinsam im Azure-Log-Workspace in Frankfurt und werden nach Ablauf dieser Frist automatisch gelöscht.
• Hosting: Microsoft Azure, Region germanywestcentral (Frankfurt) — siehe Abschnitt Empfänger

Support- und Website-Anfragen

Öffentliche Kontaktformulare und Support-Anfragen verarbeiten nur die Angaben, die zur Einordnung und Beantwortung des Anliegens erforderlich sind: Name, E-Mail-Adresse, Nachricht, Anfrageart und optional weitere freiwillige Angaben (z.B. Telefonnummer).

Über öffentliche Website-Formulare werden keine Gesundheitsdaten oder sonstige besondere Datenkategorien nach Art. 9 DSGVO erhoben — entsprechende Inhalte gehören ausschließlich in den geschützten Portal-Bereich.

• Zwecke: Beantwortung von Support-, Login-, Portal- und Website-Anfragen
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung; bei vertragsbezogenen Anfragen ggf. länger nach §§ 147 AO, 257 HGB
• Empfänger: Support-Mitarbeitende des Betreibers — kein Auftragsverarbeiter ohne separate AVV

KI-Telefonassistent

Anrufe unter 02162 9488423 nimmt ein KI-Assistent entgegen; darauf weist er zu Beginn des Gesprächs hin. Er beantwortet allgemeine Fragen zu nutriam und nimmt Demo-Wünsche, Rückrufwünsche und Anliegen auf.

Ihre Sprache wird während des Gesprächs fortlaufend an einen KI-Dienst übermittelt, der sie in Echtzeit verarbeitet und die Antworten erzeugt. Ton und Wortlaut des Gesprächs zeichnen wir nicht auf und speichern sie nicht.

Nach dem Gespräch erstellt der KI-Dienst eine kurze Zusammenfassung. Sie geht zusammen mit den Angaben, die Sie freiwillig nennen (zum Beispiel Name, Praxis, E-Mail-Adresse, Rückrufnummer und Ihr Anliegen), als interne Nachricht an unser Team, über Microsoft Teams oder per E-Mail. Ihre Rufnummer wird, sofern sie übermittelt wird, in der Anrufliste unserer Telefonanlage gespeichert. Zusätzlich führen wir ein Anrufprotokoll ohne Inhalte und ohne Rufnummer (Zeitpunkt, Dauer, Art des Anliegens).

Bitte nennen Sie am Telefon keine Gesundheitsdaten und keine Daten Ihrer Kund:innen. Der Assistent fragt nicht danach und übernimmt solche Angaben nicht in die Nachricht an unser Team. Wenn Sie nicht mit einem KI-Assistenten sprechen möchten, erreichen Sie uns per E-Mail.

• Zwecke: Beantwortung von Anfragen, Vereinbarung von Demos und Rückrufen, Aufnahme von Support-Anliegen
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen und vertragsbezogenen Anliegen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer auch außerhalb der Bürozeiten erreichbaren Anfrageannahme)
• KI-Dienst: Microsoft Azure OpenAI Service (Ressource in Schweden, Verarbeitung innerhalb der EU-Datenzone) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; keine Nutzung der Gesprächsinhalte zum Modelltraining
• Interne Weitergabe: Microsoft 365 (Teams, Exchange Online) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO
• Speicherdauer: Nachrichten an das Team bis zur abschließenden Bearbeitung, bei vertragsbezogenen Anliegen ggf. länger nach §§ 147 AO, 257 HGB; Anrufliste der Telefonanlage spätestens nach drei Monaten gelöscht
• Verbindungsdaten des Anrufs verarbeiten Ihr und unser Telefonanbieter in eigener Verantwortung

KI-Assistent „Hey nutriam“ auf der Website

Auf unserer Website können Sie unserem KI-Assistenten „Hey nutriam“ Fragen zu nutriam stellen. Er ist als KI-Assistent gekennzeichnet und antwortet ausschließlich aus den Inhalten dieser Website, etwa zu Funktionen, Preisen und dem Kundenportal, und verweist auf passende Seiten, Schulungsvideos und die Live-Demo. Die Nutzung ist freiwillig; dieselben Informationen finden Sie auch auf den Seiten selbst.

Wenn Sie eine Frage stellen, übermitteln wir Ihre Frage und den bisherigen Gesprächsverlauf dieses Fensters (höchstens die letzten acht Nachrichten) zusammen mit passenden Abschnitten unserer Website an einen KI-Dienst, der die Antwort erzeugt. Wir fragen keine Angaben zu Ihrer Person ab, ein Konto ist nicht nötig. Der Verlauf liegt nur im Arbeitsspeicher Ihres Browserfensters und endet mit dem Schließen oder Neuladen der Seite; Cookies setzen wir dafür nicht, im Endgerät wird nichts gespeichert.

Ihre Fragen und die Antworten speichern wir nicht. Um Missbrauch und unverhältnismäßige Kosten zu verhindern, begrenzen wir die Zahl der Anfragen je IP-Adresse; dafür hält unser Server die IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher und verwirft sie automatisch, sie wird nicht dauerhaft gespeichert. Für die Auswertung zählen wir nur, wie oft der Assistent genutzt wurde, zu welchem Themenbereich (zum Beispiel Preise oder Funktionen) und ob er antworten konnte, nie den Text Ihrer Fragen.

Bitte geben Sie im Chat keine Gesundheitsdaten und keine Daten Ihrer Kund:innen ein. Fragen zur eigenen Gesundheit oder Ernährung beantwortet der Assistent nicht. Antworten der KI können Fehler enthalten; maßgeblich sind die verlinkten Seiten, unsere Preisangaben und unsere Rechtstexte.

• Zwecke: Beantwortung von Fragen zu nutriam auf der Website, Hinweis auf passende Seiten, Schulungsvideos und die Live-Demo
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Frage der Anbahnung eines Vertrags dient, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, Fragen zu unserem Angebot sofort und auch außerhalb der Bürozeiten zu beantworten)
• KI-Dienst: Microsoft Azure OpenAI Service (Ressource in Frankfurt, Verarbeitung innerhalb der EU-Datengrenze) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; die Anfrage wird beim Dienst nicht gespeichert und nicht zum Modelltraining genutzt. Zur Missbrauchsprävention gilt dasselbe wie im Abschnitt zur KI-gestützten Erkennung
• Speicherdauer: keine Speicherung von Fragen und Antworten; IP-Adresse für die Anfragebegrenzung nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher, keine dauerhafte Speicherung; Überschreitungen der Begrenzung erscheinen wie andere Sicherheitsereignisse im technischen Protokoll (siehe Abschnitt Website-Besuch, Hosting und technische Protokolle)
• Nutzungszahlen ohne Inhalte: wie bei der Reichweitenmessung der Marketing-Seiten, mit denselben Widerspruchsmöglichkeiten
• Keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO: Der Assistent beantwortet Fragen, er entscheidet nichts über Sie

Demo-Termine, Gesprächsnotizen und Vertriebskontakte

Wenn Sie über unsere Website eine Live-Demo buchen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den gewählten Termin. Wir tragen den Termin in den Kalender unserer Geschäftsführung ein und senden Ihnen eine Bestätigung mit Kalenderdatei. Die Demo findet als Besprechung in Microsoft Teams statt.

Zur Vor- und Nachbereitung führen wir eine interne Kontaktliste in der Verwaltung von nutriam. Darin stehen Ihre Kontaktdaten und, soweit Sie sie uns nennen, Ihre Praxis, Telefonnummer, Website oder Ihr Social-Media-Profil, dazu der Stand des Gesprächs (zum Beispiel Demo gebucht, Testzugang, später wieder sprechen), Notizen zum Gespräch, Termine zur Wiedervorlage und unsere Zusagen an Sie. Kontakte kommen über die Demo-Buchung, die Warteliste, Anfragen per E-Mail, Telefon oder Nachricht, über Empfehlungen und über öffentliche Berufsprofile, über die wir Sie ansprechen (zum Beispiel Instagram oder LinkedIn). Nutzt Ihre Praxis nutriam bereits, verknüpfen wir den Eintrag mit Ihrem Konto und sehen dort, wie weit Sie nutriam nutzen, etwa Abo-Status, letzte Anmeldung und die Zahl angelegter Kund:innen, aber keine Daten Ihrer Kund:innen. Zugriff hat nur unsere Geschäftsführung.

Mit Ihrer Zustimmung lassen wir während der Demo in Microsoft Teams eine Mitschrift (Transkript) mitlaufen. Wir fragen Sie zu Beginn, bevor die Mitschrift startet, und Teams zeigt allen Teilnehmenden an, dass sie läuft. Die Zustimmung ist freiwillig, ohne sie läuft die Demo genauso. Ton und Bild zeichnen wir nicht auf.

Aus der Mitschrift lassen wir von einem KI-Dienst einen Vorschlag für unsere Gesprächsnotiz erstellen: Ihr Anliegen, was wir gezeigt haben, offene Fragen und Bedenken, den nächsten Schritt und unsere Zusagen. Wir prüfen den Vorschlag, bevor wir die Notiz speichern. Die Mitschrift selbst speichern wir nicht in der Kontaktliste; in Teams löschen wir sie, sobald die Notiz gespeichert ist.

Bitte nennen Sie in der Demo keine Gesundheitsdaten oder Namen Ihrer Kund:innen. Der KI-Dienst ist angewiesen, solche Angaben nicht in den Vorschlag zu übernehmen.

• Zwecke: Durchführung der Demo, Vor- und Nachbereitung, Nachhalten von Absprachen und Zusagen, Pflege unserer Geschäftskontakte
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die gebuchte Demo und ihre Nachbereitung (vorvertragliche Maßnahme auf Ihre Anfrage); Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Kontaktliste (berechtigtes Interesse, Geschäftskontakte und eigene Zusagen nachzuhalten); Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für Mitschrift und KI-Zusammenfassung (Einwilligung)
• KI-Dienst: Microsoft Azure OpenAI Service (Ressource in Frankfurt, Verarbeitung innerhalb der EU-Datengrenze) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; der Dienst liefert nur einen Vorschlag, wir speichern die übermittelte Mitschrift nicht, keine Nutzung zum Modelltraining. Zur Missbrauchsprävention gilt dasselbe wie im Abschnitt zur KI-gestützten Erkennung
• Weitere Empfänger: Microsoft 365 (Exchange Online, Teams) für Kalender, Besprechung, Mitschrift und E-Mail sowie Microsoft Azure in Frankfurt für die Kontaktliste, jeweils als Auftragsverarbeiter
• Speicherdauer: Kontakte ohne Vertragsschluss löschen wir 24 Monate nach dem letzten Kontakt, Kontakte mit Vertrag 24 Monate nach Vertragsende; Mitschriften in Teams spätestens 30 Tage nach dem Termin; Vertragsunterlagen nach den gesetzlichen Fristen
• Widerruf und Widerspruch: Ihre Zustimmung zur Mitschrift können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, auch mitten im Gespräch. Der Speicherung in unserer Kontaktliste können Sie jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO); eine kurze Nachricht an die Datenschutzkontaktadresse genügt, dann löschen wir Ihren Eintrag samt Verlauf. Betrifft der Widerspruch Werbung, behalten wir nur Ihre E-Mail-Adresse in der Sperrliste
• Herkunft: Haben wir Ihre Angaben nicht bei Ihnen selbst erhoben, stammen sie aus einer Empfehlung oder einem öffentlichen Berufsprofil; die konkrete Quelle nennen wir Ihnen auf Nachfrage

E-Mail-Werbung und Newsletter

Haben wir deine E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit der Nutzung von nutriam erhalten (z.B. bei der Registrierung deiner Praxis), verwenden wir sie, um dich über eigene, ähnliche Leistungen und Funktionen von nutriam zu informieren. Unser berechtigtes Interesse ist die Kundenbindung und -information.

Soweit du gesondert eingewilligt hast (z.B. über die Launch-Warteliste), senden wir dir zusätzlich Neuigkeiten und Angebote. Diese Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Jeder Werbe-E-Mail liegt ein Abmeldelink bei; alternativ genügt eine formlose Nachricht an die Datenschutzkontaktadresse. Nach einem Widerspruch wird die Adresse in einer Sperrliste geführt und nicht weiter beworben.

• Zwecke: Information über eigene, ähnliche Leistungen; Newsletter mit Einwilligung
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 7 Abs. 3 UWG (Bestandskunden) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
• Widerspruch/Widerruf: Abmeldelink in jeder E-Mail oder Nachricht an die Datenschutzkontaktadresse — kostenlos außer Übermittlungskosten nach Basistarifen
• Speicherdauer: bis zum Widerspruch/Widerruf; die Sperrliste wird zur dauerhaften Beachtung des Widerspruchs geführt

Der Versand erfolgt über denselben E-Mail-Dienst wie die übrigen System-E-Mails (siehe Abschnitt Empfänger).

Cookies und vergleichbare Technologien

Auf der öffentlichen Website (nutriam.app) wird ausschließlich ein einziges, technisch notwendiges First-Party-Cookie gesetzt. Es speichert die Cookie-Auswahl der Nutzer:in und ist nach § 25 Abs. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Drittanbieter-Cookies (Google, Facebook, LinkedIn, Werbenetzwerke) werden nicht gesetzt.

Optionale Speicherungen oder Zugriffe auf Informationen im Endgerät — etwa für Heatmaps, A/B-Tests oder Marketing-Tags — werden ausschließlich nach ausdrücklicher Einwilligung aktiviert (§ 25 Abs. 1 TDDDG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung ist jederzeit über die Cookie-Einstellungen unter /cookie-einstellungen widerrufbar — der Widerruf wirkt für die Zukunft. Die cookielose Reichweitenmessung (siehe eigener Abschnitt) kommt ohne solche Zugriffe aus.

• Cookie: nutriam-marketing-consent (First-Party, eigene Domain)
• Inhalt: JSON-Struktur mit analytics-Einwilligung (boolean) + Zeitstempel + Schema-Version
• Speicherdauer: 180 Tage (Max-Age) bzw. bis Widerruf
• Schutzparameter: SameSite=Lax, Path=/, kein HttpOnly (muss client-seitig lesbar sein)
• Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 TDDDG — technisch notwendig, einwilligungsfrei
• Optional analytics-Einwilligung: § 25 Abs. 1 TDDDG + Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
• Spiegelung im localStorage zur Cross-Tab-Synchronisation

Die Marketing-Site (Azure Static Web App) lädt keine externen Tracker-Skripte, keine Google-Fonts, keine Social-Media-Pixel und keine Werbe-SDKs. Die cookielose Reichweitenmessung (siehe eigener Abschnitt) sendet Seitenaufrufe per sendBeacon an unsere Azure-Monitoring-Instanz in Frankfurt — ohne Cookies und ohne Speicherung im Endgerät.

Schriftarten und statische Assets

Die öffentliche Website bindet alle Schriftarten (Inter, Inter Tight, JetBrains Mono und Poppins) über next/font lokal ein. Die Font-Dateien werden bei der Build-Zeit in das Static Web App Asset-Bundle aufgenommen und vom selben Origin (Azure Static Web Apps CDN) ausgeliefert. Beim Seitenaufruf entsteht keine Verbindung zu Google-Fonts-Servern oder anderen Drittanbietern.

Bilder, Icons (inline-SVG) und sonstige statische Inhalte stammen ebenfalls aus dem eigenen Asset-Bundle. Externe Asset-Quellen werden konsequent vermieden, um Drittzugriffe zu minimieren.

• Schriftarten lokal via next/font (Inter / Inter Tight / JetBrains Mono / Poppins)
• Auslieferung über Azure Static Web Apps Edge-Locations
• Keine externen Font-, Icon- oder Asset-Anfragen im Standardaufruf
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (datensparsame Auslieferung)

Reichweitenmessung der Marketing-Seiten

Auf den öffentlichen Marketing-Seiten (nutriam.app) messen wir Seitenaufrufe cookielos: Es werden dafür keine Cookies gesetzt und keine Informationen im Endgerät gespeichert oder ausgelesen (kein localStorage, keine Gerätekennung, kein Fingerprinting). Eine zufällige Besuchs-ID existiert nur im Arbeitsspeicher der geladenen Seite und endet mit dem Verlassen oder Neuladen — ein Wiedererkennen über Besuche hinweg ist technisch ausgeschlossen. Mangels Zugriff auf das Endgerät ist § 25 TDDDG nicht berührt.

Erfasst werden aufgerufene Seite (URL inklusive Kampagnen-Parametern), verweisende Seite (Referrer), Zeitpunkt, Browser- und Gerätetyp sowie eine grobe geografische Zuordnung. Empfänger ist Azure Application Insights (Microsoft, als Auftragsverarbeiter im Rahmen unseres Azure-Hostings) in der Azure-Region Germany West Central (Frankfurt am Main). Die IP-Adresse wird dort nur für die Geo-Zuordnung verwendet und nicht gespeichert (IP-Maskierung durch Microsoft, Standardverhalten).

Zusätzlich zählen wir auf demselben Weg einzelne Bedien-Ereignisse ohne Inhalte: dass ein Link zur Registrierung oder zur Live-Demo angeklickt wurde (mit Seite und Platz des Links), dass das Formular für die Demo oder die Beta angefasst, eine Demo gebucht oder einer unserer kostenlosen Rechner benutzt wurde. Eingaben, Formularinhalte, Namen, E-Mail-Adressen und gewählte Termine gehen dabei nie mit.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung ohne Profilbildung). Du kannst der Messung jederzeit widersprechen: über 'Nur notwendige' in den Cookie-Einstellungen unter /cookie-einstellungen oder über die Browser-Signale 'Do Not Track' bzw. 'Global Privacy Control' — ist eines davon gesetzt, wird nichts gesendet. Es werden keine Drittanbieter-Tracker wie Google Analytics, Matomo oder Hotjar eingebunden, kein Cross-Site-Tracking, kein Profiling. Eine Zusammenführung mit Coaching- oder Gesundheitsdaten aus dem Portal findet ausdrücklich nicht statt.

Legst du über einen Link unserer Website ein Testkonto an, übernehmen wir die Kampagnen-Parameter dieses Links (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term) und die Einstiegsseite in dein Abo-Konto, um zu sehen, welche Kampagnen zu Registrierungen führen. Dafür wird nichts in deinem Endgerät gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Widerspruch wie bei der Reichweitenmessung.

• Cookielos: keine Cookies, kein localStorage, keine Gerätekennung, kein Fingerprinting
• Erfasste Daten: Seite, Referrer, Zeitpunkt, Browser-/Gerätetyp, grobe Geo-Zuordnung, dazu einzelne Bedien-Ereignisse ohne Inhalte (etwa ein Klick auf „Live-Demo buchen“)
• Empfänger: Azure Application Insights (Microsoft, Auftragsverarbeiter), Region Frankfurt am Main — kein Drittlandtransfer als Zielregion
• IP-Adresse: nur zur Geo-Zuordnung, keine Speicherung (IP-Maskierung)
• Keine Drittanbieter — kein GA, kein Matomo, kein Hotjar, keine Pixel, keine externen Skripte
• Keine Zusammenführung mit Betreuungs- oder Gesundheitsdaten aus dem Portal
• Registrierung über einen Website-Link: Kampagnen-Parameter und Einstiegsseite im Abo-Konto, ohne Speicherung im Endgerät
• Widerspruch: 'Nur notwendige' unter /cookie-einstellungen oder Do-Not-Track / Global Privacy Control (Art. 21 DSGVO)
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Reichweitenmessung ohne Profilbildung)

Weitere Klicks, Mausbewegungen oder Eingaben werten wir nicht aus. Eine darüber hinausgehende Auswertung (First-Party-Telemetrie über das Cookie-Banner, etwa Heatmaps) ist derzeit nicht aktiv; sie würde ausschließlich nach Einwilligung erfolgen (§ 25 Abs. 1 TDDDG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Login, Identität und Portalnutzung

Für Anmeldung und Identitätsprüfung nutzt nutriam Microsoft Entra External ID (CIAM). Innerhalb der Plattform werden Rollen, Tenant-Zuordnung und fachliche Berechtigungen verarbeitet.

Diese Verarbeitung ist von der öffentlichen Website strikt getrennt und dient dem Zugriffsschutz sowie dem sicheren Betrieb von portal.nutriam.app. Im Portalbereich werden besondere Datenkategorien nach Art. 9 DSGVO (z.B. Ernährungs- und Gesundheitsdaten) ausschließlich auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung verarbeitet.

• Datenkategorien: Kontodaten, Login-Claims, Session- und Zugriffsdaten, Rollen- und Tenant-Zuordnungen
• Zwecke: Anmeldung, Rechteprüfung, Teamzuordnung, Zugriffsschutz
• Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit)
• Bei besonderen Datenkategorien zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung)

Rollenverteilung bei Kundendaten (Verantwortlicher / Auftragsverarbeiter)

Website-Anfragen, eigene Vertrags- und Rechnungsdaten sowie Plattform- und Sicherheitslogs verarbeitet nutriam in eigener Verantwortung als Verantwortlicher i.S.v. Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Kundenakten, Check-ins, Verlaufs- und Gesundheitsdaten im geschützten Tenant verarbeitet nutriam im Auftrag des jeweiligen Coach- oder Team-Unternehmens als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Details regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (siehe /auftragsverarbeitung).

Dazu gehören auch Labor- und Messwerte, die die Praxis mit dem Referenzbereich laut Befund in die Kundenakte einträgt und je Wert für das Kundenportal freigibt. nutriam speichert diese Werte und zeigt sie im Zeitverlauf, bewertet sie aber nicht und leitet keine Maßnahmen daraus ab. Eine KI-Verarbeitung findet nur statt, wenn die Praxis einen Laborbefund per KI-Import überträgt (siehe Abschnitt zur KI-gestützten Erkennung).

• Website-Anfragen und direkte Produktanfragen: nutriam ist Verantwortlicher
• Kunden-, Verlaufs- und Gesundheitsdaten im Tenant: Coach oder Team-Unternehmen ist Verantwortlicher; nutriam ist Auftragsverarbeiter
• Labor- und Messwerte in der Kundenakte: trägt die Praxis ein, von Hand oder per KI-Import aus dem Befund, und gibt sie je Wert frei; nutriam dokumentiert sie im Auftrag und bewertet sie nicht
• Plattformbetrieb für diese Daten: nutriam handelt nur auf dokumentierte Weisung

KI-gestützte Erkennung: Mahlzeiten, Ernährungsprotokolle, Laborbefunde und Rezepte

Im geschützten Portalbereich kann das Ernährungstagebuch Mahlzeiten per Foto oder Textbeschreibung erfassen. Das hochgeladene Bild bzw. der eingegebene Text wird zur Erkennung an einen KI-Dienst übermittelt, der die enthaltenen Lebensmittel benennt und die Menge schätzt. Die Nährwerte selbst stammen anschließend aus unserer Lebensmitteldatenbank, nicht aus dem KI-Modell.

Die Funktion ist optional und wird erst nach einer ausdrücklichen Einwilligung genutzt; vor der ersten Nutzung wird im Portal über die Übermittlung an den KI-Dienst informiert. Im Tagebuch wird ausschließlich der von Ihnen bestätigte Eintrag gespeichert.

Zusätzlich kann eine Praxis im Beraterportal das Foto eines handschriftlichen Ernährungsprotokolls ihrer Kund:in an denselben KI-Dienst übermitteln, der daraus unter anderem Datum, Uhrzeit, Lebensmittel und Mengen ausliest. Das steht jeder Praxis zur Verfügung, solange die KI-Funktionen für sie eingeschaltet sind; das ist der Standard, auf Wunsch der Praxis schalten wir sie ab. Wir speichern das Bild nicht; aus dem Blatt gespeichert werden nur die von der Praxis geprüften Einträge. Die Einwilligung der betroffenen Person holt in diesem Fall die Praxis ein. Wir halten im Auftrag der Praxis fest, dass sie das Vorliegen der Einwilligung bestätigt hat (Zeitpunkt, bestätigende Person, Fassung des Hinweises), dazu Nutzungsdaten des KI-Aufrufs ohne Bild- oder Ergebnisinhalt.

Ebenso kann eine Praxis im Beraterportal das PDF oder Foto eines Laborbefunds ihrer Kund:in an denselben KI-Dienst übermitteln, der daraus Parameter, Messwerte, Einheiten, Referenzbereiche und Datum ausliest. Auch das ist verfügbar, solange die KI-Funktionen für die Praxis eingeschaltet sind. Der KI-Dienst überträgt die Werte nur, er bewertet sie nicht. Wir speichern die Datei nicht; gespeichert werden nur die Werte, die die Praxis geprüft und übernommen hat. Name, Geburtsdatum und ärztliche Kommentare auf dem Befund gehen mit der Datei an den KI-Dienst, werden aber nicht in die Kundenakte übernommen. Die Einwilligung der betroffenen Person holt auch hier die Praxis ein. Wir halten im Auftrag der Praxis fest, dass sie das Vorliegen der Einwilligung bestätigt hat, dazu Nutzungsdaten des KI-Aufrufs ohne Datei- oder Ergebnisinhalt.

Außerdem kann eine Praxis im Beraterportal ein Rezept, das sie als Text, PDF oder Foto vorliegen hat, an denselben KI-Dienst übermitteln, der daraus einen Rezeptentwurf mit Titel, Portionen, Zutaten, Mengen und Zubereitungsschritten erstellt. Die Nährwerte stammen auch hier aus unserer Lebensmitteldatenbank. Das Rezept gehört zur Rezeptbibliothek der Praxis und hat keinen Bezug zu einer Kund:in; hochgeladen werden sollen nur Rezepte, keine Unterlagen mit Daten von Kund:innen. Steht auf der Vorlage ein Name, etwa auf einer handschriftlichen Rezeptkarte oder im Briefkopf, geht er mit der Datei an den KI-Dienst. Wir speichern die Datei nicht; gespeichert wird nur das Rezept, das die Praxis geprüft und gespeichert hat, dazu Nutzungsdaten des KI-Aufrufs ohne Datei- oder Ergebnisinhalt.

• Zweck: Vereinfachte Erfassung von Mahlzeiten im Ernährungstagebuch; beim Befundimport die Übertragung von Laborwerten in die Kundenakte; beim Rezeptimport die Übertragung eines Rezepts in die Rezeptbibliothek der Praxis
• Verarbeiteter Inhalt: hochgeladenes Foto und/oder Textbeschreibung der Mahlzeit; beim Import durch die Praxis das Foto oder die PDF-Datei eines handschriftlichen Ernährungsprotokolls oder eines Laborbefunds, beim Rezeptimport Text, PDF-Datei oder Foto eines Rezepts
• Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. a i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung), da Ernährungsangaben Gesundheitsdaten sein können. In beiden Fällen ist die Praxis Verantwortlicher und wir verarbeiten im Auftrag (Art. 28 DSGVO). Im Portal erteilt die Kund:in ihre Einwilligung selbst in unserem Dialog; beim Import eines Protokollblatts oder Laborbefunds holt die Praxis sie auf ihrem Weg ein und bestimmt die Rechtsgrundlage (in der Regel ebenfalls Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Beim Rezeptimport sind keine Gesundheitsdaten vorgesehen; auch hier ist die Praxis Verantwortlicher, bestimmt die Rechtsgrundlage, und wir verarbeiten im Auftrag
• KI-Dienst: Microsoft Azure OpenAI Service (Ressource in Frankfurt, Verarbeitung in der EU-Datengrenze) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO — siehe Abschnitt Empfänger
• Eingaben werden nur zur Erkennung verarbeitet und nicht zum Training des Modells verwendet; wir selbst speichern hochgeladene Bilder, PDF-Dateien und Texteingaben nicht. Zur Missbrauchsprävention kann Microsoft von automatischen Filtern als auffällig eingestufte Eingaben zeitlich begrenzt innerhalb der EU speichern und im Ausnahmefall durch autorisierte Mitarbeiter im EWR prüfen lassen
• Widerruf: Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar; die Funktion ist keine Voraussetzung für die Portalnutzung. Beim Import durch die Praxis richtet sich der Widerruf an die Praxis

Empfänger, Auftragsverarbeiter und Drittlandtransfer

Für Hosting, Datenbank, Login, Monitoring, Zahlungsabwicklung, E-Mail-Versand und Support setzen wir Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein. Die zentrale Liste wird in der AVV-Subprozessoren-Anlage geführt — die nachfolgende Übersicht entspricht dem aktuellen Produktivstand.

Soweit Daten in Drittländer (insb. USA) übermittelt werden, geschieht dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Frameworks (Angemessenheits­beschluss vom 10.7.2023) für DPF-zertifizierte Anbieter, ergänzend durch EU-Standardvertragsklauseln (SCC 2021/914) gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie ergänzende technische Maßnahmen (Verschlüsselung, Pseudonymisierung). Microsoft und Stripe sind DPF-zertifiziert.

• Microsoft Azure Container Apps (Region germanywestcentral / Frankfurt) — Portal- und Backend-Hosting
• Azure Static Web Apps — Marketing-Site nutriam.app
• Azure Database for PostgreSQL Flexible Server (Region germanywestcentral / Frankfurt) — primäre Datenhaltung, verschlüsselt at rest, mit automatischen Point-in-Time-Backups
• Azure Storage (Blob, Files, eigenes Asset-CDN) — Dokumente, Anhänge, Bilder
• Microsoft Entra External ID — Identität, Login, Einladungsflüsse (CIAM)
• Azure Key Vault — Geheimnisse und Zertifikate
• Azure Monitor / Application Insights / Log Analytics — Sicherheits- und Betriebs-Telemetrie
• Microsoft Azure OpenAI Service (Ressource in germanywestcentral / Frankfurt, Verarbeitung innerhalb der EU-Datengrenze) — KI-gestützte Lebensmittelerkennung im Portal (optional, nur nach Einwilligung; keine Nutzung der Eingaben zum Modelltraining) sowie KI-Import handschriftlicher Ernährungsprotokolle, von Laborbefunden und von Rezepten aus dem Beraterportal (Upload durch die Praxis; wir speichern die Datei nicht), Vorschläge für Gesprächsnotizen aus Demo-Mitschriften (nur mit Einwilligung, siehe Abschnitt Demo-Termine) und das Auslesen von Belegen in unserer eigenen Buchführung (siehe Abschnitt Buchführung)
• Microsoft Azure OpenAI Service (Ressource in Schweden, Verarbeitung innerhalb der EU-Datenzone): Sprachdialog des KI-Telefonassistenten; keine Aufzeichnung, keine Nutzung zum Modelltraining (siehe Abschnitt KI-Telefonassistent)
• Microsoft 365 (Teams, Exchange Online): interne Kommunikation, Weitergabe von Telefonanliegen an das Team, Kalender und Teams-Besprechungen für Demo-Termine, Mitschrift nur mit Einwilligung
• Microsoft Azure Communication Services (Datenlokation Deutschland) — Videoberatung 1:1 im Portal, nur für ausdrücklich freigeschaltete Praxen; pseudonyme Identität je Termin, keine Aufzeichnung und keine Transkription. Ruhende Daten liegen in Deutschland; Signalisierung und Medienpfade können andere Regionen berühren, eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bietet der Dienst nicht
• Stripe Payments Europe Ltd. (Irland) + Stripe Inc. (USA) — Zahlungsabwicklung, Abos, Rechnungsstellung; für Zahlungsdaten teilweise eigenständig Verantwortlicher (siehe Abschnitt Zahlungsabwicklung)
• Optional: Azure Communication Services Email — transaktionale Produkt-E-Mails
• Drittlandgarantien: EU-US DPF (Microsoft, Stripe), SCC 2021/914 ergänzend, Microsoft DPA als Vertragsrahmen

Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für die Abwicklung von Abos, Rechnungen und Einmalzahlungen setzen wir Stripe ein. Vertragspartner für EU-Kunden ist Stripe Payments Europe Ltd. (Block 4, Harcourt Centre, Harcourt Road, Dublin 2, Irland). Stripe verarbeitet Zahlungsdaten als eigenständig Verantwortlicher i.S.v. Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Übermittelt werden insbesondere: Kontaktdaten des Kunden, Rechnungsadresse, USt-ID (sofern vorhanden), Buchungsbeträge, Zahlungsmittel-Identifier (z.B. Karten-Token, niemals vollständige Kartennummern). Sensible Zahlungsdaten (PAN, CVC) werden direkt im Browser des Kunden an Stripe übermittelt — nutriam erhält und speichert sie nicht (PCI-DSS-Scope-Reduktion via Stripe Elements / Stripe Checkout).

• Verantwortlicher für Zahlungsdaten: Stripe Payments Europe Ltd. (Irland)
• Datenkategorien: Kontakt, Rechnungsadresse, Beträge, Token (keine PAN/CVC bei nutriam)
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Drittlandtransfer in die USA: Stripe Inc. ist DPF-zertifiziert; ergänzend SCC und Stripe DPA
• Datenschutzerklärung Stripe: https://stripe.com/de/privacy

Buchführung, Belege und Geschäftspartner

Als Unternehmen führen wir Bücher. Dafür erfassen und archivieren wir Eingangs- und Ausgangsbelege, buchen sie und bereiten die Umsatzsteuer-Voranmeldung vor. Betroffen sind vor allem Inhaber:innen und Ansprechpersonen unserer Lieferanten und Geschäftspartner, zum Beispiel wenn eine Firma den Namen einer Person trägt, sowie Praxen als Empfänger unserer Rechnungen. Verarbeitet werden die Angaben auf dem Beleg, etwa Name oder Firma, Anschrift, USt-IdNr., Rechnungsnummer, Datum, Leistung, Beträge und gegebenenfalls Bankverbindung, und die Belegdatei selbst.

Die Erlöse, Gebühren und Auszahlungen unseres eigenen Stripe-Kontos lesen wir täglich bei Stripe ab und buchen sie. Dabei übernehmen wir den Namen der Praxis und die Rechnungsnummer einer bezahlten nutriam-Rechnung sowie eine Kopie der Rechnung als Beleg; an Stripe übermitteln wir dabei nichts. Kontoauszüge gleichen wir im Browser ab, ohne sie auf unseren Servern zu speichern; als Beleg hängen wir sie ohne KI an.

Damit Belege schneller erfasst sind, liest ein KI-Dienst das Foto oder PDF eines Belegs aus und belegt das Erfassungsformular vor: Belegart, Firma wie gedruckt, Rechnungsnummer, Datum, eine kurze Leistungsbeschreibung, Beträge und Steuersätze. Elektronische Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) lesen wir ohne KI. Gebucht wird erst, nachdem unsere Geschäftsführung den Vorschlag geprüft hat. Die an den KI-Dienst übermittelte Datei speichern wir nicht; archiviert wird der Beleg erst mit der Buchung.

• Zwecke: Buchführung, Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, Umsatzsteuer-Voranmeldung
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. §§ 238, 257 HGB, §§ 140, 147 AO und §§ 14b, 18, 22 UStG; für das Auslesen von Belegen per KI Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zügigen und fehlerarmen Belegerfassung)
• KI-Dienst: Microsoft Azure OpenAI Service (Ressource in Frankfurt, Verarbeitung innerhalb der EU-Datengrenze) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; keine Nutzung zum Modelltraining. Zur Missbrauchsprävention gilt dasselbe wie im Abschnitt zur KI-gestützten Erkennung
• Weitere Empfänger: Microsoft Azure in Frankfurt (Datenbank und Belegspeicher) und Microsoft 365 (Erinnerungen an steuerliche Fristen) als Auftragsverarbeiter. Belege geben wir nur heraus, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, etwa bei einer Außenprüfung
• Speicherdauer: Buchungsbelege und Rechnungen 8 Jahre, Handelsbücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre (§§ 147 AO, 257 HGB). Belege und Buchungen sind in dieser Zeit unveränderbar, Korrekturen erfolgen per Storno
• Widerspruch: Dem Auslesen Ihrer Belege per KI können Sie widersprechen (Art. 21 DSGVO); dann erfassen wir sie von Hand. Die gesetzliche Aufbewahrung bleibt davon unberührt

Speicherdauer und Betroffenenrechte

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck, für gesetzliche Pflichten (§§ 147 AO, 257 HGB: i.d.R. 6 bzw. 10 Jahre) oder für berechtigte Sicherheitsinteressen erforderlich ist.

Sie haben nach DSGVO Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3) — der Widerruf wirkt für die Zukunft.

• Server- und Sicherheitslogs: bis zu 90 Tage
• Vertrags- und Rechnungsdaten: 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe, 8 Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen, 10 Jahre für Handelsbücher und Jahresabschlüsse (§§ 147 AO, 257 HGB)
• Newsletter-Daten: bis Widerruf der Einwilligung
• Vertriebskontakte ohne Vertragsschluss: 24 Monate nach dem letzten Kontakt
• Cookie-Consent-Status: 180 Tage, dann erneute Abfrage
• Beschwerderecht bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf (Art. 77 DSGVO)

Betroffenenrechte erreichst du direkt unter datenschutz@nutriam.app. Wir reagieren innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat (Art. 12 Abs. 3 DSGVO), in komplexen Fällen mit Verlängerung um bis zu zwei weitere Monate.

Keine automatisierten Einzelentscheidungen, kein Profiling

Auf der öffentlichen Website und im beschriebenen Portalbetrieb finden keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Etwaige KI-gestützte Funktionen (z.B. automatische Vorschläge im Coach-Portal) sind unterstützender Natur — die finale Entscheidung über Pläne, Empfehlungen oder Maßnahmen trifft stets ein Mensch.

• Kein Profiling für rechtlich erhebliche Einzelentscheidungen
• Keine automatisierte Bonitätsprüfung, kein Scoring
• KI-Tools werden nur unterstützend eingesetzt; die eingesetzte KI-Lebensmittelerkennung ist nach dem EU AI Act (VO (EU) 2024/1689) kein Hochrisiko-System und unterliegt den Transparenzpflichten nach Art. 50, über die wir Sie vor der Nutzung aufklären

Minderjährige

Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer (Ernährungsberater:innen und Praxen) sowie im Kundenportal an deren Kund:innen ab 16 Jahren. Das Portal ist nicht für Kinder unter 16 Jahren bestimmt; wir verarbeiten wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 16 Jahren.

Die Praxen sind als Verantwortliche vertraglich verpflichtet, nur Kund:innen ab 16 Jahren zum Portal einzuladen. Erlangen wir Kenntnis davon, dass Daten eines Kindes unter 16 Jahren verarbeitet wurden, löschen wir diese in Abstimmung mit der verantwortlichen Praxis.

• Portalnutzung erst ab 16 Jahren
• Keine wissentliche Verarbeitung von Daten unter 16-Jähriger

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Wir setzen nach Art. 32 DSGVO geeignete TOMs ein, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau sicherzustellen. Konkrete TOMs werden in einer eigenen Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag dokumentiert (siehe /auftragsverarbeitung).

Die nachfolgenden Punkte beschreiben den im aktuellen Produktivbetrieb umgesetzten Stand:

• Verschlüsselung at rest: Azure-managed AES-256 für Datenbank (Transparent Data Encryption), Storage und Backups
• Verschlüsselung in transit: TLS 1.2+ für alle Verbindungen, HSTS auf den Webseiten
• Multi-Tenant-Isolation auf Datenbank-Ebene: tenant_id in jeder Tabelle, Row-Level Security
• Identität & Zugriff: Microsoft Entra External ID mit MFA-Pflicht für administrative Rollen, RBAC mit minimalen Rechten (Least-Privilege)
• Geheimnis-Management: Secrets werden als verschlüsselte Plattform-Secrets bzw. in Azure Key Vault verwaltet und nicht im Anwendungscode abgelegt
• Backups: Azure Postgres automatische Point-in-Time-Recovery (30 Tage) innerhalb der EU-Region (Frankfurt)
• Monitoring: Azure Monitor + Application Insights + Log Analytics; Sicherheitsereignisse werden zentral erfasst
• Build & Deploy: Container-Images via GitHub Actions in GitHub Container Registry; OIDC-basierter Azure-Login ohne Long-lived-Credentials
• Code-Reviews und automatisierte Tests (CI) im Entwicklungsprozess
• Regelmäßige Schwachstellenscans (Dependabot, Microsoft Defender for Cloud)

Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise anzupassen, um Änderungen in der Rechtslage oder im Funktionsumfang abzubilden. Wesentliche Änderungen werden im Portal angekündigt.

Es gilt jeweils die zuletzt veröffentlichte Fassung; das Datum oben am Dokument zeigt den Stand.